Top Articles

    尽管有多种通信模式,但电子邮件仍被视为最可靠和最正式的通信模式。与社交媒体平台或聊天应用不同,电子邮件是通用的。这使得电子邮件成为工作中最受欢迎的通信工具之一。随着越来越多的机构适应混合模式,一些员工在分散的远程办公室工作,一些员工在家中工作,电子邮件对话增加了很多。尽管聊天、团队协作软件中的评论功能可以达到目的,但是不够正式,因此商务电子邮件仍被视为正式且详细的沟通方式。它是最重要的异步通信模式之一。收件人可以接收、阅读、理解电子邮件,然后回复电子邮件。 

    如何撰写电子邮件
    一封精心设计和简洁的电子邮件可以让收件人了解您要传达的内容以及他们需要回复的详细信息。虽然撰写电子邮件是一门艺术,但可以通过练习加以完善。下面列出了在起草一封完美电子邮件(抓住收件人的眼球)的一些最佳实践: 

    1. 使用专业的电子邮件地址
    2. 设定简单明确的主题
    3. 以积极的问候开始
    4. 陈述背景
    5. 在关键处阐述目的
    6. 提及 CTA
    7. 添加结束语
    8. 使用专业签名
    9. 运行拼写/语法/完整性检查 
    10. 明智地使用抄送/密件抄送 
    11. 保持统一的电子邮件格式 
    12. 定时发送电子邮件 
    13. 设置跟进提醒

    1. 使用专业的电子邮件地址

    假设您是一名招聘经理,收到以下两封电子邮件: 

    发件人:cute_dog_lover@hmail.com 和 

    发件人:email_sebastian@hmail.com 

    您更有可能打开和阅读哪封电子邮件?您会考虑聘用哪一位员工?考虑到所有其他参数都是相同的,显然是第二个。确保您使用专业电子邮件地址发送非个人电子邮件。无论您是申请新职位,还是仅仅联系支持团队回答问题,您使用的电子邮件地址都能帮助您赢得新收件人的信任。 

    强烈建议在向业务联系人发送正式通信或电子邮件时使用基于域的自定义电子邮件地址。但是,如果您没有基于域的电子邮件地址,请确保您的电子邮件地址是专业的,带有您的姓名或企业名称。 

    2. 设定简单明确的主题

    电子邮件主题是任何人在任何电子邮件中首先阅读(看见?)的内容,是影响收件人打开和阅读电子邮件的常见因素之一。不管怎么说,大多数收件人都是通过“主题”行来“判断”电子邮件。

    事实上,许多收件人在收到非联系人或陌生人的电子邮件时,将根据主题决定是否打开电子邮件。这是电子邮件中最准确的内容,大多数业务关系都是从出色的主题行开始。主题行应该是电子邮件的一个小摘要,还可以设定您期望收件人对电子邮件做出什么行动。简而言之,您的主题应该能够引起收件人的注意,让他们想要单击并阅读电子邮件。 

    示例:

    主题:季度收入报告 | 包含分析 

    主题:在<活动>上见过 | 让我们继续沟通吧! 

    主题:预订<活动>的席位

     

    3. 以积极的问候开始

    以积极的语调开始电子邮件。根据收件人所在的地区,收到此电子邮件的日期或仅仅是一句简单的“美好的一天...”,为收件人提供相关的问候。 

    当电子邮件变成电子邮件对话或包含大量往来回复的对话时,您可以放弃问候语。但是,当您首次通过电子邮件向某人发送邮件时,问候语会给收件人营造一种积极的氛围,他们也会积极地回复。 

    示例: 

    感谢您对<活动名称>的<讨论主题>的深入见解 

    很高兴在<>与您会面。  

    4. 陈述背景

    如果您是第一次通过电子邮件向某人发送电子邮件,请自我介绍,并说明电子邮件的背景。您需要说明您对收件人的了解程度以及您向收件人发送电子邮件的原因。例如,当您通过电子邮件向您在活动中遇到的某人发送电子邮件或通过电子邮件向朋友介绍的联系人发送电子邮件时,请务必提及活动名称或您朋友的姓名以及您如何知道收件人的详细信息。 

    示例: 

    很高兴与您讨论了<>。

    这次写信是为了进一步讨论<>。 

    这次联系您是因为<>。 

    5. 在关键处阐述目的

    这是电子邮件的主要部分,您可以在其中提及电子邮件的核心内容或目的。确保您以清晰的短句撰写核心电子邮件内容。当您不确定收件人对这些领域的认识时,请避免在第一封电子邮件中使用不必要的行话或过于专业的技术/行业术语。如果您是基于调查或者有人推荐了这个联系人,确保在邮件中提到这点。这将帮助收件人更好地了解电子邮件的上下文。如果您有很多话要说,最好在第一封电子邮件中传达主要和重要的内容,并将其余内容保留到以后。 

    收件人可能会跳过太长的电子邮件,而您可能无法获得对方的回复。 

    6. 提及 CTA

    每封电子邮件基本上都是某人的任务列表。它要么要求收件人提供一些详细信息,要么采取行动。在某些情况下,收件人可能需要联系可以处理这封电子邮件的人。无论如何,请在电子邮件中明确提及期望收件人采取的行动。这应该紧接在您阐述电子邮件目的的核心电子邮件之后。 

    示例: 

    请回复电子邮件并提供以下详细信息。 

    我们能否见面喝杯咖啡并进一步讨论。 

    请告诉我合适的时间和联系方式,以便通过电话讨论此事。 

    7. 添加结束语

    除 CTA 外,还应添加结束语,为电子邮件画上句号。使用以下示例中的简单句子,但不要太咄咄逼人。 

    示例:

    “期待您的回复,让我们更深入地讨论”。

    “期待与您合作”。

    “如果您需要更多详细信息,请随时拨打####联系我。” 

    8. 使用专业签名

    请不要忘记在电子邮件末尾添加专业签名。签名可帮助您建立可靠的形象,说明您的职位、品牌以及所需的联系信息。

    当您首次向某人发送电子邮件时,请使用详细说明您的全名、职位以及您的公司或品牌的电子邮件签名。此外,您还可以包括公司的网站和社交媒体的链接。但是,请确保在电子邮件变成长对话时使用简单的签名,或者为答复/转发配置更简单的签名。 

    在电子邮件结尾写上“顺祝商祺”、“此致”或“谨致问候”

    如果您发送内部电子邮件,则可以包括您的部门和职位,但跳过公司网站和社交媒体。您可以保存 2 或 3 个签名模板,并在发送的电子邮件中包括相关模板。 

    示例:

    此致
    Rebecca Thomson,
    营销经理,
    Zylker Inc.

     

    顺祝商祺,
    Rebecca Thomson
    电话:+1 234 234 2345 
    电子邮件:rebecca@zylker.com
    网站:www.zylker.com

    9. 运行拼写/语法/完整性检查 

    写完电子邮件后,请从收件人的角度再次阅读该电子邮件,确保语句通畅。添加附件(如果需要)。使用拼写/语法检查为电子邮件提供快速的拼写/语法/措辞检查。即使是专家也能利用电子邮件中的拼写检查和完整性检查,您可能会对此感到惊讶。确保您发现了常见的易混淆词语导致的错误,这也可能导致电子邮件中出现尴尬的错误。 
    对电子邮件进行拼写检查

    10. 明智地使用抄送/密件抄送 

    您可以在电子邮件抄送/密件抄送中包括其他相关联系人,以便让他们了解情况。例如,当您向共同朋友介绍的某人发送电子邮件时,最好将该共同朋友复制到电子邮件的抄送中,感谢他/她的介绍,然后继续发送电子邮件。 

    一般来说,在收件人不知情的情况下密送收件某人不是一个好做好,除非您认为将来的对话与他们无关。在某些情况下,您可能需要在密件抄送中添加合规性电子邮件地址,以便单独存档这些电子邮件。 

    11. 保持统一的电子邮件格式 

    格式不佳的电子邮件不仅吸引不了发件人,还会影响电子邮件的可读性。确保电子邮件的字体和字体系列一致。为电子邮件使用“专业”和“适合阅读的”字体。您可以使用“粗体”或“下划线”格式突出显示部分电子邮件内容。大多数电子邮件服务都提供包含多种格式选项的“富文本编辑器”。在某些情况下,在电子邮件中使用表格有助于减少大量不必要的内容。 
    电子邮件格式化

    确保您可以为默认字体系列和字号选择与您的签名设置相匹配的“预设”。这样,您就可以放心,电子邮件将格式整齐地呈现给收件人。 

    12. 定时发送电子邮件 

    如果您是夜猫子或跨时区与他人合作,电子邮件中的定时发送功能将确保电子邮件在正确的时间送达收件人并引起他们的注意。虽然人们醒来后会查看电子邮件,但主要是扫一眼是否有紧急或非常重要的事情在等着他们。大多数人都是到公司后才回复电子邮件。因此,安排电子邮件在收件人专心工作期间送达,这会增加他们立即回复的机会。 
    定时发送电子邮件

    做一些功课,检查收件人的时区,根据收件人的位置和时区安排在正确的时间发送电子邮件。 

    13. 设置跟进提醒

    经过了一天的工作,收件人可能已经阅读但忘记了电子邮件,或者有时甚至没有阅读电子邮件。因此,请为电子邮件设置提醒,以便在发送电子邮件后的一两天内,如果收件人没有回复则通知您。 

    诚恳提醒收件人的跟进电子邮件有时可能会产生非常好的效果。许多错过或故意忽略第一封电子邮件的人通常在同一个对话中回复跟进电子邮件,而不是发送相同主题的新电子邮件。跟进电子邮件可以简洁地切中要点。 
    发送提醒电子邮件

    例如: 

    您好! 

    您可以回顾一下我之前发的电子邮件吗?如果您需要更多信息来推动这项工作,请告诉我。

    电子邮件通信对于建立联系和关系至关重要。当您确保电子邮件简单易懂,并遵循电子邮件礼仪规则时,撰写电子邮件就会变得轻而易举。