整理 WorkDrive 存储空间的 9 个简单步骤

2022-09-23 151 阅读量 3 分钟 云盘儿
整理 WorkDrive 存储空间的 9 个简单步骤

    如果您每天在工作中产生大量数据,那么将所有数据组织起来可能是一项艰巨的任务。我们使用云的次数越多,我们创造的混乱就越多,这反过来又会降低我们的生产力。
    组织你的虚拟空间与整理你的物理空间一样重要。我们不会把一堆松散的文件塞进文件柜,对吗?同样,我们不应该在云存储中保留成堆的无组织文件。
    留出一点时间并整理您的云存储,以便您可以在需要时轻松找到并访问所需的确切文件。虽然我们知道没有一种正确的方式来整理您的文件,但我们推荐以下九个简单的步骤来整理您在WorkDrive中的文件

    1.优化您的团队文件夹

    组织您的团队文件夹是整理您的WorkDrive存储的第一步。您不必将所有用户和文件都放在一个团队文件夹中。为每个部门或项目创建单独的团队文件夹,添加相关团队成员,并无缝协作。
    根据上传、移动、重命名、回收站和恢复等操作分析用户对文件的活动。这有助于您及时了解文件的最新情况并让它们井井有条。您还可以决定谁可以创建公共和私人团队文件夹(仅限管理员或任何人)。

    2.自动转换文件

    当您将现有文件转换为Zoho Office套件格式时,它通常会保存原始文档并在您的WorkDrive帐户中创建一个新副本,从而生成同一文档的两个副本。
    为避免这种情况,WorkDrive可以选择自动将新上传的文档、电子表格和演示文稿转换为相应的Zoho Writer、Sheet或Show格式。这样,您的团队可以避免文件重复并立即开始处理文件。

    3.使用存储限制减少混乱

    每个员工都有自己的存储需求,而且这些需求会不时发生变化。这就是WorkDrive为您的整个组织提供单一共享存储的原因。为了尽量减少混乱,WorkDrive的存储限制选项可帮助您限制团队用户将不需要的文件保留在他们的“我的文件夹”中。如果需要,您可以限制存储空间以激励用户仅保留必要的文件。

    4.利用文件版本控制

    在许多团队中,多人处理一个文件,最终可能会创建同一文档的多个副本以保存不同的版本。WorkDrive的文件版本功能会自动将文档的所有版本保存在一个文件中。这不仅可以帮助您避免重复,还可以让您参考以前的版本而不会丢失新的更新。

    5.标记你的文件

    能够按时找到和访问正确的文件可以提高您的工作效率。个人用户可以根据优先级、状态或任务使用标签对文档进行分类,并将每个标签下的所有项目分开。

    6.用结构化的数据存储库战胜混乱

    如果每天添加多个文档,则保持团队文件夹井井有条可能会很困难。使用WorkDrive的数据模板,您可以在团队级别对文件进行分类。只需创建数据模板、添加自定义字段并将所需的文件和文件夹与其关联。这样可以更轻松地更快地搜索和访问文件。

    7.选择您的收藏夹

    如果您将比其他文件更频繁地使用某些文件,请将这些文件添加到您的收藏夹并无需任何额外步骤即可访问它们。

    8.管理垃圾数据

    整理云存储的一个重要步骤是永久删除不需要的文件,同时仍然能够恢复任何意外删除的文档。为了解决这个问题,WorkDrive引入了数据保留策略来管理您删除的文件。

    9.安排定期维护的时间

    除了这些组织云存储的简单方法外,我们还建议您创建一个维护计划,以使您的WorkDrive帐户保持整洁。这种预定的存储维护可以设置为一个月或一周中的特定日期,甚至是每天的特定时间。利用这段时间查看您的文件夹,将放错位置的文件移动到正确的位置,并为您的存储添加更多结构。

    如果您一直在避免数字化整理,因为这似乎是一个乏味的过程,我们希望本指南能帮助您入门。遵循这九个简单的步骤,您将踏上通往有组织的云存储空间的道路。

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