任务：概述

个人任务

有时，您处理的任务可能不需要团队合作。您可以将这些通常需要自行处理的工作添加到个人任务中。例如，假设您必须向客户发送电子邮件回复或购买新的笔记本电脑充电器。您可以在个人任务下添加这些任务。

• 通过单击左窗格中的个人任务视图，可以找到所有个人任务。
  
• 您可以将个人任务分配给任何组织成员。
  
• 理想情况下，个人任务只对您和每个相应任务的代理人可见和访问。但是，如果您希望您的同事参与您的任何个人任务，您可以使用为每个任务提供的添加受邀者功能。这将使受邀者能够查看、点赞和评论您的个人任务。
  

群组任务

当您作为群组成员处理一个项目或其他任务时，让团队中的每个人都能访问与该项目相关的所有任务会很方便。这将帮助您避免冗余工作、补充沟通中的缺失之处，并有效地管理工作项目。要创建群组任务，您需要一个 Streams 群组，并将所有相应成员添加到其中。准备好群组后，您可以轻松添加任务并将其与相应的群组关联。 

进一步了解群组任务

• 将任务添加到群组时，组的所有成员都可以查看、点赞、跟踪和评论任务。
• 任何群组成员都可以邀请机构用户（不属于群组但属于机构成员）查看任务。此权限取决于任务所有者是启用还是禁用了拒绝其他受邀者选项。
• 群组任务的受邀者只能查看该特定任务并与之交互。他们无法访问或查看添加到群组中的任何其他任务。
• 群组任务可以分配给组织中的任何成员，即使他们不属于相应的群组。
• 您可以将任务复制或移动到其他群组。您甚至可以通过选中包括评论选项来选择移动原始任务上的评论。
• 群组中具有不同角色的成员将获得不同级别的群组任务编辑权限。

  	编辑父任务*	编辑子任务*
  群组管理员	是	是
  任务所有者	是	是
  父任务代理人	是	是
  子任务代理人	无	是
  群组成员	无	无
  机构成员（父任务代理人）	无	无

  * 编辑父任务和子任务的权限包括编辑任务的描述、标题、截止日期、优先级和重复设置等选项。

子任务

当任务较为庞大且需要委派时，您可以将它们拆分为多个子任务。

例如，假设您必须向客户提供销售演示文稿，并且为此添加了一项任务。但是整体演示涉及文案作者创作的内容、插画师的设计以及客户团队的安排。您可以将这些作为子任务添加，并向每个可以跟踪进度的子任务添加一名代理人。

• 您可以在个人任务和群组任务中添加子任务。
• 您可以为每个子任务分配一个单独的用户作为代理人。代理人可以是机构中的任何成员，如果任务是群组任务，此人不仅限于群组成员；如果任务是个人任务，则不限于您。
• 对于群组任务，如果子代理人是群组成员，他们可以编辑子任务 - 设置优先级、截止日期、添加描述等。

重复任务

某些任务可能会以特定频率不断重复执行。您不必每次都添加新任务，而是只需添加一个重复任务。例如，您可以为报告生成、账单付款、工时表提交等任务创建重复任务。您可以在每日、每周、每月和每年重复一次之间进行选择，还可以选择其他重复模式选项。

任务：基本要素

在任务中协作

同事之间的协作是充分发掘机构增长潜力的基本要素。Zoho Mail Tasks 可帮助您促进机构内各方之间的协作，并通过社交媒体风格的讨论设置使其保持交流的趣味。

• 您可以邀请机构中的任何人加入您的任务，即可其一起工作。
• 虽然受邀者无法编辑任务，但他们可以通过对任务进行点赞和评论来参与。
• 除了任务所有者和代理人之外，受邀者还可以邀请用户加入相应的任务。
• 您也可以通过在任务的评论部分中 @提及用户来邀请用户。
• 如果要与群组共享任务，可以在评论部分标记群组。完成此操作后，所有群组成员都可以查看任务并进行协作。

类别

大量任务总是很难管理，不管是个人任务还是群组任务都是如此。要克服这一挑战，您可以使用类别选项。类别类似于可帮助您组织任务的文件夹。您可以在包括个人任务在内的任何群组下创建类别。创建后，您可以将类别与任何新的、现有的或已关闭的任务相关联。

例如，假设您正在一个名为“营销”的群组中开展两个不同的项目 — 传统营销和在线营销。要明确划分任务，可以创建两个类别，然后将各自的任务与它们关联起来。

标记或标签

有时候，您可能会在不同的项目中从事同样的工作。例如，假设您要写两篇博客文章，一篇用于 Zylker Travels，另一篇用于 Zylker Tech。在这种情况下，您可以创建一个标签并将您的任务与它关联起来。这将使您能够根据任务的工作性质来识别任务，以保证更加有序。

类别与标签

您可以在单个任务中同时使用类别和标记。

优先级

您添加的各个任务的权重并不相同。有些任务要比其他更重要。在这种情况下，最好设置优先级以更轻松地确定要优先执行的任务。Tasks by Zoho Mail 许您为每个任务分配优先级（高、中和低），以便不断提醒您哪些任务需要立即关注。

任务状态

在您处理许多任务时，很难记住，哪些任务处于暂停状态，哪些任务已完成等等。为了清楚起见，最好为您的任务设置状态。默认情况下，在 Zoho Mail Tasks 中有两种状态：打开和关闭。但是，除了默认的状态之外，您还可以添加自定义状态并为其关联颜色，以便于识别。

您为特定群组创建的状态只能在该群组中使用。例如，如果您在个人任务中创建名为“进行中”任务状态，则该状态将仅适用于个人任务中的任务。要为群组添加自定义状态，您必须是相应群组的审核者。

开始日期

要确保在正确的时间完成任务，必须知道何时开始任务。Zoho Mail Tasks 允许您设置开始日期，从而更轻松地更好地管理工作。

截止日期

虽然有些任务可以等待，但有些任务需要在设定的日期完成。对于要在特定日期完成的此类任务，您可以设置截止日期。除了使您能够轻松跟踪任务之外，如果任务在截止日期之前没有被标记为完成，设置截止日期后，系统还会向您发送逾期通知。

提醒

当您在多个任务之间切换时，很容易忘记其中的一些任务。在这种情况下，您可以事先设置提醒。输入要收到提醒的日期和时间后，您可以选择以通知和/或电子邮件的形式获取提醒。

• 提醒电子邮件和/或通知将同时发送给任务所有者和代理人。
• 您可以选择在错过截止日期的情况下，接收逾期通知。尽管此选项仅在您设置了“截止日期”时才有效。

任务描述

在“描述”部分中，您可以添加有关任务的更多信息。例如，假设您必须写一篇博文，但可以用来做研究的链接不多，灵感也很少。您可以在描述中将它们全部写下来，以供以后参考。有权查看任务的任何人都可以看到您添加的描述。这包括群组成员、主任务和子任务代理人以及受邀者。

附件

有时候，仅仅描述可能不足以表达您对任务的所有想法。在这种情况下，您可以使用附件功能将小于 10 MB 的文件插入到任务中。您添加的附件将对小组成员、主任务和子任务代理人以及受邀者可见。您可以单独下载这些附件或以 Zip 格式下载，将它们添加到 WorkDrive，通过 Cliq 转发它们等。

任务时间轴

当您处理具有多个代理人的任务时，可能会有人更新或编辑了您手头的任务。例如，您可能会发现截止日期发生变化、提醒有更改、描述与您最初的文字不同，甚至任务已被标记为完成。在每个任务底部可用的时间轴中，我们会记录谁更新或编辑了任务、任务更新的时间以及任务的哪些细节发生了更改。