将 Zoho Books 与 Zoho CRM 集成
将 Zoho Books 与 Zoho CRM 集成，以弥合销售团队和财务团队之间的差距。这意味着您可以在同一个地方跟踪和管理关键的 CRM 以及会计信息。
集成的好处
- 将所有客户信息集中在一个地方，这样您就可以在两个应用程序中使用相同的信息。
- 直接从Zoho CRM查看客户的关键会计指标，例如销售详情和未结应收款。
- 在两个应用之间无缝同步您的交易。
- 自动化业务流程，例如在赢得潜在客户时创建发票。
设置集成
先决条件：
- 您只能与专业版或以上版本的Zoho CRM组织进行集成。
- 如果您在Zoho CRM中启用了多币种，请确保基础货币与Zoho Books中的基础货币匹配。
洞察： 当您进行集成时，以下来自 Zoho Books 的数据将与 Zoho CRM 共享：
- 您的组织名称、电子邮件地址和国家。
- 您所有联系人的详细信息。
要设置来自 Zoho Books 的 CRM 集成：
- 前往页面右上角的设置。
- 在集成下选择Zoho 应用。
- 在Zoho 应用页面上，点击Zoho CRM旁边的连接。
- 在Zoho CRM 凭证下的集成详情页面中再次点击连接。
- 在随后的弹出窗口中，从组织字段旁边的下拉菜单中选择您要与Zoho Books连接的Zoho CRM组织。如果您在Zoho CRM中只有一个组织，则下拉菜单将被禁用。
- 点击保存以连接Zoho CRM。
洞察：ZSC 密钥是特定于某个 Zoho 产品的，并且可以用于从其他 Zoho 产品访问该产品中的数据。要生成此密钥，请点击显示为“点击此处生成 Zoho CRM 的 ZSC 密钥”的链接。这将带您到 Zoho CRM，您可以从那里获取此密钥。
注意： 一旦您将 Zoho Books 组织与 Zoho CRM 组织集成，将建立双向同步，这意味着数据将从 Zoho CRM 获取，反之亦然。
如果您想将多个 Zoho Books 组织与一个 Zoho CRM 组织集成，请发送邮件至 support@zohobooks.com，我们将帮助您设置集成。然而，这将是单向同步，这意味着数据将仅从 Zoho CRM 获取到 Zoho Books，而不会反之。
专业提示： 如果您连接到的 Zoho CRM 账户中您不是管理员用户，可以在从该 Zoho CRM 账户的管理员处获取必要的电子邮件地址和 ZSC 密钥后，按照上述相同的流程进行操作。
配置要同步的模块
成功设置集成后，您可以配置应在 Zoho Books 和 Zoho CRM 之间同步的模块。
要做到这一点：
- 前往页面右上角的设置。
- 在集成下选择Zoho 应用。
- 在Zoho 应用页面上，点击Zoho CRM旁边的显示详情。
- 在配置要同步的模块部分，点击相应模块旁边的立即配置。
同步客户
将 Zoho Books 中的客户与 Zoho CRM 中的账户/联系人同步是一个五步过程：
步骤 1：选择要同步的模块
选择您要与 Zoho Books 同步的 Zoho CRM 模块：
- 账户：Zoho CRM 中的账户将同步为 Zoho Books 中的客户，其客户类型为企业。
注意： Zoho CRM 中的联系人不会同步到 Zoho Books。
- 联系人：Zoho CRM 中的联系人将同步为 Zoho Books 中的客户，其客户类型为个人。
注意： Zoho CRM 中的账户不会同步到 Zoho Books。
- 账户及其联系人：Zoho CRM 中的账户及其关联联系人将同步为 Zoho Books 中的客户及其联系人。未关联到任何账户的 Zoho CRM 联系人将不会被同步。要同步这些联系人，请勾选包括未关联到任何 Zoho CRM 账户的联系人选项。这些联系人将作为客户同步到 Zoho Books 中，其客户类型为个人。
如果您选择双向同步，那么 Zoho Books 中的“企业”客户将与 Zoho CRM 的账户模块同步，而 Zoho Books 中的“个人”客户将与 Zoho CRM 的联系人模块同步。
步骤 2：选择同步范围
选择信息在两个应用之间的流动方式：
- 从CRM获取：只有来自Zoho CRM的记录会被提取到Zoho Books中。Zoho Books中的数据不会在Zoho CRM中可用。但是，已经推送到Zoho CRM的数据不会受到影响。
- 双向同步：Zoho CRM中的记录将被提取到Zoho Books中，反之亦然。CRM记录将首先被提取。
步骤 3：处理重复记录
在两个应用程序之间同步数据时，Zoho CRM 中可能存在一个记录，该记录已经存在于 Zoho Books 中。通过比较 Zoho CRM 中的账户名称与 Zoho Books 中的客户显示名称来识别重复记录。选择您希望如何处理这些重复记录：
- 克隆：在同步时将克隆重复记录，即原始记录和新记录都将可用。
- 覆盖：重复记录将覆盖现有记录。也就是说，当存在重复时，Zoho CRM 数据将替换现有的 Zoho Books 数据。
- 跳过：重复记录将不会被同步，现有记录将被保留。
步骤 4：选择要同步的视图
如果您只想推送 Zoho CRM 帐户中的特定记录，可以创建一个视图，并选择仅将该视图同步到 Zoho Books。Zoho CRM 中的视图是根据指定条件列在一起的相似记录的集合。在同步时，一些预定义的视图（例如所有帐户、我的帐户、最近创建的帐户）将默认列出。
专业提示：了解如何在 Zoho CRM 中创建视图，以便仅将选定的账户/联系人导入 Zoho Books。您还可以从 Zoho CRM 的帮助资源中阅读更多关于视图的信息。
当您选择要同步的模块（账户、联系人或两者）时，Zoho CRM 中该模块对应的视图列表（包括预定义和用户创建的视图）将显示在下拉菜单中。
如果您选择同步模块“账户及其联系人”，您可以选择需要同步的账户视图以及联系人视图。您可以选择仅同步与所选账户视图关联的特定联系人。
步骤 5：映射字段
接下来，您可以将 Zoho Books 中的字段与 Zoho CRM 组织中的正确字段进行映射。此映射确保当 Zoho CRM 记录同步为 Zoho Books 实体时，所有字段在 Zoho Books 中查看时都能完美匹配。一些基本字段将默认映射，而其余字段您可以手动映射。
如果您在 Zoho CRM 中有某些字段无法映射到 Zoho Books 中的任何默认字段，您需要先在 Zoho Books 中创建自定义字段。这些自定义字段将在您映射字段时显示。
洞察： 如果您在 Zoho CRM 中启用了多币种功能，请确保在映射字段之前，基础货币与 Zoho Books 中的基础货币相同。
完成所有这些步骤后，您可以点击保存并同步以开始同步过程。如果您现在只想保存您的偏好并稍后同步，请点击稍后保存并同步。
同步供应商
将 Zoho CRM 中的供应商同步到 Zoho Books 中的供应商与同步客户类似。这是一个四步过程，包括：
- 选择同步范围：选择是否只从 Zoho CRM 导入供应商，或希望同步双向进行。
- 处理重复记录：选择在同步时是要克隆、覆盖还是跳过重复记录。
- 选择要同步的视图：要仅同步来自 Zoho CRM 的特定供应商，您可以选择要与 Zoho Books 同步的Zoho CRM 中的视图。
- 映射字段：将 Zoho Books 中供应商的字段与 Zoho CRM 中相应的字段进行映射。如果需要，您可以在 Zoho Books 中创建自定义字段以匹配 Zoho CRM。
完成所有这些步骤后，您可以点击保存并同步以开始同步过程。如果您现在只想保存您的偏好并稍后同步，请点击保存并稍后同步。
同步项目
您可以将 Zoho Books 中的商品与 Zoho CRM 中的产品同步。这是一个四步流程，类似于您同步客户或供应商的方式：
步骤 1：选择同步范围
选择信息在两个应用之间的流动方式：
- 从CRM获取：只有Zoho CRM中的产品会被导入到Zoho Books中作为项目。然而，Zoho Books中的数据不会被导出到Zoho CRM。
- 双向同步：Zoho Books中的项目将作为产品导出到Zoho CRM，反之亦然。Zoho Books中的记录将首先进行同步。
步骤 2：处理重复记录
在两个应用程序之间同步数据时，Zoho Books 中的某个项目可能与 Zoho CRM 中的某个产品同名。在这种情况下，这条特定记录在同步过程中被认为是重复的。
洞察： 如果您在上一步选择了双向同步，Zoho Books 的项目将首先推送到 Zoho CRM，因此，重复记录将出现在 Zoho CRM 中。如果是单向同步，重复记录将出现在 Zoho Books 中。
您可以选择如何处理这些重复记录：
- 克隆：在同步时将克隆重复记录，即原始记录和新记录都将可用。
- 覆盖：重复记录将覆盖现有记录。当存在重复记录时，Zoho Books 记录将替换现有的 Zoho CRM 记录。
- 跳过：重复记录将不会被同步，现有记录将被保留。
步骤 3：选择要同步的视图
如果您只想推送特定的 Zoho CRM 产品，您可以创建一个视图，并选择仅将该视图同步到 Zoho Books。Zoho CRM 中的视图是根据指定条件列在一起的相似记录的集合。请访问他们的帮助资源，了解如何在 Zoho CRM 中创建视图。
步骤 4：映射字段
接下来，您可以将 Zoho Books 中项目的字段与 Zoho CRM 账户中的相应字段进行映射。部分基本字段会默认映射，而其余字段则需要您手动映射。
洞察： 与 Zoho Books 不同，Zoho CRM 中的产品并未根据项目类型进行分类。如果您想将从 CRM 获取的产品分类为商品和服务，您需要为 Zoho CRM 中的产品创建一个自定义字段，其值为“商品”和“服务”。然后，将此自定义字段与 Zoho Books 的产品类型字段进行映射。
完成所有这些步骤后，您可以点击保存并同步以开始同步过程。如果您现在只想保存您的偏好并稍后同步，请点击保存并稍后同步。
同步交易模块
一旦您同步了客户、供应商和商品，您就可以开始在 Zoho Books 和 Zoho CRM 之间同步交易模块。Zoho Books 中的模块，如发票、报价单、销售订单和采购订单，可以从 Zoho CRM 访问。要启用此功能：
- 前往页面右上角的设置。
- 在集成下选择Zoho 应用。
- 在Zoho 应用页面上，点击Zoho CRM旁边的显示详情。
- 在同步事务模块部分，点击启用。
- 在随后的弹出窗口中点击确认。
现在，这些模块可以从 Zoho CRM 内的 Zoho 财务模块访问。只有在 Zoho CRM 中创建的交易在同步期间会被提取到 Zoho Books。
洞察：如果您在 Zoho Books 中为这些交易创建了自定义字段，它们也将在 Zoho CRM 中可用。
管理用户和角色
前提条件： 只有在同步事务模块部分启用所有模块后，管理用户和角色部分才会启用。
现在您已经同步了交易模块，您可以授予Zoho CRM中的用户在Zoho CRM的Zoho Books部分创建报价和销售订单，以及查看发票和采购订单的权限。要执行此操作：
- 进入设置。
- 在集成和市场下选择Zoho 应用。
- 在Zoho 应用页面中，选择Zoho CRM旁边的显示详情。
- 在管理用户和角色部分，点击管理用户。
- 在随后的弹出窗口中，您可以查看来自 Zoho CRM 的用户列表。您也可以按角色进行筛选。
- 在此选择用户或角色将授予他们在 Zoho CRM 中的 Zoho Books 部分进行更改和查看交易的权限。
- 点击保存。
注意事项
- 这些用户将处于活跃状态，他们只能查看 Zoho CRM 中的数据。他们将无法查看 Zoho Books 中的数据。
- 您可以为集成用户（Zoho CRM）角色添加最多 1000 名用户。这些用户将不包含在您的 Zoho Books 用户附加组件中（如果有的话）。
您可以从用户和角色部分查看在 Zoho CRM 中有权访问 Zoho Books 部分的用户列表。
- 前往页面右上角的设置。
- 在用户和角色下选择用户。
- 您可以查看在 Zoho CRM 中拥有创建和查看 Zoho Books 部分权限的 CRM 用户列表。此外，您还可以通过点击顶部的已添加用户来查看集成用户（Zoho CRM）角色中的总用户数。
此角色的用户将无法访问 Zoho Books。如果他们尝试访问 Zoho Books，将显示以下屏幕。
您无法从设置页面的用户中删除集成用户（Zoho CRM）角色的用户。但是，您可以从Zoho CRM集成页面删除他们。操作方法如下：
- 前往页面右上角的设置。
- 在集成下选择Zoho 应用。
- 在Zoho 应用页面中，选择Zoho CRM旁边的显示详情。
- 在管理用户和角色部分，点击管理用户。
- 在随后的弹出窗口中，取消选中以删除用户。
- 点击保存。
您未选中的用户将从您的 Zoho Books 组织中删除。
基于交易/潜在客户的阶段自动化
在设置集成时，您可以配置触发器，根据Zoho CRM中交易/潜在客户的阶段，在Zoho Books中自动化一些任务。例如，通过设置触发器，您可以选择每次在Zoho CRM中创建潜在客户时，自动在Zoho Books中创建报价。
前提条件： 如果选择了账户及其联系人或仅选择账户用于同步客户，则Zoho CRM中的潜在客户应与一个账户关联以自动触发。类似地，如果仅选择联系人，则潜在客户应与Zoho CRM中的一个联系人关联。
设置触发器：
- 前往页面右上角的设置。
- 在集成下选择Zoho 应用。
- 在Zoho 应用页面上，点击Zoho CRM旁边的显示详情。
- 在基于交易/潜在客户阶段的自动化部分，点击更改偏好。
- 选择您要自动化报价还是发票。
引用
您可以选择在哪些阶段创建或接受报价：
- 创建报价：选择在 Zoho Books 中应自动创建报价的阶段。报价将以草稿状态创建。
- 批准报价：选择在 Zoho Books 中应自动批准报价的阶段。根据您的报价偏好，将在 Zoho Books 中创建发票。
- 拒绝报价：每当一个交易失败并且其在 Zoho CRM 中的状态变为关闭失败时，相应的报价将被标记为拒绝。
发票
您还可以根据 Zoho CRM 中交易的阶段在 Zoho Books 中自动生成发票。当您选择此选项时，每当交易成功时，Zoho Books 中将创建一张发票，而当交易失败时，相应的发票将被作废。
每当您设置触发器时，将在 Zoho Books 中创建一张发票或报价单，并从 Zoho CRM 中获取以下详细信息。
| Zoho Books 字段 | Zoho Books CRM |
|---|---|
| 客户名称 | 账户或联系人名称 |
| 客户地址 | 账户或联系人的地址 |
| 销售人员 | 交易所有者 |
| 商品名称 | 交易名称 |
| 商品描述 | 交易描述 |
| 商品价格 | 交易金额 |
创建的发票或报价单也将在Zoho CRM中该特定交易的Zoho Finance模块下可用。
洞察： 在 Zoho CRM 中，交易的成功或失败取决于交易的阶段-概率映射。例如，假设设置了一个触发器来自动创建发票。现在，如果交易的阶段在 Zoho CRM 中标记为已赢得，概率会变为 100，并且在 Zoho Books 中创建发票。如果随后编辑交易将阶段更改为已失去，概率会变为 0，并且在 Zoho Books 中发票作废。
警告：一旦发票或报价在 Zoho Books 中被标记为已发送，对 Zoho CRM 中潜在客户所做的任何更改将不再激活交易的实体触发器。
同步选项
一旦您配置了集成，您添加的任何新客户、供应商或商品将在初始同步后每2小时进行一次同步更新。然而，如果您选择同步交易模块，两个应用程序之间的交易将立即同步。
要控制其他同步选项：
- 前往页面右上角的设置。
- 在集成下选择Zoho 应用。
- 在Zoho 应用页面上，点击Zoho CRM旁边的显示详情。
一个包含集成详细信息的屏幕将会打开。在这里，您将有以下选项：
- 即时同步：如果您添加了任何新数据并希望立即反映该更改，您可以点击即时同步。
专业提示：如果您想将 Zoho CRM 中对单个客户/供应商所做的更改更新，而不是进行完整同步，您可以在 Zoho Books 中选择该特定联系人 > 点击更多 > 选择 从 Zoho CRM 获取此联系人。
- 显示同步历史：此选项允许您查看同步的详细历史记录，包括添加、删除和更新的记录数量以及它们同步到 Zoho Books 的时间和日期。同步失败也会显示，并且可以查看其原因。
- 暂停/恢复同步：此选项允许您暂停自动同步，并禁用即时同步选项。任何在点击“暂停”选项时已经进行的手动同步，将在暂停操作生效之前完成。您可以随时选择“恢复同步”以重新启用自动和手动同步。
- 编辑：此选项允许您修改同步设置的条件。这些设置将存储在下次自动或手动同步时使用。
警告： 如果您在 Zoho Books 中创建了一条记录，并将其同步到 Zoho CRM，然后在 Zoho CRM 中删除该记录，该记录将不会在 Zoho Books 中被删除。了解更多。
在 Zoho Books 中使用集成
让我们来看看在与 Zoho CRM 集成后，您可以在 Zoho Books 中执行的操作：
在 Zoho Books 中访问 Zoho CRM 联系人
根据您在集成设置期间选择同步联系人的方式，来自 Zoho CRM 的账户、联系人和供应商将在 Zoho Books 中可用。
按CRM联系人筛选
您可以将所有导入到 Zoho Books 的账户视为客户。要执行此操作：
- 前往 销售 > 客户。
- 点击页面左上角的所有客户下拉菜单。
- 从列表中选择CRM客户。
如果您只想批量更新来自CRM的联系人，这将特别有帮助。同样，您可以在供应商模块中过滤并仅查看来自CRM的供应商。
在CRM中搜索联系人
您从 Zoho CRM 导入的联系人将在 Zoho Books 中可用，您可以为他们创建交易记录。然而，您也可以为尚未导入的 Zoho CRM 联系人创建交易记录。操作方法如下：
- 创建一个新的销售交易。（发票、报价单等）
- 点击客户名称字段旁边的搜索图标按钮。
- 在弹出窗口中，点击在 Zoho CRM 中。
- 输入Zoho CRM账户或联系人的名称。
- 点击开始。
- 从列表中选择所需的账户/联系人。
现在，该账户将自动作为客户获取到 Zoho Books，并且可以在此处查看和更新。
洞察: 在设置期间配置联系人同步偏好时，如果您选择仅同步联系人，则可以使用他们的名字和姓氏搜索Zoho CRM联系人。如果您选择同步账户或账户及其联系人，则可以使用Zoho CRM中的账户名称搜索联系人。您输入的账户名称下的所有联系人都会被列出。
同样，您可以为尚未从Zoho CRM获取的供应商创建采购交易。
将潜在客户与交易关联
先决条件
- 确保您已在 Zoho CRM 账户中启用自定义模块。
- 检查交易是否已链接到 Zoho CRM 中的相应账户/客户。
在将 Zoho CRM 与 Zoho Books 集成后，您可以将 Zoho CRM 中的潜在客户与 Zoho Books 中的报价单、销售订单、发票和费用关联起来。
在本帮助文档中，我们将解释如何在 Zoho CRM 中将潜在客户与 Zoho Books 中的发票关联起来。您也可以按照这些步骤来处理销售订单、报价和费用。
将潜在客户与发票关联：
- 在左侧边栏中进入销售模块并选择发票。
- 如果您想将潜在客户与现有发票关联，请选择发票并点击顶部的编辑。
- 在编辑发票页面，点击客户名称下方的CRM操作，然后从下拉菜单中选择关联潜在客户。
- 如果您想将潜在客户与新发票关联，请点击页面右上角的+ 新建。
- 在新发票页面，从客户名称字段中选择客户。点击客户名称下方的CRM 操作，并从下拉菜单中选择关联潜在客户。
- 右侧边栏将打开一个窗格。在潜在客户选项卡中，悬停在所需的潜在客户上，然后点击关联。
专业提示： 您还可以通过选择潜在客户并向下滚动到 Zoho 财务部分，在您的 Zoho CRM 账户中查看此交易。
洞察：如果一个客户关联了多个潜在客户，或者您无法找到所需的潜在客户，您可以搜索它们。但是，您的搜索结果不会显示在 Zoho CRM 中已删除的潜在客户。
解离一个潜力
要分离一个潜在的：
- 前往相应的交易。
- 在交易详情页面点击编辑。
- 在出现的页面上，点击客户或供应商名称下方的潜在，并从下拉菜单中选择潜在。
- 右侧边栏将会打开一个窗格。在潜在客户选项卡中，悬停在相关的潜在客户上，然后点击解除关联。
- 如果关联的潜在客户在Zoho CRM中已被删除，它将列在底部。
- 点击保存。
警告： 使用触发器关联的潜在因素无法解除关联。
禁用集成
您可以选择暂时禁用 Zoho Books-Zoho CRM 集成。如果您禁用集成，Zoho CRM 和 Zoho Books 之间将不会有任何进一步的数据同步。
警告： 如果您已启用同步交易模块，禁用集成将导致与 Zoho CRM 的 Zoho Finance 模块相关的任何自定义报告和交易被删除。然而，您在 Zoho Books 中的现有交易将不会受到影响。
要暂时禁用集成：
- 前往页面右上角的设置。
- 在集成下选择Zoho 应用。
- 在Zoho 应用页面上，点击Zoho CRM旁边的显示详情。
- 在Zoho CRM 凭证部分，点击禁用集成。
您可以随时重新激活集成以开始同步，甚至可以将不同的 Zoho Books 组织集成到 Zoho CRM。您还可以通过点击更新凭据来更改您的 Zoho CRM 凭据。
将您的销售和会计平台与Zoho CRM 集成连接起来。