2022年,如何让项目管理走向卓越

2021-12-28 83 阅读量 5 分钟 石头
2022年,如何让项目管理走向卓越

如果用一个词来描述项目管理,那就是“平衡”。

整个项目在执行和管理的过程中,就是在不断地寻找平衡:在领导和成员之间寻求平衡,在创造性思维和稳妥解决方案中间寻求平衡,或者在任务计划与范围变更中间寻求平衡,等等。

每到岁末年初,都是总结教训、规划未来的大好时机。2022年,如何从各种项目的泥潭中抽身出来,让项目管理走向卓越呢?我们将在本次分享中找到一些答案。

一、关注风险管理

项目为什么会失败?

传统观点认为,项目失败通常是由缺乏相应的技术技能而导致,再或者甩锅到预算不足、进度延期、范围变更等等。但数据显示却不是这么回事。Gartner曾做过一份详细的调查,由于技术原因导致项目失败的,只占到1%,而绝大多数导致项目失败都可以归因于组织管理技能。

项目的潜在风险可能很多,但可以将它们大致分为两类:

1.隐性风险,即与项目结构、性质或范围相关的风险。

2.显性风险,即与特定交付物(或交付物组)、资源或利益相关者相关的外部风险。

有一些项目本身就具有很高的隐性风险,例如做一个登月计划,那么这个项目很可能会因为任务本身的困难而失败。处理此类隐性风险的最佳方法是确保项目在结构和组织上都是健全的,并在同时具备清晰的项目管理方法、用于监控进度的项目仪表板、完整的沟通计划和强大的资源管理工具。

但显性风险就有所不同,因为它往往更加容易辨别和分类,因此,你的首要任务是将这些显性风险分门别类地记录下来,并制定一个详细的计划来应对这些风险,可以参考以下两个定制风险应对计划的维度:

1.历史项目数据:吃一堑长一智,挖掘旧项目并对所有瓶颈和问题进行编目。

2.寻求专业分析:在制定项目计划之前,请咨询团队中的领域专家以发现潜在风险。询问他们过去在类似项目中遇到过哪些问题,以及可以采取哪些措施来缓解这些问题。

当然,还有更加详细的项目风险应对计划,可以参考我们之前分享过的内容:【Zoho观点】做好项目风险管控,比想象的要更重要!

二、制订项目范围管理流程

范围蔓延是项目经理面临的最大挑战之一,尤其是在大型复杂项目中。曾有调查显示,在大大小小的项目中,出现过范围蔓延的项目高达一半以上,许多人会因此认为,项目范围蔓延几乎是不可避免的,干脆躺平算了。

但事情真的如此吗?如果想把项目管理做到更加卓越,那么想方设法消除范围蔓延,是各个项目经理必须去面对的一大课题。当然,知己知彼才能百战不殆,想要制订出应对项目范围蔓延的流程和细则,一定要先搞清楚,范围蔓延都是怎么来的:

  • 范围定义不明确:在范围被简单地定义为一组目标而不是一组明确的可交付成果的项目中,范围蔓延非常常见。项目的范围应该来自工作分解结构,而不是项目章程或愿景文件。也就是说,在分配任何预算之前,应该确切地知道必须构建什么、目标是什么。

  • 有限的利益相关者参与:一个经常缺席或不感兴趣的利益相关者很容易导致项目膨胀超出范围。在需要利益相关者进行微观决策的项目(例如创意项目)中,这个问题尤其严重。更好的沟通可以解决这个问题。

  • 缺乏范围管理实践:你是否有记录变更请求的正式流程?你有办法跟踪变化吗?如果回答“否”,则范围管理流程显然存在不足。开发此流程是缓解范围蔓延问题最为简单的方法。

如上所述,解决方案是加强项目的范围管理方法。相比于总是慌乱地临时处理变更请求,制订一套统一的、详细的、可扩展的流程来记录、调查和执行变更,会更加靠谱。我们曾就“范围蠕变”的应对方法做过内容分享,感兴趣可进一步阅读:【观点】如何避免“范围蠕变”让项目脱轨?

3.组建更好的项目团队

其实,项目的成败,最终一定会落到人的身上。如果一个项目团队本身就组织不善,那么即使拥有一名再强大的项目经理,也无法做到力挽狂澜,甚至被团队限制住手脚也不是没有可能。

因此,改善项目团队的组织可以对项目成功产生持久的影响。创建更好的团队,可以从以下两点着手:

1.提高团队参与度

项目效率低下,往往是由于一系列连锁反应造成的,例如成员目标不明确、工作量过于饱和,导致士气和效率低下,从而缺勤率升高、热情减退、负面情绪甚至蔓延到其他成员身上,最终导致项目执行效率低,甚至失败。

实际上,根本原因在于成员在参与项目的过程中,没有得到正向的反馈,或者无法在项目中得到利益。如果他们只是在机械的做着任务,却对项目目的、价值一无所知,会更加加剧这种情况。

因此,想要创建更好的项目团队,要让项目成员充分地参与进来,让他们随时能够得到关于项目的反馈,例如进度、里程碑、决策等等,让他们也觉得自己是项目利益相关者之一。你越让他们参与项目的进展,你就会发现他们越关心它。

2.优化跨部门成员结构

项目成员的组成来自多个部门,这样的现象非常常见,尤其在小型企业中,一个人恨不得当成五个人来用,他需要在不同的部门之间、不同的项目之间来回切换身份。这种方式可以很大程度上缓解由于资源匮乏导致项目成本增加或进度缓慢,但是对于项目成员来说,这种过于饱和的方式显然是无法持久的。

在做项目计划前,跟成员做好充分地沟通非常重要,例如询问他们对于项目任务的认知情况,他们的任务是否可以分为不同类型,他们如何在不同任务中切换并保持效率等等。在沟通过程中,你会发现不同成员的特点,有的人适合专注于一个任务,而也有人适合多项任务同时进行。

当明确了他们的特点,再按照具体的任务进行分配,优化成员结构,对于后期的项目执行来说,只会有更多的好处。

2022年,给自己设立一个新目标

在项目管理这条道路上,从及格到优秀,再到卓越,实际上并没有什么固定可循的道路,更多的是探索、实践,在各种阻碍和碰壁中总结经验教训,并在之后的实践中不断优化、进取。

2021年已经走向尾声,为了迎接2022年的到来,给自己定一个新目标,让项目管理从优秀继续走向卓越吧!

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