从其他系统迁移到Zoho Books
Zoho Books是您业务会计需求的一站式解决方案。本页面将指导您如何从现有的会计系统迁移到Zoho Books。继续阅读以了解切换到Zoho Books的逐步过程。
从现有系统导出数据
迁移到Zoho Books的第一步是准备所需的数据。您必须从现有的系统中导出数据，以便稍后可以导入到Zoho Books中。这也确保了您的数据得到备份，这对未来的参考可能会有用。
洞察： Zoho Books只支持CSV, TSV 和 XLS文件格式导入数据。因此，请确保您从系统中导出数据时使用这些格式之一。
设置您的组织资料
现在您已经准备好要导入的数据，您可以开始设置您的Zoho Books组织。在您注册Zoho Books后，您需要填写您的组织的详细信息。要做到这一点：
- 登录到您的Zoho Books账户。
- 转到页面右上角的设置。
- 在组织下选择资料。
- 填写您的组织的详细信息。
- 点击页面底部的保存。
阅读更多关于设置您的组织资料的信息。
导入账户图表
Zoho Books有一套预定义的账户图表，分为收入、支出、权益、负债和资产等不同类型。这些大多数将与您以前系统中的账户相似。因此，您可以跳过重复的账户类型，只导入所需的额外账户。
洞察： 如果您有子账户，请确保您在导入文件中首先包含父账户，然后再包含子账户。
专业提示： 如果您只有几个需要在Zoho Books中添加的额外账户，您可以考虑 逐个 创建 账户，而不是导入它们。
要将账户图表导入Zoho Books：
- 从左侧边栏点击会计师模块。
- 选择账户图表。
- 点击右上角的齿轮图标。
- 选择导入账户图表。
- 点击选择文件以选择要导入的文件。建议您下载样本文件以检查导入文件所需的格式。
- 根据您的导入文件，选择所需的字符编码和文件分隔符。
- 点击下一步。
- 在映射字段页面中，选择您的导入文件中的标题，以将其映射到相应的Zoho Books字段。
- 点击下一步。
- 在预览页面中检查您的导入摘要。
- 点击导入。
专业提示： 一旦您已经导入了账户图表，请确保您的银行账户已经正确导入。这很重要，因为除非您这样做，否则您将无法输入开户余额。如果需要，您也可以手动添加您的 银行或信用卡账户。
配置设置
您可以使用Zoho Books中的设置部分来定制您的组织以适应您的业务需求。要访问设置，点击页面右上角的齿轮图标。在这里，请确保您配置了以下内容：
启用所需模块
Zoho Books有各种模块，如报价、时间表、定期账单和借记单，以便轻松管理交易。 您可以启用您的业务所需的模块。以下是操作方法：
- 转到页面右上角的设置。
- 在偏好设置下选择通用。
- 在选择您希望启用的模块选项下，标记您需要的模块。
Zoho Books已经有了像库存调整和库存跟踪这样的功能来管理您的库存。但是，如果您想要一个可以创建发货单和管理仓库的高级库存管理选项，您可以启用 Zoho库存插件。阅读 更多关于您如何可以从这个插件中受益的信息。
在这个页面中，您还可以选择如何提供折扣（如果有的话）或对您的交易应用税款。
配置完所有详细信息后，点击保存。
选择您的模块偏好设置
现在您已经启用了您的业务所需的模块，您可以继续配置它们的偏好设置。您 可以根据您的业务需求定制每个模块。转到设置并选择您想要定制的模块。
对于每个模块，都有许多可供您定制的选项。您可以阅读关于定制模块的 偏好设置帮助文档。
洞察： 如果您在以前的系统中有一些在Zoho Books中找不到的字段，您可以在Zoho Books中为它们创建自定义字段。
设置税务
在Zoho Books中，有国家特定的税收、多个税率和税收组，您可以根据您的业务需求进行配置。 创建新税后，您可以将其关联到您的项目或在创建交易时应用。
创建新的税率：
- 转到页面右上角的设置。
- 在税务和合规下选择税务
- 转到税务窗格中的税率。
- 点击右上角的+ 新税。
- 输入税名和征收的税率（%）。
- 如果这是一个在主要税收之上计算的税收，标记此税为复合税选项。
- 点击保存。
注释：
- 如果您导入了与税收相关的交易，而这些税收在Zoho Books中不存在，那么Zoho Books将使用可用的详细信息创建新的税收。
- 如果您导入了应用了多个税收的交易，而这些税收在Zoho Books中不存在，那么Zoho Books将使用可用的详细信息创建一个新的税收组。
洞察： 税务模块对于每个国家都是不同的，因此会对不同的Zoho Books版本有所不同。通过从左上角选择您的Zoho Books版本，确保您正在查看正确版本的税务帮助文档。
导入客户和供应商
迁移过程的下一步是导入所有的联系人。Zoho Books有专门的客户和供应商模块，以便您可以分别管理它们。
专业提示： 当导入客户或供应商时，您也可以在导入文件中包含他们的期初余额，并将其与Zoho Books中的相应字段进行映射。这样，您就不必为在设置中输入 期初余额时准备单独的文件来导入应收账款和应付账款了。
导入客户：
- 从左侧边栏点击销售模块。
- 选择客户。
- 点击右上角的汉堡图标。
- 选择导入客户。
- 在弹出窗口中选择客户，然后点击继续。
- 点击选择文件选择要导入的文件。建议您下载样本文件以检查导入文件所需的格式。
- 根据您的导入文件，选择所需的字符编码和文件分隔符。
- 点击下一步。
- 在映射字段页面中，选择您的导入文件中的标题，将其与相应的Zoho Books字段进行映射。
- 点击下一步。
- 在预览屏幕中检查您的导入摘要。
- 点击导入。
您的客户现在将被导入到Zoho Books。
同样，您也可以导入供应商。操作方法如下：
- 从左侧边栏点击采购模块。
- 选择供应商。
- 点击右上角的汉堡图标。
- 选择导入供应商。
接下来，按照导入客户文件的相同步骤进行操作。您也可以以同样的方式导入联系人。
导入项目
Zoho Books中的项目是您的业务所涉及的商品和服务。在将它们导入Zoho Books之前， 如果您想跟踪您的项目库存，您必须启用库存。操作方法如下：
- 转到页面右上角的设置。
- 在项目下选择项目。
- 在项目页面的通用选项卡中，勾选启用库存跟踪 选项。
- 选择库存开始日期，该日期应与您的期初余额日期相同。
- 点击保存。
前提条件：如果您正在导入商品，请确保在导入文件中包含它们的期初库存。 这将是它们在Zoho Books中的期初余额。
要将项目导入Zoho Books：
- 从左侧边栏点击项目模块。
- 选择项目。
- 点击右上角的汉堡图标。
- 选择导入项目。
专业提示： 如果您有一些在Zoho Books中不可用的项目字段，您可以在Zoho Books中为它们创建自定义字段 然后将它们映射到您的导入文件中的字段。
- 点击选择文件以选择要导入的文件。建议您下载样本文件以检查导入文件所需的格式。
- 根据您的导入文件选择所需的字符编码和文件分隔符。
- 点击下一步。
- 在映射字段页面中，选择您的导入文件中需要映射的标题， 并将其与相应的Zoho Books字段进行映射。
- 点击下一步。
- 在预览屏幕中检查您的导入摘要。
- 点击导入。
您的商品和服务现在将在Zoho Books中可用。
如果您的业务以定制的价格销售或购买商品，那么您可以将这些详细信息作为价格列表导入。在Zoho Books中的价格列表是一组商品的自定义价格，您可以将其分配给特定的客户/供应商或与交易关联。您需要先从设置>项目>项目>启用价格列表中启用此选项。了解如何导入价格列表。
如果您在以前的会计系统中有任何库存调整，您也可以将它们导入到Zoho Books中。为此，您需要首先从设置>项目>项目>启用库存跟踪中启用库存跟踪。要导入调整：
- 转到左侧边栏的项目模块。
- 选择库存调整。
- 点击右上角的更多按钮。
- 选择您想要导入数量调整还是导入价值调整。
然后，按照导入项目文件的相同步骤进行操作。
添加银行或信用卡账户
在Zoho Books中，您可以添加您的银行和信用卡账户详细信息，以便您通过它们的付款可以被精确地记账。在导入您的账户表时，如果您在导入文件中包含了这些详细信息，它们将在银行模块中可用。如果没有，您也可以手动添加它们。操作方法如下：
- 从左侧边栏点击银行模块。
- 点击右上角的添加银行或信用卡按钮。
从这里，您可以连接到一个支持自动提要的银行账户，或者手动输入银行账户或信用卡详细信息。
输入期初余额
期初余额是您在会计期开始时或切换到新的会计系统时，您的业务在不同账户中的金额。当从您以前的系统切换时，您需要确保所有的账户及其余额都被带入Zoho Books。
如果您在财务年度结束时切换到Zoho Books，那么上一年的期末余额应作为当前年度在Zoho Books中的期初余额输入。如果您在财务年度的其他时间切换到Zoho Books，您可以在迁移日期生成一个试算平衡，以确定您账户的借方和贷方余额。
在Zoho Books中输入期初余额之前，请确保您已经导入了以下内容：
在Zoho Books中输入您的期初余额：
- 转到页面右上角的设置。
- 在组织下选择期初余额。
- 设置迁移日期。这将是您在迁移到Zoho Books的过程中，在您以前的会计系统中生成试算平衡报告的日期。
- 点击导入，导入您的应收账款和应付账款的余额。
- 输入您不同的银行账户的余额。
- 点击其他类别，如资产、费用和负债，输入它们的借方和贷方余额。
- 输入所有余额后，点击继续。
- 在下一个屏幕中验证所有的余额，然后点击确认。
洞察：您将能够看到一个名为可用余额的额外列。这一列中的值将根据您在期初余额日期之前创建的交易（如果有的话）进行填充。
您可以通过点击设置>组织>期初余额中的编辑选项随时编辑期初余额。阅读更多关于Zoho Books中的期初余额。
导入交易
基本设置完成并更新了期初余额后，您现在可以将所有需要的交易导入到Zoho Books中。在导入交易时，请确保按以下顺序导入它们：
导入项目
Zoho Books中的项目是为那些根据在项目上工作的小时数、完成的任务或固定的项目费率向客户收费的企业设计的。您可以在Zoho Books中创建一个项目并为其记录时间表。如果您在以前的系统中有这样的项目，您可以轻松地将它们导入到Zoho Books中。以下是操作方法：
- 从左侧边栏点击时间跟踪模块。
- 选择项目。
- 点击右上角的齿轮图标。
- 选择导入项目。
- 点击选择文件以选择要导入的文件。建议您下载样本文件以检查导入文件所需的格式。
- 根据您的导入文件选择所需的字符编码和文件分隔符。
- 点击下一步。
- 在映射字段页面中，选择您的导入文件中的标题，将其映射到相应的Zoho Books字段。
- 点击下一步。
- 在预览屏幕中检查您的导入摘要。
- 点击导入。
一旦您导入了您的项目，您可以以类似的方式导入他们的任务和时间表。 详细阅读关于项目和时间表在Zoho Books中的工作方式。
导入购买交易
Zoho Books为不同的购买交易提供了专门的模块，如费用、账单、采购订单和已付款项。您可以根据您的业务需求导入您需要的模块。
让我们看看如何将账单导入到Zoho Books中：
- 从左侧边栏点击购买模块。
- 选择账单。
- 点击右上角的汉堡图标。
- 选择导入账单。
然后，按照前面章节中提到的类似步骤导入文件（阅读更多关于导入账单）。 同样，您可以导入其他购买交易，然后导入您已经向供应商支付的款项。
导入销售交易
Zoho Books还提供了不同销售交易的单独模块，如报价、发票、预付发票、销售订单和已收款项。您可以根据业务需求导入所需的模块。
让我们看看如何将发票导入Zoho Books：
- 点击左侧边栏的销售模块。
- 选择发票。
- 点击右上角的汉堡图标。
- 选择导入发票。
然后，按照前面章节中提到的相同步骤导入文件（阅读更多关于导入发票的内容）。 同样，您可以导入其他销售交易，然后导入您从客户那里收到的付款。
导入手动记账
如果您有手动记账，您也可以将它们导入Zoho Books。由于Zoho Books是一个双重记账系统，确保记账的借方和贷方总额相等。
导入手动记账：
- 点击左侧边栏的会计师模块。
- 选择手动记账。
- 点击右上角的齿轮图标。
- 选择导入记账。
接下来，按照前面章节中提到的相同步骤导入文件。
同步交易
在您导入所有必要的交易后，检查它们是否已正确同步到开户余额是非常重要的。只有这样，您才能在试算平衡报告中获得准确的账户值。
如果您导入的交易日期在迁移日期或之前，那么您需要手动将它们与Zoho Books中的开户余额同步。要做到这一点：
- 转到页面右上角的设置。
- 在组织下选择开户余额。
- 这里将列出所有过期的交易数量。
- 点击同步。
完成这最后一步后，您的迁移过程将完成，您可以开始探索Zoho Books提供的其他功能。
迁移后您可以做什么
现在您已经成功迁移到Zoho Books，您可以进一步定制您的组织。您可以设置支付网关接受在线支付，或者与其他应用程序集成，如Zoho CRM和Zoho Analytics。
Zoho Books还有许多功能，您可以利用这些功能来简化您的会计过程，以下是一些可以帮助您开始的功能：
注意：如果您在迁移过程中遇到任何问题或有疑问，您可以写邮件给我们 support@zohobooks.com。我们很乐意帮助您。
迁移过程中需要记住的要点
- 我们不直接支持从您现有的会计系统导入您的存款、资金转账等。但是，您必须在Zoho Books中输入或更新条目，以便所有账户匹配。
- 在导入文件时，确保您正确地映射了字段，并去掉了不必要的逗号、空列等，以及特殊字符如撇号、星号等。
- 如果您已经导入了所有的发票或账单，请确保在迁移后仍然保持适当的状态。
- 请注意，当您将文件导入Zoho Books时，字段中的值应与Zoho Books支持的数据类型匹配。在您的导入文件中，可能会有一些未映射的字段，这些字段没有映射到任何Zoho Books字段。因此，如果您希望导入这些字段，列标题需要正确映射。
- 您将无法将Zoho Books组织的数据备份文件导入到新的Zoho Books组织中。