HRIS选择指南

2022-08-10 48 阅读量 9 分钟 Zhong
HRIS选择指南

什么是 HRIS 

人力资源信息系统,通常缩写为HRIS,是人力资源和信息技术之间的集成。它是一个集中式系统,可存储、跟踪和管理与您组织的人力资源运营相关的所有数据,包括员工人口统计、休假余额、出勤时间、医疗详细信息、福利、政策、计划等。从入职到出勤的一切都可以从一个平台进行管理,从而节省大量时间。

大多数人力资源专业人员使用 HRIS 来简化他们的工作流程并改善人员管理。所有重要的人力资源数据都可以在任何时间以适当的权限从任何位置访问。它简化并自动化了维护员工记录的过程,同时遵守与员工信息相关的所有法律。简而言之,它是端到端人力资源管理的综合解决方案。推荐阅读: HRIS是什么?

为什么 HRIS 很重要?

HR 电子表格不同,  HRIS结束了手动 HR 管理,并防止了不必要的错误和混乱。它使您免于浏览多个文件或文件柜以查找一条信息的痛苦。由于数据易于访问,因此可以在几分钟内轻松生成报告。这些报告可以让您全面了解您的组织,让您做出有意义的决定。此外,涉及员工流动的不同工作场所挑战, 给予适当的认可,多样性,绩效管理等等,可以在它们变得太大而无法处理之前解决。HRIS 不断更新最新的技术,帮助您和您的员工掌握 HR 流程。

"HRIS是什么"

HRIS 的类型有哪些?

根据功能,HRIS 大致分为四种类型,包括操作型、战术型、战略型和综合型。让我们更深入地了解每种类型:

   运营 HRIS

运营 HRIS 主要关注内部员工数据。它提供了做出重要人力资源决策和支持员工所需的所有数据。例如,员工人口统计数据可用于提高组织的多样性和包容性。

   战术 HRIS

战术性 HRIS 通常会提供数据来帮助您做出与招聘、工作设计、工作分析、培训和发展、员工认可等资源分配相关的决策。

   战略性 HRIS

战略性 HRIS 通过专注于其目标和使命来帮助组织战略性地发展和成长。它提供了有关特定组织的人力资源的清晰而详细的信息,这有助于劳动力规划。这适用于希望开展新业务的组织。

   综合人力资源信息系统

全面的 HRIS 是一个完整的集成系统,包含所有内容,包括 HR 文件、员工相关文件、招聘详细信息以及员工教育和经验详细信息。它是一个中央存储库,包含为劳动力做出决策所需的所有基本信息。

HRIS 有什么好处?

使用适当的 HRIS 可以为您的组织带来无数好处。它有可能改善组织中的人员管理流程。以下是 HRIS 可以帮助您的组织的一些不同方式:

   提高效率

通过适当的 HRIS,您组织的常规 HR 流程会变得更加准确和高效。通过自动化日常人力资源流程,您可以专注于更紧迫的问题,例如员工认可、离职、多样性、包容性等。添加、替换或更新数据也只需几个步骤即可完成。

   提升员工体验

人力资源技术不足会导致员工体验不佳。HRIS 允许员工通过其移动设备完成所有 HR 操作,从而无需使用不同的系统。总体而言,它简化了员工从入职到离职的每一步。

   减少文书工作

手动管理招聘、入职、绩效、出勤和休假涉及大量文书工作。HRIS 将每一个 HR 流程都放在网上。没有文书工作可以为您的组织节省成本和时间,让员工更有效率。HRIS 减少了人工 HR 流程造成的低效率,并防止重复工作。这减少了管理工作和成本。

   确保合规

有了 HRIS,您就不必担心合规问题。HRIS 供应商不断更新他们的系统,以帮助他们的用户遵守规则和法律。数据集中化和更少的错误意味着您的组织始终做好合规准备。例如,HRIS 供应商帮助组织符合 GDPR

HRIS HRMS 有什么区别?

更常见的是,术语HRMS(人力资源管理系统) HRIS 可互换使用,表示同一事物。但是,我们需要了解 HRIS HRMS 之间的一个基本区别。HRIS 是一个员工数据库,包含有关福利、出勤和休假的详细信息。HRMS 包括 HRIS 的功能,但也深入到人才管理。如今,大多数 HR 软件都是根据客户的需求进行定制的,无论它被称为 HRIS 还是 HRMS

企业何时需要 HRIS

了解您的组织是否以及何时需要 HRIS 软件非常重要。以下是可以从使用 HRIS 中受益的不同场景:

   越来越多的员工

当您组织中的员工人数少于 50 人时,您可以轻松地手动管理所有 HR 操作。当员工人数稳步增加时,在电子表格中管理员工数据和其他 HR 操作可能会很乏味,并且容易出现一些错误。过时系统造成的数据错误会导致合规问题和员工不满。这就是 HRIS 大放异彩的地方。使用 HRIS,您可以轻松有效地以有组织的方式存储与多个 HR 职能相关的数据。从您的员工那里收集数据并将其输入到 HRIS 中要容易得多。

   对不同的流程使用不同的系统

使用不同的系统来管理不同的 HR 职能,包括招聘、出勤、工资单等,可能会降低组织的生产力。您的员工不会喜欢必须登录不同的系统来完成他们的人力资源流程。这只会导致更多的问题。但是,借助集成的 HRIS,您和您的员工可以从一个平台完成所有 HR 任务,无需记住多个密码。当所有数据都在一个系统中时,您还可以更好地了解员工的性质和行为。

   缺乏员工经验

当您试图改善组织的员工体验时,HRIS 可以派上用场。许多人力资源主管将员工体验列为未来 2-3 年的首要任务之一。拥有自动化的人力资源系统将充分说明您的公司文化,这是员工体验的一个重要方面。通过开放人力资源和员工之间的沟通,它将导致更好的劳资关系。HRIS 还促进了透明度、问责制、沟通和协作,这些是员工体验的最重要驱动因素。

HRIS 中需要注意哪些功能?

HRIS 的功能将帮助您了解它将如何对您的组织有用。以下是 HRIS 附带的一些常见功能:

   入职管理

根据Wynhurst Group进行的研究,接受结构化入职培训的员工可能会在组织中停留超过三年。入职是 HRIS 的基本功能之一。它允许员工在线完成所有必要的文书工作,从而为员工提供了良好的入职体验。自动通知会发送给新员工,以指导他们完成每一步。可以创建工作流以根据您的组织需求自定义流程。

   数据库管理系统

HRIS 将所有重要的员工数据存储在一个平台中,并帮助您保持井井有条。即使您不在办公室,它也可以让您找到所需的确切信息。HRIS 还通过允许员工查看与他们相关的信息来提高数据安全性。只需几个步骤即可使用员工数据生成报告。

   员工自助服务

HRIS 通过允许他们跟踪、更新和管理他们的数据来增强您的员工的能力。它允许他们添加和编辑他们的个人信息。他们可以在不依赖人力资源部门的情况下访问基本信息,并且可以直接从他们的移动设备上标记他们的出勤情况并申请休假。

   考勤管理

HRIS 自动化并简化了休假管理考勤管理,防止使用多个电子表格。HRIS 中的考勤跟踪器可以与生物识别设备集成,以使数据更加准确。员工缺勤可以轻松转换为请假,防止出勤数据出现不必要的混淆。休假政策也可以根据您组织的位置进行定制。

"考勤管理"

   工资管理系统

使用具有工资管理系统 HRIS 可以为您的组织创造奇迹。由于工资单和考勤管理是集成的,因此工资单处理变得更加容易。HRIS 生成报告以指示每个员工的确切工作日数和小时数。包括工资单、投资声明和报销单在内的重要文件可以与其他文件一起存储在一个平台中。

   绩效管理

使用 HRIS,您可以轻松进行员工的绩效管理。可以定期进行绩效评估,以提供全年的持续反馈。自我评估可以毫不费力地执行。可以创建目标来帮助员工获得方向感。可以生成绩效报告来分析和改进组织的整体绩效。

   移动应用

HRIS 移动应用程序可以 帮助您和您的员工在旅途中完成大多数 HR 职能。所有信息都可以随时随地访问。员工可以提交他们的请求,经理只需点击几下即可提供批准。

如何选择合适的 HRIS

考虑到可用选项的数量,选择正确的 HRIS 对您的组织来说可能有点难以承受。有必要做出满足您组织的人力资源需求的选择。以下提示将使您的组织的 HRIS 选择过程变得简单有效:

   了解您的组织

在寻找 HRIS 供应商之前,了解贵组织的 HR 需求和长期计划至关重要。与您的团队和其他员工交谈,了解您的人力资源运营面临的问题以及它们如何影响您组织的发展。可视化您希望通过 HRIS 实施实现的那种结果。考虑您组织的招聘模式,并评估您当前的公司文化,以确保 HRIS 适合。所有这些都将使您对所选 HRIS 的期望有一个基本的了解。

   召集你的团队

为您的组织选择合适的 HRIS 是一项艰巨的任务,它不能基于一个人的决定。收集利益相关者、人力资源专业人员、IT 专业人员、薪资员工、报告经理和某些将使用它的员工的意见。您还应该包括您的法律团队,以了解 HRIS 是否确保遵守各种法律。这将帮助您从不同的用户那里获得观点。如果您跳过此步骤,您的员工很可能不喜欢 HRIS 或发现它难以使用。确保在每个阶段都与您选择的团队合作。

   做广泛的研究

这是 HRIS 选择中最重要的步骤之一。市场上有几家 HRIS 供应商。列出那些提供符合您组织需求和目标的产品的知名 HRIS 供应商。花时间收集有关每个供应商的详细信息。当您入围供应商并评估这些功能是否会帮助您的组织克服现有的人力资源挑战时,请务必切合实际。确保所选选项在分配的预算范围内。

   联系服务提供商

仅从互联网收集的信息不足以做出购买决定。安排与每个 HRIS 供应商的面谈,以清楚地了解他们的产品。请求现场演示并注册免费试用。确保团队中的所有成员都参加演示会议。获得实践经验将帮助您评估该产品是否适合您的组织。此外,尝试评估供应商是否提供及时和有用的支持,以防出现任何问题。

   做出正确的选择

到目前为止,您几乎可以为您的组织选择合适的 HRIS。与您的团队讨论并通过将 HRIS 功能与预算和您的组织需求进行比较来得出结论。一旦您准备好采取重大行动,请与选定的供应商交谈并讨论迁移。确保您的员工对 HRIS 有清晰的认识并为迁移做好准备。实施后,花时间给他们一个清晰的演示,解释 HRIS 的每个模块。例如,出勤规范化的混乱是许多组织面临的主要人力资源问题之一。与您的员工和相关的人力资源专业人士讨论,了解如何使用 HRIS 提高出勤率。

   再次评估您的选择

实施结束后,鼓励员工使用所有功能。大约一个月后,进行一次简短的调查,看看您的员工是否认为该系统有用。重新召集团队,了解 HRIS 是否帮助他们克服了已经讨论过的人力资源挑战。

结论

在选择 HRIS 时,必须确保它符合您组织的 HR 需求。当实施的 HRIS 不适合您的员工和组织时,它可能会损害您组织的底线。在购买 HRIS 之前,请了解随之而来的好处和功能。

Zoho People HRIS,能够将您的人力资源流程提升到新的水平,它可以根据您组织的需求进行定制,并且可以创建工作流来简化您的日常人力资源任务。在此处了解有关我们HRIS 的更多信息

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