邮件共享

设置邮件共享

Zoho CRM 用户的邮件可以与机构的 CRM客户管理系统账户中的其它用户共享。 您可以选择共享所有邮件、仅共享来自选中客户的邮件或对您的邮件保密。

邮件共享设置仅可由拥有管理员概要文件的用户配置。 他们可以为机构中的其它用户指定邮件共享选项。 管理员还可以选择为用户提供设置他们自己的邮件共享权限的选项。

邮件共享有三个选项。 如需更多详细信息,请参考下

  • 完全共享: 用户的所有邮件可让指定的用户访问。
  • 自定义共享: 邮件将可由得到共享权限的用户访问。
  • 私密: 用户的所有邮件保密,其它用户无法访问。

管理员的第四个选项是用户选择。 利用这一选项,用户可以配置他们自己的邮件共享权限。

如需设置邮件共享设置

  1. 在 Zoho CRM 中,点击 设置> 设置 > 一般 > 邮件设置 > 邮件共享
  2. 邮件共享权限页面,对各个用户实施下列操作:
    您可以使用搜索选项基于标准过滤用户。
    所有有效、经确认和未经确认的用户将被列出。
  3. 为用户选择下列共享选项之一。
    • 私密: 用户的邮件不与机构中的任何人共享。
    • 自定义共享: 用户与选中线索和联系人的邮件通信将与其它用户共享。
      启用了自定义共享的用户可以选择单个记录,然后勾选共享邮件选框( 邮件相关列表下方)。 作为管理员,您可以指定需要与之共享邮件的用户。
    • 完全共享: 用户的所有邮件可与机构中所有其它用户共享。
      • 排除域字段中,指定将从共享中排除的邮件域。
        请注意,您可以指定最多 5 个域。
      • 用户选择: 用户将有剩下的三个共享选项来配置邮件共享权限。
      • 编辑已排除的。 如果用户已经设置了 IMAP 或 POP3 邮件账户,并填写了需要排除的域,则这些内容在此可见。
        作为管理员,您可以编辑已排除的域。
  4. 邮件共享对象列中,点击 所有,然后选择角色内您希望用户与之共享邮件的角色或用户。
    选中自定义共享完全共享时,您需要选择需与之共享邮件的用户。 在此您也可以选择特定角色的某些用户。
  5. 点击保存

注意

  • 对自定义和公开共享选项而言,邮件也可与同事即同一角色中的用户共享。 例如,如果管理者角色有 5 个用户,此角色中的用户可以选择与管理者角色中的另外 4 个用户共享邮件。

邮件共享权限

私密 - 不与同事共享邮件

在此选项中,Zoho CRM 中配置的您的邮件账户为私密账户。 其它用户不可查看从您的线索和联系人处收到的邮件。

谁可使用此选项?

CEO 和其它顶级管理团队可以使用此选项,从而将他们与客户的沟通保密

您可以做什么?

  • 您可以查看公开的其它邮件
  • 您可以回复他人邮件
  • 其它用户不可查看您从 Zoho Mail发送的邮件
  • 其它人不可查看您收到的邮件
自定义共享 - 共享来自选中的线索和联系人的邮件

在此选项中,用户可以共享从选中的线索和联系人处收到的邮件。 因此其它用户可以查看您来自选中客户记录的邮件。

谁可使用此选项?

销售代表和直接负责日常客户互动的管理者可使用此选项。

您可以做什么?

  • 您可以查看公开的其它邮件
  • 您可以回复他人邮件
  • 其它用户可以查看您从 Zoho Mail发送的邮件
  • 其它人可以查看您收到的邮件
完全共享 - 共享来自所有线索和联系人的邮件

在此选项中,用户可以共享从所有线索和联系人处收到的邮件。 因此其它用户可以查看您来自所有客户记录的邮件。 鉴于来自所有记录的邮件全局共享,您不可在线索或联系人页面中查看共享邮件选框。

谁可使用此选项?

销售代表和直接负责日常客户互动的管理者可使用此选项。

您可以做什么?

  • 您可以查看公开的其它邮件
  • 您可以回复他人邮件
  • 其它用户可以查看您从 Zoho Mail发送的邮件
  • 其它人可以查看您收到的邮件

我如何可以限制来自通知和特定客户域的邮件共享?

您可以通过排除所需的邮件域来限制查看来自您的公司邮件域和特定客户域的邮件。 利用此选项,您只可查看来自这些已排除域的邮件(例如个人账户)。 请注意,在此选项中,从其它邮件域收到的邮件与您的 Zoho CRM 账户中所有用户全局共享。

为什么没有默认“完全共享”选项?

为了保护与客户的邮件对话的隐私。

例如,最近加入您的机构的销售经理添加了 CEO 的邮件 ID 作为 CRM 中联系人。 现在另一个销售经理 Adam 可以查看 John 与 CEO 之间的对话,这在实际情况中是不允许的。

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请发送邮件给我们:support@zohocorp.com.cn