页面布局

使用页面布局

可用性

需要的权限:模块定制
可用位置:企业版及以上版本

通过场景了解页面布局

以下是一个简单场景,我们将在其中演示如何在 Zoho CRM 中使用页面布局。通过将此场景作为示例,您将能够根据公司需求为您的机构实现页面布局。

假定有一个名为 Zylker Mobiles 的大型手机销售和服务公司。他们销售新品牌电话,也处理手机服务请求。手机的销售和服务遵循不同流程。

  • 销售需求的评估不同于手机服务的销售需求。针对手机的购买请求可能需要先验证库存,针对手机服务的请求需要事项评估。
  • 负责手机销售的人员不同于负责手机服务的人员。
  • 手机销售的跟进流程不同于手机服务的跟进流程。

也就是说,可能也有一些流程对于手机销售和手机服务是通用的,例如,质量测试和产品演示。因此,为手机销售和手机服务创建不同模块很困难,因为这些模块可能具有相关联的繁杂信息和流程。了解 Zoho CRM 如何使用页面布局来处理这些不同需求。

以下是一个操作列表,我们将遵循此操作列表来演示如何在 Zoho CRM 中对 Zylker Mobiles 使用这些页面布局。

第 I 部分 - 构建页面布局

  • 在“商机”模块中创建两个布局 - 手机销售和手机服务。
  • 使用必填字段和分栏来构建这两个布局。“手机销售”的商机阶段与“手机服务”的商机阶段将会不同。

第 II 部分 - 在创建记录时选择布局

  • 通过导入、Web 表单、API 创建记录时或逐个创建记录时,演示布局选择。

第 III 部分 - 了解布局字段

  • 了解如何使用布局字段创建基于布局的自定义视图、自动跟进规则、审批流程和线索分配规则。

第 IV 部分 - 设置工作流规则

  • 根据 Zylker Mobiles 遵循的流程,设置手机销售和手机服务布局所需的工作流规则。
  • 按针对布局的配置演示工作流过程的执行。

第 V 部分 - 创建报表和统计图表

  • 根据页面布局创建报表和统计图表。

创建新布局

要创建新布局,请执行以下操作:

  1. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
  2. 从可用模块列表中,点击要为其创建新布局的模块。
  3. 模块布局页面中,点击创建新布局
  4. 对布局命名 - 手机销售,然后根据需要向该布局添加字段和分栏。
  5. 添加所有字段后,点击保存布局
  6. 保存布局时,系统将提示您针对该布局定义权限。在布局权限弹出窗口中,输入将具有对该布局的访问权的用户简档。
  7. 现在,通过点击创建新布局来复制此布局。
  8. 创建新布局弹出窗口中,选择要从其复制此新布局的布局。
  9. 布局命名为手机服务,然后根据需要向该布局添加新字段。
  10. 创建必填字段后,点击保存布局
  11. 保存布局时,系统将提示您输入将具有对该布局访问权的用户简档。输入简档并点击保存

现在,已创建商机模块的两个布局 - 手机销售手机服务

备注:

  • “标准布局”是 Zoho CRM 提供的默认布局。可重命名标准布局并定制或复制该布局以创建新布局。
  • 必须明确定义布局之间的不同。例如,查看两个“商机”布局的“阶段”值。
  • 以下是两个布局之间最常见的一些不同示例:
    • 布局中的不同字段和分栏。
    • 选择列表字段的值在不同布局中是不同的。
    • 必填字段的不同 - 某个字段在一个布局中是必填字段,在另一个布局中不是必填字段。

分配布局

如果创建了多个布局,那么可控制用户查看和访问该布局的方式。通过使用“分配布局”,您可将布局分配给简档。

除将布局分配给用户简档外,还可以指定哪个布局必须是该简档的默认布局。以后可根据需要随时更改记录所属的布局。

在创建记录时选择布局

创建布局后,您将能够在不同记录进入点选择布局。下面提到了其中几个。在我们的示例中,每当您创建商机时,系统将提示您选择必须用于创建该商机的布局。

  • 逐个创建记录
  • 导入记录
  • 通过 Web 表单(线索/联系人/服务支持)创建记录
  • 通过 API 创建记录:如果通过 API 将记录推送至 CRM,那么它们将被推送至该 API 中的布局 ID 定义的布局。如果未对记录定义布局,那么系统将对其分配该模块的标准布局。

备注:

  • 对于 Zoho CRM 提供的集成(例如,访客跟踪、Zoho Books 和 Zoho Survey),线索/联系人将推送至模块的标准布局。

了解布局字段

为模块创建新布局时,系统将自动创建名为布局的系统生成字段及其他字段。“布局”字段将提供布局名称,记录在通过此名称生成在该布局中。

因为“布局”字段也是一个 CRM 字段,所以可在各种 CRM 功能(例如,创建自定义视图、自动完成记录分配、审批流程和自动跟进规则)中使用此字段。

创建自定义视图

可根据布局创建自定义视图。例如,名为手机服务交易的自定义视图将允许用户轻松查看属于手机服务布局的所有记录。

自动跟进规则

可选择自动跟进您同级的属于特定布局的记录。这样一来,系统会通过 Zoho CRM 中的“提要”向您通知对该记录进行的所有更改。

线索分配规则

可根据 CRM 用户所属的布局自动向其分配线索/联系人/服务支持。例如,可创建一个规则,此规则指示属于手机销售布局的所有线索将分配给特定销售代表。

这样一来,通过 Web 表单和其他第三方集成(例如,Google AdWords)创建的线索将自动分配给该分配规则中提到的用户。未提到分配规则时,该记录将自动分配给该模块的标准布局。

自动完成审批流程

还可自动提交特定布局中的记录以供经理审批。

设置工作流规则

Zylker Mobiles 要求对“商机”模块自动完成一些流程。以下是其中几个。

  • 每当“手机销售”布局中的商机阶段为“成交”时,将名为“开始质检和派送”的任务分配给 Charles Stone。
  • 每当“手机服务”布局中的商机阶段为“成交”时,将名为“开始服务”的任务分配给 Fathima Yilmaz。
  • 每当商机阶段更新为“事项评估”时,向关联联系人发送告警:“正在评估您的请求”。
  • 每当“手机销售”布局中的“退货原因”字段更新为“设备故障”时,自动将该记录从“手机销售”布局移至“手机服务”布局。

您会发现这些流程大部分都依赖于布局。我们来看一下如何在其中每个案例中创建工作流规则。

案例 1

每当手机销售布局中的商机的阶段为“成交”时,将名为“开始质检和派送”的任务分配给 Charles Stone。

商机模块创建新的工作流规则。

选择针对记录操作执行。选择编辑作为规则触发器

 将“规则条件”设置为如下所示:

  • 阶段为“成交”
    AND
  • 布局为“手机销售”

这样一来,仅当同时满足两个条件时,才会执行该工作流规则。这可确保仅当“手机销售”布局中的商机更新为“成交”时,才会创建该任务。

向销售代表(在此案例中为 Charles Stone)分配开始质检和派送任务。

现在,每当 Zylker Motors 的手机销售商机成交时,系统会自动向 Charles Stone 分配任务以使其开始派送。

规则结果

手机销售布局中名为大交易 - 4 月的商机阶段已更新为成交

开始质检和派送任务现在自动分配给 Charles Stone。

同样,我们来看一下余下案例的工作流过程是如何配置的。

案例 2

每当手机服务布局中的商机阶段为“成交”时,将名为“开始服务”的任务分配给 Fathima Yilmaz。

这与上一案例类似。唯一不同之处在于“规则条件”,您要提到的布局是手机服务而不是手机销售,然后为 Fathima Yilmaz 创建任务。



这样一来,每当 Zylker Motors 的手机服务商机成交时,系统自动向 Fathima Yilmaz 分配任务以使其开始服务。

规则结果

手机服务布局中名为服务 - 大型的商机阶段已更新为成交。系统现在自动向 Fathima Yilmaz 分配开始服务任务。

案例 3

每当商机的阶段更新为事项评估时,向关联联系人发送警报:“正在评估您的请求”。

在此情况下,您必在规则条件中提到布局类型,因为在我们的示例中,此阶段仅在“手机服务”布局中出现。



规则结果

手机服务布局中名为 4 月服务查询的商机(与联系人 David Smith 相关联)阶段已更新为事项评估。系统现在自动向 David 发送“正在评估您的请求”电子邮件。 


案例 4

布局的一个非常强大的功能是您可通过针对字段更新编写简单的工作流规则,以自动将记录从一个布局移至另一个布局。我们通过示例来看一下此案例。

客户有时可能会因为多种原因退回他们购买的手机。在大部分情况下,退货原因是设备故障。所以,在 Zylker Mobiles,他们决定将故障设备退货从手机销售布局自动移至其手机服务分栏。

假定“手机销售”布局中有一个名为“退货原因”的字段。如果此字段更新为“设备故障”,那么此布局应更新为“手机服务”。


规则结果

现在,退货原因字段更新为设备故障时,该记录将自动移至手机服务布局。

根据多个布局创建报表

还可根据为模块创建的不同布局为该模块创建报表和统计图表。例如,Zylker Mobiles 团队可能想要知道“手机服务”布局中的商机总和与“手机销售”布局的商机总和的对比。

以下是根据布局进行分组的商机“汇总”报表及相应的活动信息。 

以下是报表:

在此报表中,您还可以为相同信息创建统计图表。

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