律师事务所使用WorkDrive管理和保护敏感文件的5种方式

2022-09-13 169 阅读量 3 分钟 云盘儿
律师事务所使用WorkDrive管理和保护敏感文件的5种方式

    大多数律师事务所在日常工作过程中创建和维护大量诉讼和交易数据。长期以来,这些法律记录以物理方式存储在称为red-well的文件袋或硬盘驱动器或笔式驱动器等存储设备中。
    物理存储设备可能会损害重要记录的完整性,因为它们容易被盗、错放和意外暴露。由于这个和其他原因,法律部门最近开始迁移到云来存储和管理他们的敏感数据。
    在本博客中,我们将探讨律师事务所如何使用WorkDrive等基于云的文档管理系统来组织和保护其敏感文件。

    1.创建虚拟工作区

    每个法律团队都由高级律师和合伙人组成,他们负责管理案件、在法庭上诉讼并为客户提供建议。他们需要一个集中的位置来存储他们的案例文件,以确保每个人都可以访问所需的信息。
    WorkDrive提供了一个共享空间来存储您的文件和研究,容纳您的律师,并在特定案件上实时合作。共享空间中的任何文件都会自动供您的团队使用,这意味着您无需单独共享它。
    为您的律师和员工设置精细的访问权限,并控制谁可以查看、创建、更新和删除文档。您可以随时更改他们的角色,并为他们授予对特定案例文件或文件夹的更高或更低的权限级别。

    2.共享、控制和协作处理案例文件

    许多律师事务所有多个部门,具有需要协作的特定职能。例如,诉讼部门可能需要交易部门对法律文件的意见。借助WorkDrive,诉讼部门只需“共享”具有相关访问权限的特定文件并与之合作。
    有时您必须就协议和索赔与外部顾问合作。在这种情况下,您可以创建自定义共享链接,其中包含密码保护、启用或禁用下载,甚至到期日期等选项。分别跟踪每个链接上的用户活动,并统计谁查看或下载了您的文件。
    共享文件后,用户可以一起编辑它,提供文件内评论,并“@mention”其他人以请求对特定文档的关注。这使律师、秘书和律师助理能够在世界各地进行实时协作,更快地完成文档并处理更多案件。

    3.快速查找和检索客户数据

    使用WorkDrive的智能搜索减少搜索案例材料的时间。快速查找包含文件或文件夹名称、相关关键字,甚至包含图像中的文本(OCR)和对象(OD)的文档。

    4.体验三维数据安全

    WorkDrive在文件、帐户和数据级别提供多种安全功能:
    文件级安全性:根据用户的角色为用户设置对文档的访问权限,并通过实时通知随时了解对文件所做的更改。您还可以跟踪对特定敏感文件或文件夹所做的更改。
    帐户级安全:设置强密码策略,启用双重身份验证,并限制不需要的IP以防止未经授权的访问。监控连接的设备,甚至远程擦除丢失或被盗设备中的数据。
    数据级安全性:WorkDrive在传输和静止时加密您的文件。此外,WorkDrive提供符合ISO27001、SOC2(服务组织控制)类型II、GDPR和HIPAA等行业标准的当今安全功能。

    5.利用无缝集成和扩展

    通过将WorkDrive与1300多个Web应用程序(如DocuSign、Evernote和Slack)集成,简化您所有业务应用程序中的信息。此外,您可以使用MicrosoftOfficeSuite创建和编辑文件并将它们存储在WorkDrive上,无需任何额外步骤。
    如果您是Gmail用户,您可以将电子邮件附件直接下载到您选择的WorkDrive文件夹中,也可以直接从WorkDrive将文件附加到您的电子邮件中,并通过访问控制进行共享。
    作为一名法律专业人士,您的道德义务是在使用云存储平台时为客户保密。这意味着采用保护措施并选择正确的文档管理解决方案来确保客户敏感数据的安全。
    WorkDrive为您提供了一个单一的内容平台来管理法律文件、提高效率并遵守最严格的隐私和合规标准,这样您就可以在降低风险的同时发展您的法律业务。

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