数据共享规则

设置数据共享规则

默认情况下,CRM记录的访问权限为私有只允许记录所有者及其上级领导可以查看;但是,使用数据共享规则,您可以将数据访问权限延伸到其他职位及组用户;数据共享规则设置之后,属于指定职位及组的用户将获取访问其他用户数据的权限。

 主要功能

  • 默认状态下,所有模块的数据均有一个私有选项。
  • 如果机构设置将某个模块设置为 公开读/写/删除,则所有用户都可以访问并更新全部数据,职位结构及数据共享规则不适用于这种情况。
  • 如果机构设置将某个模块设置为公开只读,则所有用户都可以查看系统中的全部数据,而不能修改数据。
  • 如果机构设置将某个模块设置为私有,职位结构及数据共享规则可以应用于这种情况。
  • 无法通过设置共享规则改变对某个某块的机构设置,只可以通过数据共享扩大数据的访问范围。
  • 在导入历史中可以查看您以及您的下属导入的数据记录。
  • 如果您拥有查看某个记录的权限,那么您将拥有查看记录中附件、备注、邮件等相关信息的权限。
  • 预测模块永远都是私有状态。

 管理默认数据共享设置

在Zoho CRM中您可以设置以下数据共享层级:

  • 私有:只有记录所有者及他/她的上级可以查看其记录。
  • 公开只读:用户可以查看其他用户的数据但不能修改及删除数据。
  • 公开读/写/删除:用户可以查看、修改及删除数据。

可用性

需要的权限:有管理数据共享权限的用户可以使用此功能。

 

注意:

  • 默认情况下,CRM数据的访问权限设置为私有,只有记录所有者及其上级可以访问数据。
  • 目前,机构级数据共享模式还不支持备注、报表、统计图表和邮箱模块。

按照下面步骤管理默认权限:

  1. 访问设置 > 用户及控制 > 安全控制 > 数据共享设置
  2. 数据共享设置页面中,点击编辑全部默认权限
  3. 编辑全部默认权限 页面中,更新默认访问权限为:
    • 私有
    • 公开只读
    • 公开读/写/删除
  4. 更新完所有模块权限后点击保存

 创建数据共享规则

此功能可以帮助您创建规则来提供访问或限制用户在不同的模块中查看数据。

可用性

需要的权限:有管理数据共享权限的用户可以使用此功能。

 

按照下面步骤创建数据共享规则:

  1. 访问设置 > 用户及控制 > 安全控制 >数据共享设置
  2. 数据共享设置页面,点击 相应模块的新建共享规则
  3. 新建共享规则页面中,执行如下操作:
    • 指定共享者。
    • 指定共享对象。
    • 从下拉框中选择访问类型
    • 如果需要上级访问则选中允许上级访问
  4. 点击创建共享规则

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