文档管理应该注意什么?

2022-11-11 129 阅读量 2 分钟 J

对于文档管理而言,除了最基本的安全性外,在选择文档管理软件时,需要根据方便、灵活、广泛这三个要点选择。

首先是安全性

文档管理安全的重要性不言而喻,用户的安全需求主要分为两点,一是工具本身的基本安全保障,其次则是隐私安全。

对于工具本身的基本安全保障,目前市面上的文件管理工具必须要符合通用的管理规定和行业标准因此这点上,用户可以放心。

在大数据时代,隐私安全是用户最担心的一个问题。自己存储的文件是否被软件看到?软件会不会自动删除用户的文件?在 Zoho Workdrive 完全不用担心这一点,Zoho 始终将用户的隐私安全放在首位。

 

其次是方便性

这方面主要看产品的使用界面是否直观便捷,搜索功能是否好用等。现在很多文档产品会附加不必要的功能属性,不仅会占据更多的内存,也会使产品使用界面更加的繁复。

对于搜索功能,很多用户可能会忽略掉。事实上对于不喜欢整理文件的用户而言,搜索功能是非常重要的。强大便捷的搜索功能,即使是忘记文件名称,也可以帮助用户快速锁定所需文档。


然后是灵活性

文件分享是否便利,产品支持的平台设备,文件同步效果如何等都是评判文件管理工具是否灵活的标准。

像在 Zoho WorkDrive 中就能很好的做到这三点,支持跨设备同步,多平台登录,以及对外分享等。


最后是广泛性

需要看工具所支持的文件格式是否全面。以 Zoho Workdrive 为例,支持两百多种文件的存储及预览,能够覆盖用户日常使用的文件类型。

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