随着灵活的工作条件变得越来越流行，越来越多的企业更加需要自动化和数字化的人力资源运营。这就是越来越多的组织开始实施 HRIS来标准化、简化和自动化其内部 HR 流程的原因。但，什么是HRIS？在本文中，ZOHO为您分解HRIS基础知识。
HRIS 代表人力资源信息系统，它是一种软件解决方案，允许人力资源团队从一个集中的应用程序管理他们的所有人力资源运营。借助 HRIS，您和您的员工可以在线执行所有 HR 任务，无需进行日常活动的纸质文件和体力劳动。此外，顾名思义，它可以帮助组织跟踪、维护和存储所有重要的人力资源信息和数据。这包括有关员工、入职、员工绩效、福利等的数据。这提高了数据可访问性，杜绝了数据输入错误和合规问题，并为决策和规划提供了宝贵的见解。
拥有 HRIS 意味着您不再需要花费数小时来完成和组织与人力资源运营相关的所有文书工作。它有几个模块，如入职、员工自助服务、人员分析、考勤和休假、数据管理、绩效管理和工资管理，以自动化所有日常人力资源任务。这些模块可以根据您的组织的需要进行定制，这意味着您的员工不必在不同的应用程序中随机切换来完成他们的工作。
HRIS 可以安装在组织内部，也可以从云端部署。许多组织选择基于云的 HRIS，因为它就像租用服务一样，这意味着供应商将提供对维护 HRIS 的完整支持。
HRIS系统的关键要素是什么？
HRIS 是基于两大基本要素构建，奠定了员工和政策管理的基础，以提高整体的组织效率。
1、组织结构
从结构的角度来看，HRIS 覆盖角色、职能和报告等层次结构。HRIS 通过定义组织结构提供了可识别的问责制以及实施运营功能和一致性的途径。
合适的 HRIS 可助力企业实现人岗匹配以应对业务挑战。通过自动化和一致性管理招聘数据，HRIS 可帮助企业培育具备合适技能并在合适的职能和结构下工作的员工，以实现您的战略目标。
2、员工数据管理
HRIS 类似于客户关系管理，不同的是它在雇主/雇员的设置中提供每个员工的全面视图，包括姓名、地址、聘用日期、薪酬、福利选择等。有了正确的数据，您就能够更好地与员工建立联系，帮助他们制定职业规划、寻找合适的培训并将他们的表现提升到全新的水平。
HRIS 支持自动化和标准化的记录保存、报告和自助服务功能，可确保信息管理更加准确及保持更新，便于员工使用的同时也提高效率。
HRIS系统有什么好处？
人力资源信息系统的用途之一是为人和资源规划建立人事档案。人事档案既可以用来估计劳动力的知识、技术、能力、经验和职业抱负，又可用来对未来的人力资源需要进行预测。这两种信息必须互相补充，否则对人力资源规划是无用的。例如：如果不以组织内现有人员状况为基础作出的预测，显然对组织是无用的。并且我们也只有对未来人员的数量、技术及经验等有所了解，方能制定行动规划去解决预计的问题。
人力资源信息系统的用途之二是通过人事档案对一些概念加以说明。如晋升人选的确定、对特殊项目的工作分配、工作调动、培训；肯定性行动规划和报告、工资奖励计划、职业生涯计划和组织结构分析。这些工作的完成都必须依靠人力资源信息系统。
人力资源信息系统的用途之三是可以为领导者决策提供各种报告。如用于日常管理的工作性报告：包括岗位空缺情况、新职工招聘情况、辞职情况、退休情况、提升情况和工资情况等。还可以向政府机构和一些指定单位提供规定性的报告和用于组织内部研究的分析性报告，以表明劳动力在各个部门或各管理层次上的性别、种族和年龄分布，按消费水平划分的雇员福利情况，也可表明录用新职工的测验分数与工作绩效考核分数之间统计关系的有效性研究等等。
总之，人力资源信息系统，是人力资源管理中的一项基础性工作，它可为决策者提供许多必不可少的决策信息，使管理和决策更加科学化和更符合实际。
如何选择合适的HRIS？
1、了解组织
在寻找HRIS供应商之前，必须了解组织的人力资源需求和长期计划。这个过程中不仅仅要询问人力资源部门的想法，也需要征求员工的意见，以了解当前所面临的问题，以及 如何解决它们并让公司得到成长。比如考虑组织的招聘模式，并评估当前的公司文化，以确保HRIS合适。
2、做广泛的研究
这是选择HRIS时最重要的步骤之一。市场上有多家HRIS供应商，列出那些提供符合公司需求和目标的产品的知名HRIS供应商，并花点时间收集有关每个供应商的详细信息。当选择供应商并评估这些功能是否可以帮助公司克服现有的人力资源挑战时，一定要制订合理的预算，确保所选的选项在分配的预算之内。
3、做出正确的选择
与团队讨论并通过比较HRIS功能与预算和您的组织需求来得出结论，确保员工对HRIS有清晰的认知，一旦准备就绪，即可开始实施。随后，也需要花一定的时间去培训员工，让管理者和使用者都能顺畅的使用HRIS系统。例如，你可以和HR讨论，如何使用HRIS来让考勤管理更加科学高效，如何快速的查看员工绩效报表等等。
4、再次评估
实施结束后，鼓励员工使用所有功能。一段时间后，需要进行简短调查，确认员工是否认为该系统有用，同时也需要再次与实施团队进行讨论，以了解HRIS是否帮助他们克服了所讨论的人力资源挑战。
为什么使用云 HRIS 系统？
与本地部署相比，在云中部署 HRIS 有更多优势，包括：
1、易于扩展
在云中，您可以根据业务需求的变化轻松进行扩缩，此外，还可以在加强或缩小运营时获得更大的财务灵活性并更好地管理成本。
2、与资本支出相比，更好地控制运营支出
在云中部署 HCM 意味着您只需为所使用的内容付费，而无需投资于昂贵的基础设施。因此，涉及的费用是运营而非资本支出。
3、快速轻松地获得创新
由于云中的开发和部署非常迅速，因此您可以更快地进行升级和获得创新。
为什么选择 Zoho People 作为您的 HRIS 系统？
Zoho People 人力资源信息管理系统是一款云端HR软件，这款精心打造的在线人事管理系统有一套完整的人力资源管理流程，涵盖了人事管理中的全部内容，Zoho People的HRIS系统可帮助您进行端到端的人力资源管理，包括招聘、绩效管理、学习与发展等，您可以根据组织的需要对其进行自定义，并且可以创建工作流以简化常规的HR任务。
总结
HRIS 是一个端到端的软件系统，可以由人力资源专业人员进行定制和优化，以满足其组织的所有人力资源需求。它可以改善组织中员工的管理方式，从而降低人员流动率。查看HRIS选择指南，了解如何为您的组织选择合适的 HRIS。
Zoho People的 HRIS，通过自动化和简化最大的人力资源挑战，让组织能够轻松管理员工。它非常有效地管理员工数据，并为您提供为您的员工创建更好的人力资源计划所需的分析。
