企业网盘中如何快速搜索文件

2021-03-03 23 阅读量 3 分钟 溯海
企业网盘中如何快速搜索文件

现在越来越多的企业采用企业网盘来存储文档和资料,而且现在市面上的企业网盘各种各样。在使用企业网盘过程中,很多用户会问到企业网盘中如何快速搜索文件的问题。但是无论是“标签”功能还是普通的“关键词搜索”功能,都是单层级的,比如下图中这样的多层级搜索需求,该如何实现呢?

这时,最好是可以对文件打多个标签,那么当搜索“设计组”+“宣传图”的时候,就会精准过滤出所需文件。这如何实现呢?

不妨看看用 Zoho WorkDrive企业云盘的高级过滤器 -数据模板功能来轻松解决这一难题。

这个过程涉及到3个步骤:

创建数据模板---对它添加自定义字段

把文件和文件夹关联到数据模板--就是把自定义字段的值填上,相当于给文件打多个标签  

用数据模板来搜索文件和文件夹--相当于通过多个子标签来过滤文件,在搜索栏里用

我们逐步来看。

#创建数据模板

1. 管理员点击“管理员控制台”--数据模板--创建数据模板,输入模板名称,比如“设计图”,点击“创建”。

2. 点击“添加自定义字段”,第一个字段,类型选成“选择”,字段名称输入“部门”,显示选择为“下拉菜单”,提供选择这里,分别输入3个选项:策划组、设计组、开发组。想让哪个选项默认显示就勾选它。点击“创建”。

3. 用同样的方法,再创建一个自定义字段“文件类型”,分别输入3个选项:原画素材、立绘素材、宣传图。

这个简单的数据模板就创建好了。

#关联数据模板

这文件是哪个部门出的,类型是什么样的,如实选择就行。点击“关联”。

#文件搜索

在顶部的搜索栏里,选择“数据模板”--设计图,添加条件:部门=策划组,并且图纸类型=原画素材,点击“搜索”。

那么符合这两个条件的文件就会被搜出来。

在这个流程中需要注意的事项:

♦“我的文件夹”里的文件和文件夹不能关联到数据模板

♦“草稿”状态的文件,不能关联到数据模板

♦不能一次选择多个文件/文件夹,进行关联/取消关联。

♦团队文件夹里具有“编辑”权限的成员才可以做关联操作,共享给你的文件也行。

♦业务版(就是最高版)才有此功能

♦创建好了,使用这个功能来搜索文件是所有成员都可以搜索。

♦每个团队最多可创建200个数据模板

♦同一个文件/文件夹最多可关联5个数据模板

♦每个团队最多可创建1000个自定义字段

现在,越来越多的企业需要企业网盘,如果您还纠结哪家的企业网盘比较好。不妨试一试Zoho WorkDrive,简化团队成员共享流程,直观的用户界面,操作起来简单方便。立即注册,免费试用15天。如果有任何问题,请拨打电话010-82738868或400-660-8680,我们的产品顾问期待与您进一步沟通。

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