怎样做出领导喜欢的一目了然的项目报表?

2023-08-03 187 阅读量 7 分钟 J
项目报表

前言

项目工作中常常面对大量的数据,清晰有效的数据报表是处理数据好办法,让数据可视化,帮助领导更直观地看到项目的进展状况。因此在很多项目团队中,报表是工作汇报的主要依托形式。然而在报表制作过程中,朋友们经常会遇到这样的困扰:项目报表怎么做?领导到底喜欢什么样的报表?怎样做出领导喜欢的一目了然的项目报表?

一. 领导最爱看的5种项目报表

1、甘特图;2、看板图;3、资源利用图;4、WBS任务管理图;5、项目进展图

1、甘特图:甘特图在项目报表界稳坐头把交椅,它是每个从事项目工作的人都不能不了解的报表。甘特图的主要作用是直观展示项目进展状况与项目计划之间的差距,便于领导把控项目推进节奏。

2、看板图:项目看板管理是跟踪项目进展和任务状态的最有效方式之一,目前广泛应用于各行业的不同领域中。

3、资源利用图:通常情况下项目团队可支配的项目资源都是有限的,资源利用图可以帮助项目团队理清项目可利用资源,以及资源使用情况。尤其在多项目管理中,资源利用图是十分常见的报表之一。

4、WBS任务管理图:目前中国大部分项目团队在项目管理中都会用到WBS任务管理法,将项目分解成一系列可执行的任务,再将任务分配给相关负责人。可以说任务管理是项目的主体,因此WBS任务管理图不可谓不重要。

5、项目进展图:在项目工作中,领导最关心的可能就是项目到底进展到了哪一步。项目进展图可以作为阶段性的总结报告,总结本阶段工作进展,方便领导制定调整下一阶段的工作规划。

二. 怎样做出领导喜欢的一目了然的项目报表

项目报表怎么做?在制作方面,工具的选择很重要。当下报表制作工具主要有两个大的选择方向:一个是全能型选手【Excel】,另一个是专业型选手【专业报表工具】。我们逐个分析这两种工具制作项目报表存在的优缺点。

Excel 报表制作

Excel是所有打工人都很熟悉的一个工具,每个人的电脑都有Excel工具,而且不论大家的Excel技术如何,几乎都可以完成基础简单操作,这也是Excel的最显著的优点。其次Excel的数据功能非常全面,可以应对大部分工作场景下的数据分析需求。不过在项目报表制作上,其缺点也十分明显。

1、操作难度大:Excel 制作报表虽然具备可行性,但操作难度大,对于Excel 操作水平要求较高。尤其是涉及了大量的项目数据,制作流程不仅繁琐耗时,而且存在因手动操作而导致的失误率。

2、实时更新难:项目工作是一个动态过程,相应的报表数据也需要实时更新。如果使用Excel制作报表,手动更新数据的操作繁琐,可能会导致报表更新不及时的问题,削弱了项目报表的实时性。

3、团队协作不便:项目工作是协同工作,Excel 制作报表因其有一定的操作门槛,所以不便与团队成员协作完成。并且因其实时性需要每阶段都产出新报表,会出现团队成员手中报表版本多,混乱不易管理的问题。

4、数据安全难保障:在我们日常使用Excel 时,会遇到电脑死机,文件更改忘记保存等“倒霉”的情况。因此Excel 可能存在数据丢失或者泄露的风险

专业报表制作工具

所谓术业有专攻,专业的报表制作工具虽是收费服务,但其操作简便,而且产出的报表更加美观,优势十分突出。

但是目前国内报表产品市场竞争激烈,产品众多。因此如何挑选到一款合适的专业报表制作工具也很重要。如何挑选报表制作工具?在采购专业报表制作工具时,团队可以考虑以下几个维度:

1、团队具体需求:工具并不是越贵越好,而是越合适越好。明确团队的具体需求,然后有针对性地筛选市面上的报表工具。

2、操作简便性:在选用报表工具时,您可以多体验试用服务。在实际体验过程中感受工具在实操时是否存在操作晦涩不便的问题。

3、数据共通度:报表工具的数据共通度十分关键。如果工具各功能板块的数据共通做得不好,就会产生大量重复性数据输入工作,拖慢工作效率。

项目报表怎么做?Zoho Projects 项目管理工具一站式解决项目团队的管理问题,无需额外购置报表工具,内置了丰富的专业项目报表,解决传统项目报表制作周期长、效率低、灵活性差的问题。

三. Zoho Projects 项目管理工具的报表功能

1、甘特图

甘特图作为广泛使用项目报表,基本上每一个项目管理工具和报表工具都有甘特图功能。那么Zoho Projects 项目管理软件的甘特图功能和其他报表工具有什么不同?不同于其它报表工具的甘特图功能,Zoho Projects 项目管理软件的甘特图结合了PERT图和甘特图的功能,分为里程碑图和时序图。不仅可以清晰地展示项目任务的层级关系,还可以设置各任务间的依赖关系,安排任务的先后顺序。井然有序的制定工作流程。

甘特图怎么修改?当用户想要改动图表时,只用简单拖拽即可完成操作,非常好上手。您还可以根据自身需求及喜好,自定义图表视图,让重要的数据视觉上更加突出,团队更易get工作重点。

甘特图

2、看板图

看板的组成?看板由板(Board)代表整体项目、列表或通道(List)代表任务列、和卡(Card)代表具体任务工作这三部分组成。

Zoho Projects 项目管理软件利用看板图可视化、高度灵活性的特性,可以协助项目团队打造可视化的标准化项目流程。

看板图的应用?比如在软件开发项目中,用户可以将列(List)设置为循序渐进的软件开发流程:UI设计、前端开发、需求分析调研等,列的数量可以根据团队的实际需求进行增删。然后再每个列下添加需要完成的任务工作,每个任务表现为一个卡片。当任务在UI设计阶段完成后,便可拖拽卡片将其移至前端开发阶段,进行下一阶段工作。每个任务步骤定义明确,流程清晰。(如下图所示)

在Zoho Projects 项目管理软件的看板图中,团队可以清晰直观地项目所有任务的进展情况。

看板图

3、资源利用图

可视化的资源利用图是Zoho Projects 项目管理软件的亮点之一,Zoho Projects 利用所有功能板块数据共通的特点,无需手动统计,智能汇总项目中资源的利用状况。领导可以直接通过资源利用图监控项目每个阶段的人力资源利用情况,具体到各员工所负责的工作内容和工作量。

资源利用图的应用?根据资源利用率数据,领导能够及时调整团队中有的人工作超负荷,而有的人工作饱和度不足的问题,充分发挥每个岗位的作用。

资源图

4、任务管理图

Zoho Projects 项目管理软件的任务管理图深度融合了WBS任务管理的理念,直观展示了项目、任务列、里程碑间的层级关系,排列分明。

任务管理图的应用?在项目计划阶段,领导可以通过任务管理图将项目和任务分配给各负责人,分工明确,职责一目了然。在项目实施阶段,领导可以在任务管理图中获取项目整体的任务完成情况、完成率和团队每个成员所负责任务的完成情况、完成率、逾期情况。

任务管理

5、项目进展图

除了甘特图、看板等单个项目具体进度数据展示报表外,Zoho Projects 项目管理软件将数据可视化的理念还体现在了各个细节处,如打开团队项目栏,就可以看到各项目的整体进度。

在报表一栏,还可以获取不同维度下项目进展图,如按所有者查看项目状态、按组查看项目状态、按客户查看项目状态。并且用户可以根据自身喜好习惯进行自定义设置项目进展图的图表形态,还有精细化的筛选功能,辅助用户快速获取所需的项目进展图。

进度图

6、自定义报表

而 Zoho Projects 项目管理软件最强大的就是它的自定义报表功能。什么是自定义报表?自定义报表可以由项目团队可以自由设置数据的查询条件、报表的具体样式以及报表的展现形式。用户有什么样的数据报表构建需求,就可以自定义设计什么样的报表。Zoho Projects 项目管理软件全面灵活的自定义报表功能完美适配不同行业的不同项目团队的私人化需求。

虽然以上五种热门项目报表可以满足项目团队基础的数据可视化需求,但是每个项目团队在选择报表工具时都会有不同的个性化要求。自定义报表的应用?比如在新店铺装修管理项目中,大区经理利用自定义报表功能,生成周报,清晰地展示该大区下所有新店铺当前的进度处于哪个关键节点。

周报

结语

Zoho Projects 项目管理软件 —— 智能处理项目数据,多维度分析业务数据,实现数据可视化,进行高效决策。

Zoho Projects项目管理软件,深受国内外项目协作团队一致喜爱,Zoho是专业项目管理软件厂商。

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