团队文档如何管理?

2022-09-05 139 阅读量 2 分钟 Yunfei
团队文档如何管理?

        团队在日常工作中通常会积累大量的文件,混乱的文档管理混乱,不仅使文件的日常使用变的更加繁琐,降低办公效率,还加大了文件面临的安全风险。因此如何进行更好更安全的文档管理是团队管理发展过程中需要考虑的。

在日常团队文档管理过程中我们需要考虑以下两点原则:

  1. 层次展现 —— 层次结构的文档存储和展现形式,使得文档更加容易查阅,方便文档的日常使用。
  2. 权限管理 —— 依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文件夹和文档管理人,对文档进行灵活的权限管理,使团队內部的使用需求得到满足。

在 Zoho 推出的企业级在线文件管理软件Zoho Workdrive 的文件管理功能模块设计上融合了这两大原则的理念,为企业提供优质的企业管理服务。

一、文件的层次性管理

在Zoho Workdrive中,文件的层次管理很好的体现在界面设计和文件存储中。您可以将团队文件分放至文件夹及其子文件夹中,并按项目、部门、作者或文件类型对文件进行排序管理,使团队文件井井有条,方便使用时的快速搜索。当然,Zoho Workdrive 也内置了高级搜索功能,可以通过文件名,标签以及关键词等即可对文件进行快速检索。

团队文件管理

二,文件的权限化管理

Zoho Workdrive配置了精细的权限管理功能,细颗粒度的权限管理不仅可以满足企业实际的业务需求、合规管理需求以及高效运作需求等。还可以增强团队文件信息安全性,防止企业机密文件的滥用,降低外泄可能性。

在文件夹创建时,团队管理员不仅可以设置文件夹开放范围,还可以自定义设置文件夹内成员的权限管理,为成员分配角色,灵活设置其访问操作权限,如仅查看,允许编辑,允许分享等等。

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