业务实操:项目管理中如何巧用项目模板

2021-08-12 33 阅读量 3 分钟 shumin
业务实操:项目管理中如何巧用项目模板

在工作中,有时我们会遇到重复项目比如做用户大会,今年要做的工作和明年的大体差不多。再比如一些生产制造流程,已经成熟到固化下来了,来了新项目照着以前的做就行。对于这些重复项目项目经理可以一次性好好规划,把项目任务理清,做一个模板,以后重复套用,就特别方便。

以生产制造行业流程为例,下图是PAMA上海王总提供的公司机床制造标准流程的粗略WBS分解图当然即使是同一个行业,项目任务分解后也是有差异的。仅供参考。

 

上图中,以“...生产流程”项目为中心,延申出去的8个腿儿,就是项目的8个大环节。每个大环节下面,还分多个小腿儿,就是大环节再拆分为小环节。其实每个小环节点击前面的小加号,还会展开一条条具体的任务。建议大家在做项目的时候,先也这样自己画一画。有了这张图,这个项目从上到下包括的内容基本就清晰了。

下一步,我们要把项目里这些要干的活儿,就是大大小小的任务,都弄到项目管理软件里,方便分工派活定规矩,并随时在软件里查看项目的进展,比如本周内应该完成30个任务,实际在软件里一看只有15个干完了,怎么回事啊?不需要把小张小李叫过来问,在软件里都有任务描述啦,评论啦,一看就知道情况。当然你得要求员工对自己名下的任务做必要的情况记录,他要是啥也不往里写,当然你就啥也看不出来,只能看到这个任务延期了多少天。

那么怎么都弄到项目管理软件里呢?上图那个项目,光物料这一个小环节,就有800多条物料采购的任务。手动一条条任务往项目管理软件里加显然很累手。这时要用excel导入,会比较方便。

也就是说,根据上图,把这些任务整理到一个excel表格里,表头要包括的内容有:任务名称、开始日期、到期日期、任务所有者、任务列表名称(任务所属的项目小环节)、里程碑名称(任务所属的项目大环节)、里程碑开始日期、里程碑结束日期等。其实如果你一开始还没想清楚每个任务让谁干,开始时间也没定,这些列就都可以删除,等导入到项目管理软件里以后,项目真的启动以后,再批量改任务负责人和起始时间。

这样一个表,就相当于把画的那个项目分解图具体化成一条条分配到人、可追踪进展的任务了。这时我们一键导入到项目管理软件里。不同的软件操作不一样,道理都是差不多的,以我们用的Zoho Projects 为例,导入后是这样的:

既然我们要做的是一个标准的项目模板,那么除了项目所含的任务,还要有项目文档wiki项目知识库内容这样当你把这个项目方方面面都创建好了之后,就把它定为“生产制造流程”类的模板。当了同类型的新项目的时候,一键套用这个模板会连任务带文档都搬过来了,几分钟就创建一个很完整的新项目。 是不是很简单?来试试吧:https://www.zoho.com.cn/projects/。

 

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