五大项目管理问题你知道吗?该怎么解决?

2021-08-17 20 阅读量 5 分钟 石头
五大项目管理问题你知道吗?该怎么解决?

每一位从事项目管理的朋友来说,在工作中一定遇到过非常多的问题,也犯过很多错。但路上的每一个脚印都有它存在的意义,会对以后的工作提供帮助。这里有五个关于项目管理中的问题和解决方案,我们一起研究一下。

第一类:项目目标不明确

不少项目经理应该都遇到过这种情况,几乎完美地交付了项目,却发现项目发起人并不认可项目成果或项目并没有带来预期的收益。这是由于在项目启动阶段,没有准确定义项目成功的目标导致的。项目的成功不仅仅是指项目管理成功,项目成功标准至少包括三层意思:

1.项目按时、保质交付,达成项目管理层面的成功;

2.项目收益达成,项目发起人获得成功;

3.项目促进战略目标达成,组织获得成功。

对于项目发起人来说,项目只是达成目标的手段而不是目标本身,所以,我们在关注需求目标的同时,也要明确其背后的价值目标或政治目标,以及通过何种方式来达成这些目标。

针对项目目标不明确的问题,首先,要做好商业论证,避免凭感觉上项目;其次,要做好运营规划,并跟踪运营计划进行落实,避免项目“生无所养”;最后,还要注意与项目发起人多做正式、非正式的沟通,关注项目发起人发起项目的背景和初衷,挖掘其真实诉求。扩展阅读:项目管理中如何搞定需求

第二类:项目治理不当

项目治理是通过项目组织结构、澄清角色职责边界、明确进展状态、变更控制等关键活动的流程,虽然与项目管理一样,都是为了促使项目目标达成,但项目治理是为项目管理提供制度框架。

项目治理不当的常见表现有:

1.项目角色职责不清晰,一项工作由多人共同负责,导致工作进展缓慢;

2.工作流程不明确,项目成员难以找到对应的责任人,导致工作进度阻塞;

3.风险问题上升矩阵不清晰,所有问题集中到项目经理处,项目经理成为工作瓶颈。

针对项目治理问题,我们还要注意以下几点:

1.治理要尽早,在项目初期就应该明确治理要求,既明确项目各项工作的责任人及工作流程,又要获得项目成员对项目管理制度的认可。等到问题出现时再谈制度,只会让成员出现抵触情绪。

2.治理要具备可操作性,项目不同、其复杂程度也不同,在开展项目治理活动之前,要注意依据恰当的项目管理规范,不能生搬硬套,只要治理活动有利于项目目标达成,就可以根据项目实际情况裁剪治理框架,必要时甚至应该推动组织项目管理规范变革。

3.采取唯一终责人原则,确保对各项工作最终结果负责的是直接推动工作进展的责任人,且只有唯一责任人。

4.将项目治理与组织治理及相关方管理分离,不能因为某些负责人是项目部分成员的领导或相关方是业务需求发起人之一就将相关成员均纳入项目决策矩阵,导致项目决策流程冗长。

第三类:项目规划流于形式

项目规划是整个项目实施过程中最容易流于形式的工作之一,比如说做就做,规划全凭拍脑袋,却不去论证管理计划是否具备可行性,为项目埋下众多隐患;再或者该做的不做,制订的进度计划及其宽松,项目推动力不足,或者锁定的项目资源出现无事可做的情况,造成资源浪费。

针对项目规划问题,首先,需要明确项目规划的过程比项目规划的输出更重要,输出可以根据项目实际情况做精简或内容裁剪,但是调研、分析、推演的过程必不可少。

其次,规划的过程要综合考虑项目管理内外部实际情况及约束限制条件,谋求时间、范围、质量、成本多项因素的最优平衡。

最后,要注意集中团队智慧,邀请组织专家或项目组成员共同参与项目规划或参与项目管理计划的评审,确保项目管理计划合理且可行。我们推荐您使用Zoho Projects项目管理软件,来制订科学合理的项目流程和计划。

类型四:不能持续获得高层支持

项目能够得到高层领导的支持,是项目成功的关键因素之一,这也是项目管理的共识。但多数情况下,在项目启动阶段高层领导明明很重视,但越往后,高层的兴趣越松散,甚至到最后放弃了项目。为什么会造成这种情况呢?

第一,只顾着埋头做事,没有进行定期沟通,高层领导忙于其他事物而遗忘了项目;第二,不聚焦项目收益达成情况,或者使用大量专业术语汇报,高层领导看不到关注的信息失去对项目的兴趣。

针对以上原因可以定向各个击破。

首先,应在项目规划阶段邀请高层领导共同参与,因为高层通常很乐意为重要项目绘制发展蓝图;其次,要保持与高层领导的沟通,结合高层领导在规划过程中表现出的关注点,定期传达信息给高层领导;最后,还要检视自己是否重视与高层领导的每次沟通,确保沟通的必要性、信息的准确性和及时性。

第五类:团队管理失误

本质上,项目经理应当是服务型管理者,但很多情况下,项目经理成为了“提供服务”的管理者,每天都忙于协调与沟通,完全没有经历处理项目的其他事务。这是由于“事必躬亲”导致的:

1.事无巨细全部过问,让项目成员养成了依赖心理甚至滋养了惰性,把服务型管理者变成了保姆;

2.项目规模发生变化,复杂度增加,但项目经理依旧按照处理小型项目的方式来工作,就会导致自已疲于奔命。

针对这个问题,要理解项目经理不仅是管理者,更是服务提供者。项目经理提供服务的正确方式,应该通过项目治理帮助团队成员认清工作目标、界定职责边界、扫除工作障碍,畅通工作流程,为项目组成员创造良好的工作环境,以便项目组成员可以放心工作。

所有的管理智慧,都是来自不断试错经验和认真反思的集合,无论是在项目管理中,或者是企业经营管理中,这个规律都是适用的。研究失败案例,历来是学习和成长的最佳方式之一。以上五类典型的项目管理错误,希望能对大家有所帮助。

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