项目沟通不仅仅要改善,更要做计划

2021-12-21 55 阅读量 4 分钟 石头
项目沟通不仅仅要改善,更要做计划

在任何一个项目管理过程中,能否高效、顺利地进行沟通,是项目成功与否的一个重要因素。所有在项目中涉及到的人群都需要参与到沟通中,互通有无,才能让分散的各个部分有效地结合在一起,最终形成一个完整的项目结果来交付给利益相关者或需求方。

从项目管理思维出发的话,做计划是无法忽略的一步。同样,项目中的沟通也完全可以制订出详细的计划。如果说尽早获得项目利益相关者的支持是项目成功的关键,那么制订项目沟通计划,就是建立起项目成员与利益相关者之间有效沟通方式的最佳选择。

什么是项目管理沟通计划?

项目管理沟通计划是整个项目管理计划中的一部分,最终应当以一份正式文件的形式来呈现。例如利益相关者将从项目经理这里获取到哪些信息,以及他们在整个项目过程中接收信息的方法或方式,甚至细化到何时收取信息,多久收到一次,以及他们如何向项目经理提供反馈等等。

项目经理需要与利益相关者不断了解项目目的、项目在任何特定时间的状态和效果,以及与项目相关的所有参与者的角色和职责。这些是参与项目的各方都需要拥有的基本信息因此,在制定项目管理沟通计划前,应该明确计划的要素有哪些。项目经理也可以根据项目的独特需求量身定制项目沟通计划,但这些基本要素不能被忽略:

  • 目标受众——谁是利益相关者?他们的需求是什么?

  • 信息类型——类型?格式?是否详细?

  • 频率——需要多久进行一次沟通?

  • 所有者——除了项目经理之外,谁是负责沟通的人?

  • 渠道——发起人将使用什么类型的渠道或方式?

  • 工作量——发起方需要多少时间进行沟通?

  • 目标——沟通目标和期望结果是什么?

  • 日期——预计什么时间进行沟通?

如何制定项目沟通计划

创建综合项目沟通计划所需的信息可从项目管理计划中获得。由于 PM 计划已经详细说明了团队将如何执行、监视和控制项目,因此,在制订沟通计划时,可以基于项目计划来进行。当然,项目经理要以实际情况来做出最终的计划和决定。

制订项目沟通计划,可以从以下几个方面入手:

1.选择平台

沟通计划最终会以文件的方式来呈现,通常来说,项目经理会选择使用文档来罗列出一份详细的计划,然后将这份计划下发给所有相关人员。虽然计划文档不需要多人参与编辑,但能否被相关人员快速访问、发挥其参考的作用,就显得非常重要了。因此,选择一款具有文档管理功能的在线项目管理工具,可以大大提高沟通效率。

当然,平台的作用不仅仅是共享文档,例如Zoho Projects项目管理软件,在线共同编辑、共享文档,只是其中最为基础的能力之一。在整个项目管理过程中,Zoho Projects都可以发挥作用。推荐阅读:为项目保驾护航:项目质量管理

2.设定目标

众所周知,沟通计划的总体目标始终是促进更好的沟通。但是,在面对项目所处的实际情况中,设定更加具体的目标是非常有必要的。例如,制订项目沟通计划旨在提高公司内容对该项目的认识,尤其是该项目会影响到绝大多数员工时,目标还应该更加细化,让所有参与其中的人员都能接受。

3.列出利益相关者

利益相关者名单可从项目管理计划中获得。在项目经理制订沟通计划时,可以更加方便地定义目标受众、首选渠道、目标、日期和频率。列出利益相关者并与他们面谈,将有助于项目经理衡量如何使他们对项目保持参与,并持续从他们这里获取支持,提升他们对于项目的满意度。

(项目沟通计划示例)

4.首选渠道

在项目过程中,让合适的人获得合适的信息非常重要。除了列出正确的接收者外,沟通计划还应说明项目经理如何与他们沟通。沟通渠道可以是例如工作陈述、汇报等正式的书面形式,也可以是例如进度、评审会议等正式的口头形式。当然,非正式场合下也可以进行沟通交流,例如使用即时聊天工具、午餐时间等等。

无论选择怎样的方式和渠道,最为重要的是,信息要通过直截了当的简单语言清楚地传达出来。

总得来说,项目管理中,制订一份详细的沟通计划,不仅仅能提高在执行过程中团队沟通的效率,还能让团队与利益相关者之间的联系更加紧密,而且,制订沟通计划,也是一种非常严谨的项目管理思维,项目成功率也一定会大大提升。

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