不惧混乱,多项目管理如何做到井井有条

2022-01-11 433 阅读量 5 分钟 石头
不惧混乱,多项目管理如何做到井井有条

作为一名项目经理,必须要具有三头六臂的神通,但在面对多个项目并行的时候,总有分身乏术的时候。使用项目管理软件是一个不错的方法。

在大多数情况下,多项目并行是常态,无论是项目经理还是项目成员,每天忙于各项任务中,而任务清单却越来越长似乎没有尽头。长期以往,在项目中得不到正向反馈,换来的一定是倦怠。别担心,办法总比困难多,想要兼顾多个项目并保持稳定的效率,一定要从细节入手。

首先要做的,就是从心理上战胜无休止的任务,去改变你对工作量的看法。大多数人在面对多个项目时会有逃避心理,“我不可能在这么短的时间内完成这些任务”条件反射似的就出现在嘴边。这是思维方式决定的,因为怀疑和消极情绪会大大降低你的工作效率,当你能正确地看待项目任务,首先想到的一定不是退缩,而是为解决困难寻求办法。

接下来,我们将分享一些看似简单却非常有效的方法,来管理多个项目,解决项目冲突以及解决那些看似无法完成的工作量。

一、计划为王

该过程最重要的事项,就是确定工作量和任务优先级。从最为基础的便签纸、白板,再到Excel电子表格,或者使用项目管理软件来制订任务计划,这一步不需要花费太多时间,在思路清晰的情况下,或许只需十几分钟就能搞定了。推荐阅读:如何制定项目执行计划

制订计划可以按照以下步骤来进行

1.创建任务清单

这一步看似无关紧要,但是想要确认任务优先级,有一份完整的任务清单就非常有必要了。这份任务清单可以是简单的将任务罗列出来,也可以让其非常详细的展现出任务事项和目标,但重点应该放在接下来的步骤中。

2.估计工作量

在任务清单的每一项任务后,写下完成该任务大致所需要的时间。

3.评估紧迫性

事分轻重缓急,在完成任务清单和工作量预估之后,问问自己这些任务哪些是最为紧急的,哪些是最为重要的。最好只选择2-3个高度紧急的任务,并在任务清单中进行标注。优先处理紧急的任务,剩下的时间重点关注那些重要但不紧急的任务。

二、学会“向上管理”

向上管理,简单来说就是“管理”你的上级。当然,与管理项目团队不同,向上管理过程,更多的应该是与上级领导沟通计划、想法、进度等节点性事项,因为管理者更加关注宏观层面的内容,他们无法读懂你的想法,不知道你在做什么、需要多长时间,而且他们对任务优先级的看法很可能与你不一样。

所以,一旦有了任务清单,就应该把它展示给你的上级,一般来说,上级对你的工作以及可能需要工作量了解得越多,在之后的项目执行过程中情况会越好。另外需要说明的是,一个人在组织中的地位越高,他们需要查看的详细信息就越少。因此,在“向上管理”的过程中,要保持简短、高效,至于频率,取决于你正在做的项目类型。

三、一次只专注一件事

一次只专注一件事和同时管理多个项目并不冲突。一心二用已经很难了,更别提一心多用,多任务同时处理的方式,不仅不会提高效率,反而会增加出现错误的风险。

多任务处理效率如此之低的一个关键原因是大脑需要时间来切换任务并进入“生产力节奏”,在多个任务之间来回切换会极大地消耗生产力。所以,不要认为管理多个项目就意味着要同时进行多项任务,保持专注,保持井井有条,一次完成一项任务,才是最高的效率。

四、使用看板工具

管理任务的一个非常有用的工具就是看板,例如,你可以将待办事项、处理中、完成这三个类别写在白板上,将每一项任务的描述和目标写在便签纸上,并将它们置于白板的三个对应类别上。

当然,我们还是推荐你使用一款项目管理工具,效率要比传统的看板管理要高很多。例如Zoho Projects项目管理软件,你可以在主界面自定义看板视图,将你需要的信息展现在主页上,每一项任务的状态也会自动更新。看板最主要的好处在于它为整个团队成员和上级领导提供了即时有效的信息,当利益相关人对各项任务都有明确的认识,在项目执行过程中的阻力也会大大减小。

五、时间分块

对应一次只专注一件事,将时间分块是提高生产力的有效方法,比如在项目中,有些特定的任务需要完成,即可为其留出来指定的时间段,在这个时间段内不受干扰地来完成特定任务。现在有很多预约咨询的事项,就是将咨询师的时间分段展示给客户,它可以让咨询师避免整天被不同客户的不同问题所困扰,在特定的时间解答客户问题,在剩余的时间里还能保持高效去运转其他任务。

六、压力管理

我们在日常生活中会面对各种压力,如果再加上一个无休无止的任务清单,可能再涨起来的就是血压了。在面对多项目管理时,压力管理是非常有必要的,例如在计划好的时间段内,在增加定期休息这一项,即使只是站起来伸个懒腰,或者闭上眼睛养养神,都可以大大降低你的压力水平。

此外,不断给自己心理暗示,也能有效缓解压力。正如我们文章开头所说的,成堆的任务摆在眼前,是逃避心理让你觉得这些任务无法完成,同时也会给你造成压力。可以经常在心里问自己:这是我能够做好的吗?如果你诚实地回答了这个问题,那么你一定能够知道自己有没有完全尽力。

实际上,多项目管理并不可怕,即使在我们的日常生活中,也一定是多个事项任务需要进行管理,只要用对了方法,所有的混乱都能变得有条不紊。

2022年或许会有更多的挑战在等着我们每一个人,但如果能遵循这些简单的技巧并继续努力工作,一定能够收获更多的惊喜和快乐。

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