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如何为您的员工配备一个专业的电子邮件地址

什么是专业的电子邮件地址?

我们一般都会有好几个电子邮件地址,用来给不同的人发信。比如给客户发,就需要用比较专业的企业邮箱,san.zhang@hanhai.com 这种的,客户一看就知道是瀚海公司发的。给亲友们发信的个人邮箱,一般用个免费的比如 gmail。注册其它服务啦,网站会员啦,收验证码用的邮箱,一般也用免费的,比如qq,网易的,都行。这样即使这个邮箱地址被贩卖了,每天收到一堆垃圾邮箱,也没事,因为它不是你的常用工作邮箱和生活邮箱。

所以我们的工作邮箱,一定要区分出来,专门给同事、客户、合作伙伴等发邮件。这种专业的工作邮箱的邮箱后缀是公司自己的域名,并且前面的名称要符合一定的规范。

专业的电子邮件地址有什么好处? 

专业的电子邮件地址,比如san.zhang@hanhai.com,当客户收到它发来的邮件的时候,首先他会马上知道这是瀚海公司发的(有品牌辨识度、可靠),然后他会知道是张三这个员工发的(比较真实,容易建立信任),他会觉得这不是一个垃圾邮件,不容易忽略过去。而且对于收件人用的邮箱服务器来说,这种专业的电子邮件投递率更高,不容易进入对方的垃圾箱。

专业的电子邮件地址格式一般是什么样的? 

目前比较流行和常用的电子邮件地址格式如下:

名.姓@域名

示例: san.zhang@hanhai.com

这是全球最常用的电子邮件格式之一。 这种格式看起来很专业,收件人一看就知道发件人叫张三,瀚海公司的。那如果有重名的呢?前面可以用上英文名,比如 peter.zhang@hanhai.com, jim.zhang@hanhai.com。

名.姓的头一个字母@域名

示例: san.z@hanhai.com 

这也是一种比较流行的格式,很短,易于记忆。但是如果公司里有人叫张三,还有个人叫赵三,这种就不合适,对于公司规模比较大的,还是用第一种。

名@域名

示例: san@hanhai.com

这种格式非常适合初创公司,10个员工以下的小型企业。因为邮件地址很容易记住。

还有一种使用情况是,张三给客户的正式的邮件地址是 san.zhang@hanhai.com,但是参加展会时,不想留真实的邮箱,那么就可以对他的邮箱添加一个别名(或者叫邮箱分身)san@hanhai.com,不占用邮箱许可,发给san@hanhai.com的邮件,张三在san.zhang@hanhai.com里都能收到。等展会热度过了,他可以删除掉这个别名,以防收到垃圾邮件。

如何使用 Zoho Mail 为您的所有员工创建专业的电子邮件地址?

这主要分4步。

购买公司自己的域名-->注册 Zoho Mail 账号-->把域名绑定到Zoho Mail -->为员工创建电子邮件地址。

域名需要你自己到阿里云等域名提供商那里去买,Zoho Mail 国内版只提供邮箱不提供域名。从注册Zoho Mail 账号到配置域名这些流程,请参考这个演示视频来操作:如何注册企业邮箱及配置域名 其实不难,就是可能配置生效需要等一会儿。

域名配置完,就可以直接开始添加用户。既可以逐个添加用户,也可以批量导入用户。

逐个添加用户

输入员工的相关信息,点击“添加”即可。10用户以下,这种方法比较好。

添加用户

如果要创建的用户比较多,建议使用"从CSV导入"的方式。这是示例文件,下载这个表格,把用户名称等等改改,导入就可以。

需要注意的是,因为导入目前还只支持CSV格式,所以这个示例文件如果用记事本打开编辑,保存,再导入,是没有问题的。而如果用 excel打开编辑,再导入时会出现错误,这是因为在格式转换过程中可能会出现问题。可以参考这个视频:如何在企业邮箱里批量导入用户

此外还可以从CRM或其他Zoho服务导入用户,此帮助页面上提供了详细说明。

群组邮箱(公共邮箱)

群组邮箱有时也叫公共邮箱,比如sales@hanhai.com,contact@hanhai.com,support@hanhai.com,info@hanhai.com 等。

这种群组邮箱是不占用邮箱许可数量的,它其实是个虚拟的邮箱。你需要把真实的员工邮箱作为成员添加到这些组里,这样,当有人给群组邮箱发邮件的时候,其成员邮箱都能收到。

一方面,有群组邮箱显得公司比较正规。即使公司初创时只有老板一个人,也要设置群组邮箱。这样就可以在宣传资料上写:产品购买请联系sales@hanhai.com,产品咨询请联系:contact@hanhai.com,售后服务请联系:support@hanhai.com,业务合作请联系:partners@hanhai.com。其实发哪个公共邮箱都是你一个人处理,但是给客户的感觉很正规有没有?

另一方面,由于群组邮箱里可以添加多个成员邮箱,所以即使有一个成员离职了,发到这个群组邮箱的邮件也会有其他员工收到并处理。所以你可以根据自己的业务使用场景,来判断给别人留员工的个人邮箱,还是群组邮箱。

群组邮箱的一些常见做法:

一般来说,可以按照以下方面来创建不同用途的群组邮箱:

公共-外部群组邮箱:

面向公司的外部联系人收取邮件,可以按部门来设公共邮箱。

示例:

  • support@你的域名
  • sales@你的域名
  • info@你的域名
  • careers@你的域名
  • enquiries@你的域名
  • news@你的域名

公司-内部群组邮箱:

这类群组邮箱,是公司内部用的,便于公司内部处理部门事务。可以设置成只允许公司员工给这种群组邮箱发信,客户不能发。

示例:

payroll@你的域名----员工对于工资发放有问题的,可以发给这个群组邮箱,处理工资的同事们会收到。

  • hrqueries@你的域名
  • systemadmin@你的域名
  • employee-care@你的域名

如何使用 Zoho Mail 创建群组邮箱?

创建步骤请参阅帮助文档:创建邮箱群组

以下是 Zoho Mail 群组邮箱的一些有用的功能:

  • 群组邮箱里可以添加多个成员,并安排多个审核员。
  • 审核员有权添加用户到群组邮箱,或更改该组的设置。 审核员还可以对发送给该组的电子邮件进行审核,并批准或拒收这些电子邮件。
  • 超管可以允许群组邮箱中全部或部分成员,以该群组邮箱地址作为发件人邮箱地址,发送电子邮件。
  • 当用户使用群组电子邮件地址发送电子邮件时,他们的个人电子邮件地址不会暴露给收件人。
  • 管理员可以为组启用"消息流"功能,它是邮箱里的社交功能,组成员可以直接从邮箱里和其他成员进行讨论、点赞等协作。