什么是企业邮箱?如何选择合适的企业邮箱?

2024-03-20 49 阅读量 6 分钟 卡林
什么是企业邮箱?如何选择合适的企业邮箱?

企业邮箱和个人邮箱不同,它的邮箱后缀是企业自己的域名。企业邮箱供应商一般都提供手机app、桌面端、web浏览器访问等邮箱使用途径。那么什么是企业邮箱?如何选择合适的企业邮箱?好用的企业邮箱应具备无缝迁移、协作、多邮箱管理等功能。

企业邮箱供应商应该提供便捷的历史邮件迁移步骤、有效的电子邮件管理、无缝协作、灵活的自定义、集成第三方应用、离线使用邮箱的能力,以及强大的隐私和安全性,让用户能高效工作,而无需担心数据安全问题。

一、企业邮箱应具备哪些功能

1.无缝迁移 

如果企业员工数量成百上千,一旦决定要更换邮箱服务商,那么迁移历史邮件、联系人和其他数据可能就很费事。邮箱服务商最好能提供多种电子邮件迁移方式,比如:

一键迁移:您只需把域名从原来的邮箱服务商解绑并绑定到Zoho,再创建同名的员工邮箱地址,即可开始一一对应的历史邮件迁移过程。

IMAP/POP迁移:可对存储在邮箱服务器上的历史邮件,通过IMAP/POP协议访问的方式进行数据迁移。

本地存储的邮件迁移:对于下载并保存在本地的EST或PSL格式的电子邮件,邮箱服务商应提供专用的迁移工具。

2.专用的邮箱超管后台 

企业邮箱要有一个超级管理员,以便统一管理域名、增删用户、设置公共邮箱、添加黑白名单、查看邮箱使用情况等各种报表...

因此,邮箱服务商应具备一个易于使用的超管后台,提供以下功能,并保护员工邮箱免受商业电子邮件泄露和其他网络攻击。

  • 无缝迁移

  • 配置和管理多域名

  • 创建和管理用户

  • 管理公共邮箱/群组邮箱

  • 设置邮件策略、反垃圾邮件策略

  • 威胁检测与防护

  • 邮箱使用情况全局报表

3.应用程序集成 

员工每天可能需要使用多个应用/软件来执行日常任务,来回切换就很麻烦。而企业邮箱又是人们每天必须用的工具,那么将其他常用的工具集成到邮箱里,就非常自然和方便了。比如:

  • 集成网盘,写邮件的时候就可以直接调用网盘里的文件做附件。

  • 集成CRM,收到客户询盘邮件的时候就可以一键把该发件人添加到CRM的联系人或商机。

  • 集成会议工具,收到重要邮件需要马上沟通时,就可以直接从邮箱里创建一个远程会议。

  • 集成任务管理应用程序,就可以直接在邮箱里管理各种任务,分给自己或同事,并随时追踪进展。

  • 集成笔记应用程序,就可以直接在邮箱里快速记录备忘录、重要想法等。

4.协作

同事之间通过来回发送电子邮件进行协作的日子已经一去不复返了。人们更喜欢用聊天工具来实时交流、讨论工作。

因此,企业邮箱最好也能有让团队成员不发邮件就能社交、协作的地方。比如 Zoho Mail的消息流功能,就是企业邮箱里的社交工具,让员工可以就某个邮件展开讨论,互相@,点赞,从而高效落实工作。

5.离线工作 

没网怎么办?就不能看邮件了吗?不,优秀的企业邮箱应该有离线模式,没网也能查看、撰写邮件,联网后发送。

6.多邮箱管理 

如果您同时使用了多个邮箱,比如个人QQ邮箱、Zoho Mail企业邮箱,可能还得登录另一个员工邮箱,那么如何统一管理,不必每天挨个登录呢?有两种方法。

1. 通过使用foxmail、outlook等第三方客户端,添加多个邮箱账号,统一收发多个邮箱的邮件。详见如何在FoxMail里收发邮件

2.通过企业邮箱的“一箱多邮”功能,将其余多个邮箱绑定到一个最常用的邮箱里,实现在一个邮箱里免登录任意切换到其他邮箱。详见如何在Zoho Mail里收发其他邮箱的邮件

这两种方法,其实都是通过POP或者IMAP协议的方式实现的。

还有一种场景,在另一个应用/软件里调用企业邮箱账号进行邮件收发,这种是通过SMTP协议实现的。

所以企业邮箱,应该支持POP、IMAP、SMTP这3种协议。

收件箱管理:邮件分类、归档等 

我们每天都会收到很多新邮件(通知邮件、客户邮件、内部邮件..),不整理就会乱糟糟地堆在收件箱里。

所以企业邮箱应该支持有效清理收件箱的功能,比如:

暂缓处理:阅读某个邮件后,标记为暂缓处理并指定时间,这邮件就会从收件箱里消失,放在“已暂缓”文件夹里,到了指定时间这邮件会重新出现在收件箱里。防止“看过就忘”。

批量清除邮件:此功能可批量删除或存档来自多个发件人的电子邮件,从而实现收件箱的整洁。

邮件归档:对于目前没用但可能以后有用的邮件,点击归档,它就会从收件箱里消失,放在“归档”文件夹里,便于日后检索。

邮件过滤器:您可事先规定一定的规则,让符合条件的邮件由系统执行自动操作。比如来自亚马逊的邮件自动进入“亚马逊询盘”文件夹,或者邮件标题含有某些关键词的邮件,发送自动回复等。

7.电子邮件管理 

每天邮件很多,有些要立即处理,有些可以以后再做。好的企业邮箱就应该让用户能区分不同优先级的邮件。此外还应该提供一些有用的邮件管理小功能:

邮件定时发送:您可写好邮件内容,让系统在指定时间自动发送。这对于那些和客户有时差的邮箱用户很有用。

撤消发送:发完邮件,可点击“撤消”,则邮件不会继续发送,而是保存为草稿,供您编辑后重新发送。

电子邮件召回:发完邮件后悔了?没事,邮件召回功能可以召回已发送的邮件。

电子邮件提醒:对于邮件里的待办事项,不管是您收到的还是发送的邮件,都可以添加提醒,到了指定时间系统会自动提醒你处理。

给邮件打标签:您可给邮件打标签,便于日后识别,比如“紧急又重要”标签,或者“工资条”标签。这样当你点击这个标签的时候,属于这个标签的邮件就都会列出来。

8.手机应用 

企业邮箱应该具备手机app,方便用户不在电脑旁的时候仍然可以收发邮件。手机app功能不能太简陋,像签名啦,邮件共享啦,多账号登录啦,离线使用啦,都应该具备。

二、灵活的定价方式 

成熟的企业邮箱应该定价灵活。比如有些客户不需要大存储,那么就应该给他们提供小存储的价格版本。有的小微企业只有1个员工,那么就不应该只提供5用户起购的版本。而且大部分用户都不会一辈子不换邮箱供应商,所以应该提供按需付费的年付订购模式。此外,它应该具备可扩展性,比如可随时升级、增用户、增存储,以满足企业不同阶段的需求。

三、好的企业邮箱 还应该具备什么?  

好的企业邮箱还应该具备强大的安全性,并严格保护客户的数据,以抵御日益增加的强大网络攻击。在下一篇博客中,我们将详细介绍企业邮箱必须具备的安全功能,以保护组织免受各种安全漏洞的侵害。

Zoho Mail企业邮箱,深受国内外企业一致喜爱。纯净无广告,安全加密全球畅游。

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