Zoho项目管理软件在盈峰集团中的应用

  • 行业类型集团公司
  • 员工人数500以上
  • 企业类型B2B

关于盈峰集团

盈峰控股集团有限公司(简称:盈峰集团),创建于1994年,总部位于广东顺德及深圳,是一家处于快速发展阶段的产业控股集团。

目前集团旗下产业布局环保、文化、金融、母婴、科技五大领域,拥有上市公司“盈峰环境”(股票代码000967)、“华录百纳”(股票代码300291),以及盈峰中联、华录百纳、华艺国际、贝贝熊、蒙蒙摩米等一系列国内外知名品牌。控股企业及其项目、门店等主要分布在北京、上海、广州、深圳、香港、长沙、武汉、绍兴等城市,业务广泛覆盖全国34个省级行政区,在册员工超1万人。2019年,集团总资产近500亿元,营收近200亿元;荣列广东百强民企、佛山企业百强第10名,位居中国服务业500强企业行列。

面临的问题和目标

在快速发展的过程中,集团规模不断扩大,为了能更加高效、快速的应对多项目同时执行所带来的困扰,以及项目质量与风险扩大等因素,以数字化、规范化方式对项目立项、合同管理、方案设计、现场协同和施工等进行规范化管理,成为盈峰集团的项目管理目标。

解决方案

盈峰集团采用Zoho Projects项目管理软件,让项目管理更加规范化,科学管理项目执行的活动过程,并将内部项目成员和外部供应商统一管理起来。Zoho Projects内多种模块工具很好的满足了盈锋集团对于项目管理的需求。

1.项目模板

盈峰集团有很多子公司,要执行的项目很多,类型也各不相同。有的是自研类项目,还有咨询类,运维类,服务支持类等。同一类型的项目,里面所含工作框架结构雷同。比如自研类的项目,可能就不含有立项,方案选型/采购等工作,而是内部立项,需求验证,汇报,跟领导要资源等工作。

为了快速创建雷同项目,盈峰使用了Zoho Projects的项目模板功能,通过excel表格导入任务的方式,快速创建好了5大类型的项目模板。之后每次有了新项目,项目经理只需一键套用模板来创建新项目,再加以任务细化与微调即可。

2.任务细化

盈峰集团的项目模板里 预先安排好了大的节点和任务,但是具体到某个项目,还需要PM做一些细化,并下达到具体经办人。如果遇到项目变更,项目组成员和PMO审核后,项目经理在软件中对项目任务起止日期等信息做修改,定下来后,添加一条基线,将此新版本的项目计划记录下来,方便在项目执行过程中,查看实际进展和计划相比的延迟情况。

3.成员权限设置

盈峰集团的项目成员分四类:PMO、项目经理、普通成员、外部实施供应商。

· PMO负责制定整体项目计划模板/业务流程蓝图/成员权限配置等。

· 项目经理负责套用项目模板来创建自己的项目,对项目任务进行细化/分配给普通成员等。

· 普通成员只负责在软件里执行自己这个环节的任务。

· 外部实施供应商作为客户用户,也加入了跟他相关的项目,负责相关的任务执行。

Zoho Projects的权限控制非常细致,分为门户级(公司级)/项目级/模块级/字段级操作权限设置。极端例子是,你可以为每个成员设置一套独特的操作权限。

4.多级审批/流转多人员多环节的业务流程的设计与实现

盈峰集团对于任务的管理比较严格,有的必须通过他人审核,才能结束。有的是必须提交了交付物才能结束。通过Zoho Projects的蓝图功能,盈峰将线下流程搬到线上,用软件保证了每个阶段都是按照管理层的要求去推进的。

5.交付物管理

Zoho Projects项目管理系统里,每个项目都有文档模块,项目成员在执行任务的时候,可以对任务附加交付物,它会自动进入该项目的文档模块,方便统一管理。而且还支持对文档进行多人协同编辑,并自动保存为新版本,可以随时恢复旧版本,也方便溯源。

6.任务跟踪与报表

项目成员可以每天查看自己的逾期任务/今天要完成的任务/未完成的问题(bug,风险),项目经理可以每周查看项目整体进展/本周完成任务/下周应完成的任务/截至目前的逾期未完成任务/截至目前的逾期未完成问题等,及时跟进任务,尽力做到任务的日清日结。

  • 行业类型集团公司
  • 员工人数500以上
  • 企业类型B2B

实施效果

通过对项目整体流程和框架结构的梳理,现在盈峰集团已经把很多项目在Zoho Projects里跑起来了。盈峰集团CIO聂总认为:“一个项目管理的好坏更多体现在项目经理的管理水平,但是优秀的项目管理工具是提高项目经理管理效率的法宝。Zoho Projects可以帮助我们将时间和精力更多的放在任务本身,能够熟练的使用项目管理工具能够极大的方便我们的工作。”

关于Zoho Projects

全球超过 20 万家企业用户正在使用 Zoho Projects 项目管理软件来制定项目计划、跟踪项目进度以及开展协作。无论是项目活动计划的制定、工作的分配、资源的管理还是与团队的协作,使用项目管理系统皆能游刃有余,确保各项工作都能有条不紊地完成。