利用项目管理技能指导跨职能团队取得成功

2022-12-19 109 阅读量 4 分钟 小项
利用项目管理技能指导跨职能团队取得成功

  在50年代,当计算机仍被视为复杂的计算器时,西北互助人寿保险公司就计算机对未来业务的影响进行了研究。有趣的是,该公司的首席执行官为这项研究设立了一个不同寻常的团队——由来自多个部门的员工组成,每个人都看到了计算机在保险领域的巨大潜力。他们认为计算机是数据处理的理想工具,因此公司开始使用计算机进行销售和财务报告、市场研究分析、证券投资组合分析和其他重要流程。

  Northwestern Mutual较早采用计算机,这使该公司比业内其他公司更具竞争优势。通过利用跨职能协作的力量,Northwestern Mutual改变了行业并在未来几年取得了巨大的成功。虽然这是一家金融公司的先驱,但如今许多公司都依靠跨职能团队来取得组织上的成功。

  跨职能团队改进创新、加快生产并解决复杂问题。在设置中,来自不同团队的专家朝着共同的目标努力,提供他们的专业知识并在项目完成后解散。与跨职能团队的结构一样独特和复杂,是管理一个团队的挑战。即使是专业的项目经理也必须全力以赴了解每个专家的技能组合,这样他们才能发挥团队的最佳潜能。在本文中,我们将概述管理人员可以提高跨职能团队绩效和成果的几种方法。

  人们运行项目

  团队成员最终会影响项目的成功。出于这个原因,通过评估您的梦想团队所需的理想品质来开始每项跨职能工作是一种很好的做法。虽然从每个部门召集顶尖人才很重要,但我们还建议考虑每个潜在团队成员的人际交往能力。对于跨职能项目,清晰沟通和尊重他人等协作技能比与绩效相关的成就更重要。

  谁做什么以及如何做

  当专家离开他们原来的部门并进入一个新组建的团队时,角色的模糊性是不可避免的。为了解决这个问题,我们建议起草一份清晰的团队结构布局,除非你想找一个好日子研究负责人已经向艺术总监报告了数周。在确定团队期望时,请确保它们不会与跨职能项目的竞争优先级发生冲突。

  明智的经理经常与他们的团队成员核实,以帮助他们了解对他们的期望,以及他们应该与谁合作以及如何合作。这使管理人员可以同时跟踪问责制和支持专家。

  目标只会变得更清晰

  来自不同部门的人倾向于为一个项目设定目标或定义他们自己的指标——这是经理可能最不想要的。请记住,项目目标不能在整个项目中分发,但必须一次性提供。因此,一旦团队成立,就安排启动会议。制定所有人都能看到的目标、指标和优先级。预先声明在审判日预期发生的事情。

  例如,如果编辑负责人和收购策略师正在一起开展营销活动,那么他们都应该了解对于该项目来说什么更重要:品牌知名度或潜在客户生成。只有当终点线在所有人看来都一样时,人才跑在了正确的轨道上。

  称之为陈词滥调,但沟通是关键

  如果您管理的是职能团队,您可能对团队成员的工作风格了如指掌。即使团队扩大并占据不同的部门,您仍然需要这种姿态。虽然这不是一件容易的事,但经理们应该尝试与每个团队成员互动,并了解他们如何处理他们的工作流程。准备好遇到不同的协作方式,并努力考虑多种观点。

  如果您跨时区工作,我们建议记录所有团队对话,以便每个人都了解情况。您可以召开快速和定期的会议来分享进展、讨论想法或寻求支持。由于在大型团队会议期间很容易走岔路,我们建议为每个会议设定明确的意图并保持会议简短。

  减去一个积极的结果

  由于跨职能团队通常由具有不同可用性的专家组成,因此您可能会在整个过程中处理延迟。通过创建灵活高效的工作流程,您可以使项目保持在正轨并确保团队成员在指定的截止日期内完成任务。鉴于跨职能团队本已复杂的性质,管理者应该抑制他们添加任何“额外”内容的热情,而应该努力消除不需要的流程、取消不必要的会议并停止冗余协作。

  捕捉、追踪并获胜

  除了这些技术之外,管理人员还可以使用项目管理工具来处理多学科项目。一旦您设想了大局,在Zoho Projects中捕获项目详细信息(目标、团队、层次结构、工作流、截止日期)并开始行动。其量身定制的功能使跨职能团队能够更有效地协作。当您的团队以精心设计的框架为指导并按要求交付时,您就知道自己正在走向胜利。使用Zoho Projects项目管理软件开始您的下一个跨职能项目。

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