为什么符合 HIPAA 标准的电子邮件平台对您的业务至关重要

2022-04-19 90 阅读量 5 分钟 Yunfei
为什么符合 HIPAA 标准的电子邮件平台对您的业务至关重要

符合 HIPAA 意味着强制执行一套普遍接受的安全标准,以保护医疗保健行业的信息。违反 HIPAA 可能会导致民事处罚和罚款,具体取决于严重程度。某些类型的违规行为也可能导致刑事处罚,其中可能包括入狱。

数字安全对于 HIPAA 合规性至关重要,这意味着您公司的电子邮件平台必须使用适当的保护措施。 Zoho Mail提供了一个强大的电子邮件平台,该平台也符合 HIPAA。无论您经营的是小型企业还是企业,Zoho Mail 都可以根据您的业务及其合规性需求进行扩展。

HIPAA 基础知识  

健康保险流通与责任法案 (HIPAA) 于 1996 年签署成为法律。它要求美国卫生与公众服务部 (HHS) 颁布保护某些类型健康信息的隐私和安全的法规。

HHS 随后创建了HIPAA 安全规则和HIPAA 隐私规则。

隐私规则,也称为个人可识别健康信息隐私标准,提供了保护公民健康信息的标准。安全规则或电子受保护健康信息保护安全标准提供了一套国家安全标准,用于保护电子形式的健康信息。根据安全规则,您的企业电子邮件必须受到保护。

谁是安全规则下的涵盖实体?  

涵盖的实体包括健康计划、医疗保健票据交换所和医疗保健提供者,如独立的牙科提供者或医生办公室。幸运的是, 存在用于确定您是否受 HIPAA 覆盖的工具。

哪些信息受 HIPAA 保护?  

隐私规则保护个人可识别的健康信息,也称为受保护的健康信息 (PHI)。安全规则保护由涵盖实体以电子方式创建、接收、维护或传输的健康信息。重要的是,安全规则不适用于口头或书面传输的 PHI。

你怎么能遵守规则?  

安全规则要求相关实体保持合理和适当的管理、技术和物理保护措施,以保护电子 PHI (e-PHI)。

此外,安全规则灵活且可扩展,允许受保护的实体检查自己的需​​求并根据其规模做出适当的响应。重要的是,该规则没有规定任何具体措施,而只是要求实体根据组织的能力审查和修改安全措施。

涵盖实体还必须参与风险分析和管理。这意味着评估与 e-PHI 相关的潜在安全风险,实施安全措施以降低风险,记录和证明措施,并保持持续、合理和适当的安全保护。

涵盖实体还必须实施某些行政、物理和技术保障措施。

请记住,HIPAA 合规性的最重要方面是安全和隐私规则下的规定。这些规则优先于相互冲突的州法律,创建了一个强大的框架来帮助更好地管理 PHI,并且适用于各种规模的公司。

为什么您需要符合 HIPAA  

HIPAA 有助于保护个人的健康信息,并鼓励公司开发能够使患者护理更好、更高效的新技术。

HIPAA 合规性是管理企业声誉的关键。毕竟,不符合 HIPAA 可能会给您带来法律麻烦,这对公司的形象从来都没有好处。

HIPAA 违规及其后果  

HHS 的民权办公室 (OCR) 执行隐私和安全规则。HIPAA 调查通常从投诉开始;从那里开始调查可能的违规行为。如果涉嫌犯罪,则将其转发给司法部。司法部可以接受此案,也可以将其退回 OCR。

如果没有发现任何刑事违法行为,OCR 可以发出处罚 并正式认定违法行为。很多时候,OCR 只是提供技术援助以确保遵守法规。在许多情况下,可以达成自愿合规、纠正措施和其他协议,而不会产生进一步的问题。

民事和刑事处罚  

如果需要民事或刑事处罚,后果将取决于违规的严重程度。根据罪责的程度,可能适用最低和最高处罚。此外,处罚是根据组织犯下的违规次数来衡量的。

民事处罚  

违反 HIPAA 的民事处罚分为四个级别。对于一个日历年内所有相同的违规行为,最高罚款为 150 万美元。

有罪

每次违规的最低罚款

每次违规的最高罚款

年度上限

1. 没有知识

100 美元

50,000 美元

25,000 美元

2. 合理原因

1,000 美元

50,000 美元

100,000 美元

3.故意疏忽,及时纠正

10,000 美元

50,000 美元

250,000 美元

4、故意疏忽,不及时纠正

50,000 美元

50,000 美元

1,500,000 美元

通常,在考虑处罚时,OCR 会评估以下因素:

  • 受影响的人数

  • 违规造成的损害程度

  • 任何合规或不合规历史

  • 组织的规模和财务状况

  • 罚款是否会危及该组织继续提供医疗保健的能力

和解通常将纠正行动计划与货币支付结合起来。

刑事处罚  

刑事处罚比民事处罚少得多,但仍然可以发布。根据 OCR,在以下情况下可能会受到刑事处罚:

“违反隐私规则故意获取或披露个人可识别健康信息的人可能面临最高 50,000 美元的刑事处罚和最高一年的监禁。如果不当行为涉及虚假借口,刑事处罚将增加到 100,000 美元和最高 5 年监禁;如果不当行为涉及意图出售、转让或使用可识别的健康信息以谋取商业利益、个人利益,则刑事处罚增加到 250,000 美元和最高 10 年监禁。获得或恶意伤害。司法部负责根据隐私规则提起刑事诉讼。”

避免这些处罚很重要,因为可能会被判入狱和巨额罚款。

违法行为的社会后果  

除了违反 HIPAA 的民事和刑事处罚外,还有社会成本。HIPAA 的存在是为了保护所有美国人的隐私权。确保您选择合规的工具和软件有助于您提供更好的医疗保健并确保个人身份信息的安全。

Zoho Mail 如何帮助您遵守 HIPAA

选择正确的电子邮件服务可能很困难,但 Zoho 是处理 e-PHI 的企业和涵盖实体的理想选择。

隐私和安全  

Zoho Mail 符合 HIPAA且高度安全。Zoho 的安全性采取物理和数字安全措施的形式。Zoho 的数据中心配备了 24/7 全天候监控和生物特征认证,以防止未经授权的进入。在数字安全方面,每封电子邮件都是加密的。通过保护您公司的通信,Zoho 帮助您遵守法律。Zoho 的解决方案可根据您公司的需求进行扩展。

电子发现和保留  

合规性还涉及能够复制文档和生成报告。请记住,即使您遵守 HIPAA,您仍然可能需要提取数据来证明您的合规性。Zoho eDiscovery 功能让这一切变得简单。电子邮件保留意味着您可以在需要时跟踪、保留、搜索和发现您的数据。

如果启动调查,您可以轻松搜索、缩小范围并导出必要的信息。您甚至可以生成审核日志来跟踪整个过程中的活动。

HIPAA 合规性——结论  

自从法规首次签署成为法律以来,HIPAA 合规性变得更加复杂。幸运的是,正确的软件使合规变得轻而易举。Zoho Mail 是一个高质量、具有成本效益的平台,可帮助您保持 HIPAA 合规性以保护数据并避免民事和刑事处罚。


获得完整的 Zoho 优势:您现在可以通过注册Zoho Workplace 或 Zoho One来使用 Zoho Mail 以及 Zoho 提供的广泛产品套件 。

作者简介:加里·史蒂文斯

Gary Stevens 是 Hosting Canada 的首席技术官,该网站提供有关托管服务的专家评论并帮助读者建立在线业务和博客。

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