如何利用蓝图直接开展客户服务?

2023-11-23 25 阅读量 3 分钟 courage
如何利用蓝图直接开展客户服务?

简单地说,流程就是按顺序执行的一系列操作过程。每项行动都有一个结果,而这个结果又会成为该序列中下一项行动的输入。客户服务流程的建立目的是为了保持一致性、提高效率并帮助组织管理规模。不过,在实际操作的过程中,他们会遇到各种困难:贯彻执行有困难、跨职能协作障碍、基础设施不一致、责任划分不明确。

如何利用蓝图直接开展客户服务?先建立流程跟进、实现跨职能协作、确保完整的背景、明确责任。

1、会遇到哪些困难?

1)贯彻执行有困难:  

公司会对员工进行流程培训,但通常情况下会出现很多人为错误。从而导致信息遗漏,客户的时间被浪费等问题的出现。

2)跨职能协作障碍:  

当多个团队共同完成一个项目流程时,会遇到各种各样的障碍。可能团队的每个成员对流程有不同的理解,导致沟通遇障,进而影响客户体验。

3)基础设施不一致:  

如果没有保持一致性的基础设施,流程就会变得无效和不完整。从而使得客服人员可能会错过他们日后需要的关键信息。(延伸阅读:为什么小型企业需要工单管理系统?

4)责任划分不明确:  

如果没有授权的利益相关者,就很难跟踪有关工单的重要事实。蓝图可以助您轻松跟进工单,确定工单处于流程的哪个阶段,并找出谁对工单的进一步进展负责。

2、Zoho Desk如何解决?

想要解决以上问题并不是一件容易的事情,企业可以通过将服务流程集成到软件工具中,从而带来更简化的方法,并最大可能地减少人为错误。Zoho Desk工单管理系统中的蓝图可以帮助您实现这一目标。它可以解决上述问题,同时让流程管理具有情境意识。

1)跟进:

一旦您建立了流程并培训了相关人员,蓝图将确保满足所有标准,并且不会有任何差错。

2)跨职能协作:

蓝图与跨职能流程兼容,可让工单在企业内的不同部门/团队间轻松流转。它还能确保您跟踪每张票据并解决瓶颈问题。

3)完整的背景:

通过规定流程每个阶段所需的行动,蓝图可确保正确填写所有记录,并在每个阶段都能获取收集背景信息所需的信息。

4)明确责任:

使用蓝图,很容易看出在任何给定的时间内谁负责推进工单。工单自动转移时,不需要员工每次都重新分配。

  • Zoho Desk的“蓝图编辑器”,让您直观地构建业务流程,明晰地让流程按照规定好的进行。
  • 用Zoho Desk的“蓝图”功能定制独特的业务流程,让任务轻松完成。
  • 用“蓝图”明确每个人的任务,责任到人,无需额外的人员监督,也能确保流程的正常进行。
  • 蓝图能够细致入微地帮助新人在具体行动中学习,不必再拿出专门的时间进行培训。 

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