联系人

联系人

与 Zoho Mail 集成的“Zoho 联系人”应用可帮助您在一个位置访问所有联系人。它使您可以更简单地在邮箱界面中管理个人和机构联系人。

在 Zoho Mail 企业邮箱账户的左侧“应用程序”窗格中提供了“联系人”应用。您可以从“Zoho 联系人”添加、保存和轻松访问联系人。“联系人”应用中的条目会自动出现在地址簿中用于发送邮件,并且还在各种位置(比如,搜索、消息流等)中可用。

直接添加联系人

您可以使用左侧窗格中的“新建联系人”选项来添加新联系人。也可以使用下拉菜单来创建联系人,而无论您目前位于哪个应用中。 

直接添加联系人的步骤:

  1. 登录到您的 Zoho Mail 账户
  2. 导航到应用程序窗格内的 联系人 应用。
  3. 点击 新建联系人以手动地添加一位新的联系人。
  4. 在相关字段中提供联系人的名和姓。 
  5. 提供联系人的邮箱地址和电话号码。
  6. 点击'添加更多信息'以提供有关联系人的更多详情,例如 Web URL、即时通信、联系人简档、出生日期以及工作/家庭地址。
  7. 点击保存,以便将联系人添加到您的列表。

您可以重复这些步骤,以手动将联系人逐个添加到地址簿。 

使用联系人卡从邮件添加联系人:

可以开启“自动将收件人添加为联系人”,以确保将您向其发送邮件的所有邮箱地址自动添加为联系人,而不必您手动添加。 

也可以使用联系人卡中的“添加到联系人”选项,将他们添加为联系人。当向您发送邮件的人尚未位于您的联系人中时,或者甚至要添加您收到的邮件中的其他收件人时,这非常有用。点击发件人邮箱地址或邮件的“收件人/抄送”中的邮箱地址可查看“联系人卡”。 

从选项中选择“添加到联系人”,可将他们直接添加到联系人。 

通过使用联系人邮箱地址下显示的相应图标,还可以直接从联系人卡与联系人进行聊天、音频/视频通话

导入联系人

可以使用“导入”选项将联系人批量添加到 Zoho Mail 的联系人。“导入”选项可用于从本地系统上传文件,或从一些主流邮箱服务导入。 

从本地系统导入联系人:

  1. 登录您的 Zoho Mail 账户
  2. 从“应用程序”窗格导航至联系人应用。
  3. 可以从 CSV、LDIF 或 VCF 格式的文件导入联系人。
  4. 选择“个人”以将联系人添加为私有联系人。 
    (您可以选择群组,以直接将他们导入到群组。)
  5. 更多操作下选择导入
  6. 点击“本地磁盘”下的“选择文件”以浏览系统。
  7. 选择要导入的相关 CSV/ LDIF/ VCF 文件。
  8. 将所导入文件中的不同字段映射到“Zoho 联系人”中的相应字段,并点击下一步。 
  9. 如果要将新联系人导入到特定类别,请选择该类别,然后点击下一步
  10. 选择“完成”以完成此过程。 

在完成后将显示导入过程的摘要。

从其它邮箱服务导入联系人:

  1. 登录您的 Zoho Mail 账户
  2. 从“应用程序”窗格导航至联系人应用。
  3. 您可以从 Gmail、Yahoo 或 Outlook 邮箱账户导入联系人。
  4. 选择“个人”以将联系人添加为私有联系人。
    (您可以选择群组,以直接将他们导入到群组。)
  5. 更多操作下选择导入
  6. 选择您的现有联系人所保存至的邮箱服务提供商。
  7. 做出选择后,您需要登录到该账户以允许导入。
  8. 验证后,所选账户中的联系人将导入到您的联系人。
  9. 点击完成以完成此过程。

在完成后将显示导入过程的摘要。

个人联系人

默认情况下,您添加的所有联系人都是“个人联系人”。您可以从自己的账户查看、修改或导出这些联系人。您的所有个人联系人都会自动出现在您的地址簿中。可以对个人联系人添加类别,以便将他们分组并在写信期间使用类别添加多个联系人。 

机构联系人

机构管理员添加用户或群组时,相应邮箱地址会自动添加到机构联系人。当机构成员写邮件时,所有机构联系人都会自动出现在该成员的自动填充中。新用户添加到机构后,可以使用机构联系人轻松查找同事或写邮件给同事。 

机构联系人由机构的所有用户共用。所有成员都可以查看和使用这些联系人。然而,只有机构管理员可以在机构联系人中添加、编辑或删除联系人。

除内部机构用户外,如果您想要添加任何公共外部联系人以便于用户访问,机构管理员可以添加这些联系人。对于第三方联系人(例如,保险供应商、机构的公共合伙人或机构的其他服务提供商),这非常有用。 

您添加的机构联系人将在多个位置使用,例如,搜索、消息流、任务、邮件共享、文件夹共享等。 

群组联系人

Zoho Mail 支持群组,以便在用户所属的不同团队之间更好地协作。当您想要针对整个群组而不是整个机构具有一组公共联系人时,群组联系人非常有用。群组联系人仅可供群组成员访问。 

只有群组的群主可在群组联系人中添加、修改或删除联系人。

联系人类别

可以通过将一组固定联系人添加到某个类别来将他们进行分组。写邮件时,类别可帮助您将一“批”批量联系人添加到邮件。个人类别和机构类别列示在“地址簿”中,以方便在写邮件时访问。

可以使用“添加类别”来创建新类别。在“联系人”列表中,使用“添加到类别”选项可将联系人分类到特定类别。 

可以右键点击类别来对其进行重命名或将其删除。可以使用右键点击中的导出选项仅导出该类别中的联系人。 

注意:

类别只能由机构或群组的管理员或超级管理员添加至相应机构或群组。

使用自动填充/地址簿中的联系人

自助填充联系人 

写邮件时,如果您开始在收件人/抄送/密抄送字段中输入收件人名称/邮箱地址,自动填充下拉列表中会列出所有匹配的联系人。可以从列表中选择相应的联系人。个人/群组联系人和机构联系人的邮箱地址将列示在此自动填充下拉列表中。

类似地,如果您输入任何特定的类别名称,可以从自动填充下拉列表中列出的匹配类别中进行选择。所有与该类别关联的联系人都将自动添加为收件人。

地址簿

此外,要从地址簿中查看和选择联系人,请点击相应字段中的“收件人/抄送/密抄送”链接。“地址簿”将会弹出,并显示您的联系人详情。您可以直接从列出的联系人中选择,也可以使用“搜索联系人”选项从地址簿中搜索并选择相应收件人。点击相关联系人,以将他们添加为收件人。 

通过使用“地址簿”左上角的下拉列表,您可以选择查看“所有联系人”或者与任何个人机构联系人类别相关联的联系人。可以从选定列表中选择所需联系人,或使用“全选”复选框将该类别中的所有联系人添加为收件人。

所选联系人将显示在地址簿下方。如有需要,您可从此处移除联系人。最后,选择插入选项以将所选联系人插入相应字段中。

@提及联系人

写邮件时,在邮件内容中直接 @提及用户会自动将他们添加到收件人列表中。您可以写一封新邮件,也可以在回复或转发时 @提及用户,以自动将他们添加到收件人列表中。 

联系人操作:

从列表中选择一个或多个联系人时,可以查看与联系人关联的操作。可对联系人执行下列操作: 

删除 - 将联系人从您的账户中删除。 

添加到 - 可以选择一种类别以关联所选联系人。 

合并联系人 - 当同一联系人有多个条目时,可以使用“合并联系人”。  

发送邮件 - 将打开编写器,并且所选联系人将作为收件人位于“收件人”字段中。 

选择单个联系人时,您可以编辑删除打印该特定联系人。

通过使用这里提供的选项,可以快速发送邮件或与联系人聊天。还使用红色(忙碌)、绿色(在线)、黄色(空闲)或灰色(离线)点表明聊天可用性状态。 

如果特定联系人具有 Zoho 账户,但不是“聊天好友”,那么会显示“邀请聊天”链接。如果联系人甚至都没有 Zoho 账户,您可使用“邀请加入 Zoho”选项邀请他们在 Zoho 中加入您。 

 

排序联系人

可以按名字或姓氏对联系人进行排序。这有助于您以首选顺序查看联系人。 

导出联系人

可以选择使用更多操作下的导出选项从任何类型中导出联系人。

  1. 登录您的 Zoho Mail 账户
  2. 从“应用程序”窗格导航至联系人应用。
  3. 选择更多操作下的导出选项。
  4. 选择要导出个人联系人、机构联系人还是特定群组中的联系人。 
  5. 如果要导出特定类别,请选择该类别。 
  6. 可以将联系人导出为 CSV/ VCF/ LDIF/ HTML 或 Outlook CSV 格式。
  7. 根据您的需求,选择喜欢的格式。 
  8. 选择所有首选选项后,请选择“导出联系人”。 

导出过程完成之后,将会下载所选格式的文件。 

注意:

也可以使用右键点击菜单中的“导出”选项导出特定类别。

清理重复项

添加或导入联系人时,具有重复联系人是不可避免的。“清理重复项”选项可帮助您检测并清理账户中的重复联系人。 

选择“清理重复项”,以查看重复的联系人的列表。

可以对每个重复联系人选择合并删除跳过操作。

注意:

只有机构管理员或超级管理员可以管理/编辑/删除机构联系人中的联系人。

联系人清零

可以选择“联系人清零”,以删除特定部分中的所有联系人并开始刷新。使用“联系人清零”选项后,您将无法恢复失去的联系人。 

 

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写信给我们:support@zohocorp.com.cn