在 Zoho CRM 中创建验证规则

Zoho CRM 中的验证规则

运行 CRM 系统的最难任务之一是确保其中数据的有效性。如果数据难以维护,那么公司需要付出很高的成本:您的活动被拖慢、报告准确度下降、有很重要的活动需要处理时手动验证每个记录的工作将会变得很繁琐。

验证规则可以通过找出错误数据(甚至在其进入 CRM 之前)来帮助您解决此问题。

请注意,此功能以分阶段方式发布给用户,将在未来几周内提供给您。

验证规则的基本信息

  1. Zoho CRM中的验证规则允许您定义不希望数据变成什么样
  2. 即,您将在验证规则中定义字段的不适用值。如果针对记录输入的字段值与该规则中定义的条件不匹配,那么 CRM 将发出告警并且不允许保存该记录。
  3. 此错误消息是可定制的。
  4. 示例:您不希望交易折扣大于 15%。如果您要在 CRM 中设置此验证规则,那么验证规则的组成部分将为如下所示:
    “如果折扣大于 15%,请发出告警消息。”

    要显示的错误:“抱歉!我们不允许大于 15% 的折扣。”
  5. 您可以通过根据特定条件定义不同自定义错误消息来进一步展开该规则。例如,印度折扣不应大于 15%,但英国折扣可达到 20%。此处您可对折扣字段的条件创建分支并指定相应错误消息。您将在以下各节中了解这几个条件。

可用性

需要的权限
用户需要模块定制简档权限来创建验证规则

功能 免费版 标准版 专业版 企业版
验证规则 - - 每个布局 5 个规则 每个布局 10 个规则

创建验证规则

  1. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
  2. 选择您要为其创建规则的模块,然后点击验证规则页签。
  3. 点击+创建验证规则
  4. 创建验证规则弹出窗口中,执行以下操作:
    • 选择布局(您要验证的字段属于该布局)。
    • 选择字段并定义启动该规则的主条件。
      例如,如果要验证折扣字段以禁用大于 15% 的折扣,那么主条件将是“折扣大于 15%”
  5. 验证规则编辑器中,输入告警消息,系统将对满足此条件的记录提示此消息。例如:抱歉!我们不允许大于 15% 的折扣。

    请注意,系统将对满足此条件的所有记录显示此错误消息。这意味着每当所创建交易的折扣大于 15% 时,系统将显示此错误消息。

    同时,您可能有一些策略根据区域定义了折扣。假定在印度可提供的最大折扣为 15%,但在美国可提供的最大折扣为 20% 等等。可在验证规则中定义这些附加条件,并且根据需要定制错误消息。要进行展开并添加多个条件,请点击下方显示的更多图标,然后点击编辑

    对于您要对哪些记录应用该规则?,请选择根据特定条件选择
    定义每个条件并指定相应错误消息。
    点击添加另一选项以更改主字段的值,并根据需要配置不同的告警消息。

    现在,根据验证规则,选择“英国”和“印度”作为“地区”时,系统将显示不同的错误消息。

备注

  • 如果验证规则中使用的主字段或辅助字段通过工作流、蓝图、API、导入或 Web 表单进行更新,那么此字段更新优先。这意味着,验证规则被字段更新覆盖。因此,CRM 将接受因为字段更新而输入的值,而不理会验证规则。在此处了解有关结果的更多信息。

示例场景

下面还有几个可在其中配置验证规则的日常示例场景。

  1. 如果电话号码字段未包含 11 位数字,请发出告警。
  2. 如果 SSN 字段未包含 9 个字符,请发出告警。
  3. 特殊情况下,Holiday Inc 需要验证游客的年龄。低于 18 岁或高于 35 岁的游客不能参加冒险旅行。所以,在此情况下,验证规则可能提示,如果年龄不在 18 到 35 之间,那么发出告警。
  4. 软件公司 Zylker Inc 提供现场产品培训作为独立服务。但是,如果客户请求现场培训,那么他们应购买其软件的至少 10 个用户许可。否则培训请求不会被接受。
    所以,可创建验证规则来解决此情况。如果选择培训作为必需,但用户数小于 10,那么发出告警 - 抱歉,我们接受培训请求的条件是至少有 10 个用户。根据所选产品,此条件可进一步展开。
    • 如果产品为 A - 10 个用户
    • 如果产品为 B - 20 个用户
    • 如果产品为 C - 30 个用户左右。


  5. 如果“线索来源”为聊天,但 Skype 字段为{空},那么发出告警。

删除验证规则

  • 删除验证规则时,规则及关联告警消息都会被删除。
  • 尝试删除与验证规则相关联的字段时,系统将提示您先删除规则,然后才能删除该字段。

要删除验证规则,请执行以下操作:

  1. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
  2. 选择您要为其创建规则的模块,然后点击验证规则页签。
  3. 指向您要删除的规则,然后点击回收站图标并确认操作。

要记住的要点

  • 以下是 Zoho CRM 中针对验证规则的版本限制。
    专业版 每个布局 5 个规则。
    企业版 每个布局 10 个规则。
    超级版 每个布局 25 个规则。
  • 以下是验证规则中的条件数的拆分。
    • 每个规则 10 个父条件
    • 每个父条件 5 个子条件
    • 每个子条件 5 个条件
  • 验证规则是特定于布局的。这意味着,在单个模块(例如,线索)下,对于不同布局,可对同一字段配置不同验证规则。
  • 验证规则是按它们的创建顺序执行的。
  • 以下字段类型不支持验证规则:多选查找、多选列表、公式、自动编号和多行。
  • 如果对同一字段创建了验证规则和蓝图验证,并且两个条件有所不同,那么蓝图将覆盖验证规则。
    即,只要该字段在流程中,那么蓝图验证是可接受的。如果记录退出流程,那么验证规则生效。
  • 以下区域支持验证规则:
    • 创建(Web 版本)
    • 快速创建(Web 版本)
    • 编辑(Web 版本)
    • 快速编辑(Ajax - Web 版本)
    • API
    • 复制定制
    • 沙箱
  • 如果通过 Web 表单生成的记录满足验证规则条件,那么系统将提交这些记录以对其进行手动审批。

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写信给我们:support@zohocorp.com.cn