Zoho Projects项目管理软件的文档管理功能可以管理项目的需求文档，项目立项文档，项目交接文档，项目开发文档等文档。

关于文件夹的操作

关联Workdrive

在设置界面—应用市场中找到Zoho WorkDrive，点击配置，进入配置界面

点击创建一个新的WorkDrive账号。

为团队文件夹选择访问权限，这个权限在新建团队文件夹的时候会默认选择这个权限，在这个基础上进行修改。设置好之后就可以创建项目文件夹了。

创建团队文件夹

我们在新建项目的时候，需要在项目上方的文档模块中创建一个团队文件夹：

我们可以为每个项目创建一个新的团队文件夹，也可以关联之前创建过的团队文件夹，所有的项目可以共用一个团队文件夹，但可以在每个项目中设置不同的权限。

Zoho Projects中的文件是存放在Zoho Workdrive中的，所以我们需要将Zoho Workdrive的权限分配给Zoho Projects中的用户。既可以进行单个项目用户的分配，也可以按照Zoho Projects中的权限，将是这个权限的用户分配到对应的Workdrive的角色。

Zoho Workdrive中的各种角色的权限：

我们可以在一个项目创建多个团队文件夹，不属于这个团队文件夹的用户看不到这个文件夹。

在团队文件夹中，我们可以创建多个普通文件夹来对文件进行分类处理，也可以将本地的文件夹上传到系统中。

删除和取消关联团队文件夹

删除团队文件夹是彻底将团队文件夹从workdrive中删除，里面的文件也会被删除。

取消关联团队文件夹是把这个项目和workdrive中的团队文件夹之间的关系取消，团队文件夹里的文件不受影响。

如果想要更改团队文件夹在这个项目中的成员权限，点击管理用户即可到权限设置界面。

团队文件夹设置界面：点击管理——设置

设置界面的展示：

关于文件的功能

新建或上传文件

Zoho Projects支持在线新建文档，表格，演示文档这3种格式的文件且可以进行在线编辑，也可以将本地的多种格式的文件上传到系统中，上传时可选择将文件格式转换成Zoho Workdrive的格式，进行编辑。如果没有选择自动转换，在编辑的时候会自动重新保存一个新的文件来保证之前上传文件的格式。

文件模板

我们支持创建文档模板，选用文档模板去创建新的文档。

创建机构模板，可以实现模板的多人使用，在这个机构的用户都可以使用创建的机构模板。

草稿模式

新建文档时，会有草稿模式，没有标记完成时，其他人看不到你创建的文件。只有点击右上方的标记完成时，其他项目成员才可以看到。

检出/检入

检出之后，这个电子表格对其他用户将变为只读。在检入之前，其他用户将无法编辑。只有检入后才可以进行协同编辑。

版本管理

不属于Zoho Workdrive中文档的格式，只能预览不能编辑，我们可以在操作列表中选择上传新版本来实现版本控制。

在属性中可以看到之前的版本。

如果属于Zoho Workdrive中文档的格式，我们可以在有上角的修改时间中查看文件的修订版本。

共享文件与实时协作

我们可以将文档分享给机构外的人员，点击操作栏的共享—新建外部共享链接。

点击新的下载可以将文件推送给项目之外的成员进行下载查看。

如果文档是可编辑的，其他人还可以通过分享的链接进行协同编辑。（要求分享的链接的权限是编辑），一个文件可创建多条外部分享链接。