为什么要让人力资源实现自动化?

每个成功的公司背后,必定有一个高效强大的人力资源部门,他们会尽自己最大的努力“招兵买马”,为公司提供源源不断的新鲜血液和优秀人才,以此来让公司的发展始终强劲,确保实现公司目标。

我们都知道,人力资源部门的工作不仅仅是招聘人才,还包括管理员工信息、管理公司考勤、处理员工薪资与福利、衡量员工绩效等等。我们曾多次提到,无论公司、企业规模大小,按需选择一款适合自身的HR软件,可以帮助许多任务和活动实现自动化,将会很大程度的降低公司运营成本,这也是为什么要让人力资源自动化的原因。

1.自动化入职流程——提升新员工对公司的第一印象

曾经的一项研究表明,一个员工是否会在公司内长期任职,从他入职的90天以内就可以确定了。据统计,即使是在财富500强以内的公司员工,两年内离职的员工甚至都占到一半以上。

新员工入职公司的第一印象非常重要,顺利愉悦的入职流程可以降低人员离职的概率。但是,新员工入职的工作包含了许许多多,例如制作入职表格、劳动和薪资合同、IT系统分配以及新员工培训等等。这些工作几乎无法在一天内全部安排妥当。但借助自动化则会大有不同,你可以构建工作流以触发多个操作。例如,自动认证身份并发送IT设备、为员工提供直接添加或编辑其个人数据的权限等等。这简化了新员工的入职流程,并减少了招募新员工的时间。

2.花更少的时间来管理考勤

考勤管理在现代科技手段之下,已经不再是一个令人头疼的问题。我们需要考虑的是,如何让考勤管理更加简单高效,并且能够准确无误。自动化工具可帮助跟踪和计算员工考勤时间,而HR需要做的仅仅是在月末对其进行审核,并一键生成工资单或账单。当然,也可以通过配置多级审批来实时完成。时间不仅可以节省,而且可以提高生产力。

3.快速处理日常事务

当一个公司规模逐步扩大,HR的日常任务也会变得零碎繁杂。例如,一个员工需要请假处理个人事务,传统的方式是通过口头、假条或者是邮件来进行。但是现在,每个员工的请假需要进行多级审批来管理,该怎么办?或者人力资源部遗漏了申请邮件该怎么办?这样的过程将会变得非常耗时,面对大量的请求更会让人无从下手。

因此,将日常事务进行自动化处理,更能提高HR的工作效率,也不用担心出错。

4.授予员工一定的自助权力

每个员工都有不同的要求。比如有些差旅任务,必须提交差旅申请并以及费用报告。再比如,有的人可能会不断联系人力资源部门以更新其个人和专业信息。随着组织的发展,将有越来越多的员工需要人力资源协助。手动管理数百个不断变化的员工数据和其他请求一定会非常困难。

如今,人力资源系统使员工可以自己管理所有这些活动。例如,一名员工直接在HR系统上申请内部培训。人力资源可以创建工作流程,以在完成工作后自动将培训详细信息添加到员工记录中。这样,员工就可以得到授权,并大大减轻了人力资源负担。

5.集成,让自动化无限畅想

自动化是第三方集成的关键。借助API(应用程序编程接口)和Webhooks,可以轻松交换信息并将其传达给任何第三方应用程序。例如,当差旅费记录被批准时,即时通知将发送到会计软件以处理报销。在组织使用多个系统来管理其HR活动的情况下,此方法也很有用。

让公司人力资源实现自动化,以减轻人力资源部门的压力,从而使HR可以留出更多的精力在员工保留、提升以及其他更加复杂的工作中。


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