业务实操：项目管理中如何巧用项目模板

在工作中，有时我们会遇到重复项目。比如做用户大会，今年要做的工作和明年的大体差不多。再比如一些生产制造流程，已经成熟到固化下来了，来了新项目照着以前的做就行。对于这些重复性项目，项目经理可以一次性好好规划，把项目任务理清，做一个模板，以后重复套用，就特别方便。

以生产制造行业流程为例，下图是PAMA上海的王总提供的公司机床制造标准流程的粗略WBS分解图。当然即使是同一个行业，项目任务分解后也是有差异的。仅供参考。

上图中，以“...生产流程”项目为中心，延申出去的8个腿儿，就是项目的8个大环节。每个大环节下面，还分多个小腿儿，就是大环节再拆分为小环节。其实每个小环节点击前面的小加号，还会展开一条条具体的任务。建议大家在做项目的时候，先也这样自己画一画。有了这张图，这个项目从上到下包括的内容基本就清晰了。

下一步，我们要把项目里这些要干的活儿，就是大大小小的任务，都弄到项目管理软件里，方便分工派活定规矩，并随时在软件里查看项目的进展，比如本周内应该完成30个任务，实际在软件里一看只有15个干完了，怎么回事啊？不需要把小张小李叫过来问，在软件里都有任务描述啦，评论啦，一看就知道情况。当然你得要求员工对自己名下的任务做必要的情况记录，他要是啥也不往里写，当然你就啥也看不出来，只能看到这个任务延期了多少天。

那么怎么都弄到项目管理软件里呢？上图那个项目，光物料这一个小环节，就有800多条物料采购的任务。手动一条条任务往项目管理软件里加显然很累手。这时要用excel导入，会比较方便。

也就是说，根据上图，把这些任务整理到一个excel表格里，表头要包括的内容有：任务名称、开始日期、到期日期、任务所有者、任务列表名称(任务所属的项目小环节)、里程碑名称（任务所属的项目大环节）、里程碑开始日期、里程碑结束日期等。其实如果你一开始还没想清楚每个任务让谁干，开始时间也没定，这些列就都可以删除，等导入到项目管理软件里以后，项目真的启动以后，再批量改任务负责人和起始时间。

这样一个表，就相当于把画的那个项目分解图具体化成一条条分配到人、可追踪进展的任务了。这时我们一键导入到项目管理软件里。不同的软件操作不一样，道理都是差不多的，以我们用的Zoho Projects 为例，导入后是这样的：

既然我们要做的是一个标准的项目模板，那么除了项目所含的任务，还要有项目文档、wiki项目知识库等内容。这样当你把这个项目方方面面都创建好了之后，就把它定为“生产制造流程”类的模板。当有了同类型的新项目的时候，一键套用这个模板，就会连任务带文档都搬过来了，几分钟就创建一个很完整的新项目。 是不是很简单？来试试吧：https://www.zoho.com.cn/projects/。