如何避免“范围蠕变”让项目脱轨?

2020-11-24 38 阅读量 3 分钟 shumin
如何避免“范围蠕变”让项目脱轨?

“范围蠕变(scope creep)”是指一个项目的范围控制的变化。这种现象出现时,就会发生一个项目的范围并错误定义、记录和控制。通常来说,在发布具有项目开始时就列出的功能和服务的产品,项目的范围就要涵盖必须完成的任务和目标。

但是,当即将发布项目的之前,客户请求的新功能不属于初始计划时,会发生什么?如果忽略维护项目范围的请求,则可能会使客户端不满意。但是,如果你接受并低估了请求的复杂性,则最终可能会错过最后期限并超出预算。在这样进退两难的情境下,你必须找到一个平衡点。

这样的情景就是最常见的“范围蠕变”。那么,如何才能更好的避免并处理“范围蠕变”呢?

1、明确项目愿景

为了在截止日期之前完成项目,项目经理以及项目成员一定要有明确的愿景。计划的越早,结果会越好。几乎每个项目都会被临时添加需求、要求作出更改,就算你乐于批准对项目完成至关重要的更改,但是如果不清楚项目的路线图,那么整个团队将会处于犹豫不决的状态。尽早计划并明确了解需求,将有助于你的团队取得长足的发展。

2、平衡“限制”与“自由”

就好比家长如何教育孩子,是给他绝对的自由还是最大限度的管控,这两者都不会成为标准答案。同样,你必须在项目管理中找到适当的平衡点,即过于灵活还是根本不灵活。当项目必须按小时计费时,零变更的容忍度会成为一个大问题。尽管你可以不断增加工作时间来完成工作,但这并不能真正为项目增加价值。该项目的范围将被认为是理所当然的,但会浪费时间。取而代之的是,为整个项目留出一些变更空间。它不仅使项目可以进行较小的变更,而且还有助于在客户中建立良好的声誉。

3、树立正确的期望

总是期望客户能清晰的告诉你他们想要什么,可能是不现实的。项目经理如果不能正确传达他们的期望,则可能导致大量的返工和混乱。为了解决这个问题,在项目开始前,必须将可能出现的问题提前进行沟通,并与他们进行频繁的讨论,以讨论项目中的“必备”和“备选”。尽早让他们参与进来,并定期将他们的反馈意见传达给各个团队。这样,你可以避免最后一刻的忙碌,并创建一个更轻松的环境。

4、适当的拒绝

如果你是一个对所有事情都说“是”的项目经理,那么项目很容易发生范围变化。在项目进行期间对项目进行更改,作为管理员,更改项目的权限应该由项目经理来把控。你可以接受它们并将它们放入同一项目的范围内,也可以将它们转换为小型项目以供将来计费。决策在避免范围蔓延方面起着重要作用,你需要知道何时说“不”。

5、保持沟通流畅

随着团队规模的扩大,团队成员之间的交流可能会受到影响。当出现问题时,许多人倾向于推卸责任,从而在团队中造成不必要的麻烦。为避免此问题,请随时注意优质的项目管理工具,这些工具可帮助你创建和跟进任务,发送提醒,与团队成员聊天并生成报告。通过强调协作的重要性,可以消除团队之间的沟通中断。

仔细的计划、明智的决策和清晰的沟通,都是可以让项目在可控范围内进行的法宝。优秀的项目管理工具也同样能让项目进行更加流畅。欢迎试用Zoho Projects项目管理工具

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