WorkDrive 4.0 简介:提高生产力。高级数据管理:第 1 部分

2023-10-19 40 阅读量 5 分钟 云盘儿
WorkDrive 4.0 简介:提高生产力。高级数据管理:第 1 部分

一年前,我们发布了许多令人兴奋的功能,以应对 混合工作环境中数据可访问性和内容协作的挑战。我们相信WorkDrive 的功能应该将内容和人员聚集在一起,并确保他们无论身在何处都保持联系。

混合和分布式工作模式将在 2022 年成为主流,并将持续下去。我们的目标是扩展我们的功能版本和更新,以满足现代团队在生产力、协作、安全性、可用性和数据管理方面的需求。

WorkDrive 4.0 的功能旨在改进每个领域,提高团队效率和连通性。通过增强我们的核心能力,我们帮助组织将团队、内容和知识整合到混合工作环境中。

生产率

使用 WorkDrive Snap 减少长时间会议

小组会议在大多数办公室都很常见,尽管它们很少像团队领导者希望的那样富有成效。为了防止决策者在会议中被耽搁,以及文件被冗长的审查过程所耽搁,许多组织都选择异步通信。

作为冗长会议的替代方案和满足您通信需求的解决方案,我们向您介绍 WorkDrive Snap:我们基于视频的异步协作工具。WorkDrive Snap 将视频通话的强大功能与聊天的灵活性结合在一起。

WorkDrive Snap 提供多种录制选项(屏幕、视频和音频)以及 WorkDrive 灵活的共享选项特性。在工作时轻松记录、重播和共享信息,而不会降低工作效率。

想向您的团队介绍一个新项目吗?只需录制您的屏幕以及视频和音频。如果您想与您的团队分享官方或个人新闻,请单独使用视频和音频录音。您甚至可以录制音频以快速注释文件并分享反馈。

上下文评论功能更强​​大

对文档进行上下文评论可帮助您与团队协作并分享您的想法。有时,您可能会标记错误的用户或拼写错误的单词。现在,您可以编辑评论(而不是删除它们)来纠正错误。

协作和数据安全

外部共享链接的 OTP 身份验证

无论您是向客户发送发票还是向合作伙伴发送协议,安全的外部共享都是至关重要的。离开组织的数据必须受到保护。通过我们的新更新,您可以启用OTP 身份验证,并为外部共享文件添加额外的安全层。

将外部协作提升到新的水平

与您的外部客户协作,即使他们没有 WorkDrive 帐户!我们的新更新使他们能够安全地访问、评论、回复、@提及和下载您的外部共享文件。他们还可以在共享文件夹中添加和重命名文件,并且所有更改对你们双方都可见。您可以直接从您的帐户回复他们的评论并与他们协作。

数据管理

从中央位置管理所有共享项目

了解谁共享什么内容以及与谁共享内容对于组织至关重要。但跨多个共享文件和文件夹跟踪这些信息可能具有挑战性。通过我们的新更新,管理员可以从一个位置轻松查看、共享和管理所有共享项目。他们可以根据共享方法、收件人、文件位置和文档类型来过滤文件。

我们也为各个团队文件夹启用了此功能,这意味着您可以轻松查看特定团队文件夹的所有共享项目。这样,管理员和组织者可以快速找到共享的团队文件夹文档。 

我们相信数据管理是一个集体过程,每个人都可以发挥作用。现在,每个用户都可以在“我的文件夹”中查看和管理他们的共享项目,并跟踪他们共享的内容以及与谁共享。

转移活跃成员的文件和文件夹所有权

在组织中,有时您的队友会调动到另一个团队或离开公司。这可能会使工作流程变得复杂,尤其是当他们的“我的文件夹”中有重要文件(例​​如内容计划、营销策略或客户资料)时。无论是活跃、非活跃还是暂停的用户,您现在都可以查看他们的所有“我的文件夹”文档,并将文件所有权转让给您自己或团队中的任何其他活跃成员。这样,您可以确保重要文档得到保留和保护。

集成

由 Zoho WorkDrive 提供支持的 Bigin 文件柜

您是Bigin用户吗?如果是这样,我们有令人兴奋的消息要告诉您。您通过搜索一长串电子邮件来查找客户文件并将其手动上传到 CRM 的日子已经结束。我们与 Bigin 的集成使您能够为每个客户创建文件柜并将他们的所有文件存储在一个地方。

借助由 WorkDrive 提供支持的文件柜,您可以生成独特的链接来收集客户文件、配置工作流程以自动执行发送链接的过程、在文件上传时接收通知、使用 OTP 身份验证与客户安全地共享文件以及管理所有潜在客户以更有组织的方式。

在“Cliq”中共享 WorkDrive 文件

作为为 Zoho 用户构建统一文件系统的下一步,我们为您带来了 Zoho WorkDrive/Cliq 集成。  

您必须通过链接共享文件和文件夹并单独向团队外部的 Cliq 用户授予访问权限的日子已经一去不复返了。无论是与个人用户还是频道,您现在都可以直接从 Cliq 中共享您的 WorkDrive 文件并设置必要的访问权限。

对于各个用户和渠道,权限级别选项是不同的。 

直接从 WorkDrive 查看您的电子邮件

厌倦了搜索电子邮件线程来查找一条重要消息?我们的最新更新可帮助您 将重要的 Zoho Mail 电子邮件保存到 WorkDrive 并以 EML(电子邮件格式)保存副本。将电子邮件添加到 WorkDrive 后,您可以直接从您的帐户进行预览。该文件包含电子邮件内容以及其他详细信息。

团队文件夹分类的新方法 

大多数组织使用多个团队文件夹,每个文件夹都有不同的用途。无论您的文件夹是手动创建的还是通过集成创建的,对它们进行分类都可能非常耗时。如果您已将 Zoho Projects 或 Zoho Marketing Plus 与 WorkDrive 集成,您现在可以在 WorkDrive 帐户的左侧面板中 列出在 Projects 和 Marketing Plus 中创建的团队文件夹,以便您可以在正确的时间轻松访问正确的文件。

用户体验

基于树的导航

搜索公司的一长串文件或文件夹是一个令人厌烦的过程。WorkDrive 中新的基于树的导航选项使您可以更轻松地基于层次结构访问团队文件夹或我的文件夹中的文件夹,因此您可以在正确的时间快速找到正确的文件。

轻松复制和移动文件

通过新的更新,我们为您的 WorkDrive 帐户添加文件提供了无缝体验。现在,您可以使用键盘快捷键(根据操作系统进行更改)并拖放以轻松上传、移动和复制文件到您选择的文件夹。您只需在要添加文件的文件夹中拥有所需的权限即可。

更新不止于此!我们为您准备了更多内容。请继续关注本公告的第二部分。

Zoho WorkDrive企业网盘,深受国内外企业一致喜爱。为协同工作的团队在线管理文件。

欢迎咨询:400-660-8680转841。立即免费体验: https://www.zoho.com.cn/workdrive/

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