如何利用项目管理工具组建更好的项目团队?项目管理工具的作用

2024-03-07 34 阅读量 3 分钟 Lu Yin
如何利用项目管理工具组建更好的项目团队?项目管理工具的作用

我们知道项目的成败往往取决于人。假如一个项目团队组织不善,即使项目经理能力很强也无法力挽狂澜,甚至被团队束缚。创建更好的项目团队可以从多方面下手其中项目管理工具就是重要的一项,如何利用项目管理工具组建更好的项目团队?项目管理工具的作用有哪些?例如提高团队参与度、优化部门成员结构都是项目管理工具带来的好处。

提升项目团队参与度

项目效率低的原因有很多,究其根本是项目成员在参与项目过程中,没有正向的反馈。每天在机械性地执行任务,对项目价值和项目目标不清晰,盲目地开展工作加剧了项目成员的工作成就感和团队参与度。

基于上述状况,要建立更好的项目团队,首先让项目成员充分参与项目,随时得到项目反馈。当他们也觉得自己是项目的关键成员之一时,项目开展会更顺利,工作主动性大大提高。

项目管理工具发挥着什么作用?管理项目进度。

第一:明确项目目标与里程碑,细分为可实施的任务,使用项目管理工具创建项目时间表,明确每项任务的起止日期及负责人。

第二:借助甘特图直观展现项目进度与各任务间的依赖关系,便于监控整体进展与调整计划。设置关键路径分析,识别影响项目完成时间的关键任务,确保资源的有效配置。

第三:项目实施阶段,通过工具的仪表板功能,定期检视项目健康状况,如预算使用情况、进度偏差等关键指标。

第四:当项目面对进度延误,立即进行风险评估调整项目计划,通过资源利用图功能判断项目团队成员的工作量,重新分配资源,优化工作流程。

优化团队协作,加强沟通

项目成员的组成通常都是来自多个部门,项目成员需要从部门之间不断切换身份,团队成员间的协作存在很大障碍。在项目计划前需要项目成员提前做好沟通,对项目计划和目标有清晰的认知,项目推进过程中任务和任务之间会有依赖关系,团队协作无法避免,从项目经理的角度加强沟通可以了解每位项目成员的优势,比如某个人擅长专注与一个任务直到任务完成,有的人擅长多任务并行推进。明确这些特点之后可以合理分配任务,项目执行起来更加顺畅。

项目管理工具如何加强团队协作?

1.动态

有想法?有问题?急需要团队开展讨论,那动态功能必不可少,在动态页面直接将问题发布到项目消息中,团队成员可以快速响应问题,相比召开会议效率要大大提高。

2.聊天室

项目管理工具内置了聊天功能,让团队成员可以实时协作,快速讨论重要话题。项目成员可以根据需求创建讨论小组,进行多人沟通或者1V1沟通。当然项目工作中有很多即时性的消息需要快速响应,这时可以利用内置的聊天插件,和微信相同可以发消息、视频/语音通话,可以直接发送项目相关资料,聊天记录会留痕。

3.文档管理

一个复杂的项目可以会涉及到上百个文件,这些文件分布在数十台电脑上,这样管理起来十分困难。启用文档管理确保重要的项目资料完整安全的保存,项目成员可以随时访问,当然如果重要文件保护,可以设置访问、下载等权限。

一些先进的项目管理工具例如Zoho Projects内置了文档管理功能,能将文件上传统一管理。支持项目成员随时创建和共享各类项目资料,同时支持编辑文档、Excel表格和制作精美的PPT。


项目管理工具可以帮助项目经理组建更好的项目团队,无论是管理项目进度还是团队协作都发挥着重要作用。好用强大的项目管理工具推荐Zoho Projects,提供免费试用和产品演示。

Zoho Projects项目管理软件,深受国内外项目协作团队一致喜爱,Zoho是专业项目管理软件厂商。

欢迎咨询:400-660-8680转841。立即免费体验: https://www.zoho.com.cn/projects/

相关话题

项目管理工具 团队协作工具 团队协作软件
上一页 2024年值得关注的十大项目管理系统排行榜 查看文章
下一页 项目管理系统如何保护用户数据安全? 查看文章

Zoho Projects项目管理系统是一款SaaS云端项目管理工具,多次荣获项目管理国际大奖。180多个国家的20万+企业在Zoho Projects的帮助下,管理项目进度、分配任务、制作甘特图、计算工时等,加强团队协作能力,保障项目成功交付。