什么是企业邮箱？如何选择合适的企业邮箱？

企业邮箱和个人邮箱不同，它的邮箱后缀是企业自己的域名。企业邮箱供应商一般都提供手机app、桌面端、web浏览器访问等邮箱使用途径。那么什么是企业邮箱？如何选择合适的企业邮箱？好用的企业邮箱应具备无缝迁移、协作、多邮箱管理等功能。

企业邮箱供应商应该提供便捷的历史邮件迁移步骤、有效的电子邮件管理、无缝协作、灵活的自定义、集成第三方应用、离线使用邮箱的能力，以及强大的隐私和安全性，让用户能高效工作，而无需担心数据安全问题。

一、企业邮箱应具备哪些功能

1.无缝迁移 

如果企业员工数量成百上千，一旦决定要更换邮箱服务商，那么迁移历史邮件、联系人和其他数据可能就很费事。邮箱服务商最好能提供多种电子邮件迁移方式，比如：

一键迁移：您只需把域名从原来的邮箱服务商解绑并绑定到Zoho，再创建同名的员工邮箱地址，即可开始一一对应的历史邮件迁移过程。

IMAP/POP迁移：可对存储在邮箱服务器上的历史邮件，通过IMAP/POP协议访问的方式进行数据迁移。

本地存储的邮件迁移：对于下载并保存在本地的EST或PSL格式的电子邮件，邮箱服务商应提供专用的迁移工具。

2.专用的邮箱超管后台 

企业邮箱要有一个超级管理员，以便统一管理域名、增删用户、设置公共邮箱、添加黑白名单、查看邮箱使用情况等各种报表...

因此，邮箱服务商应具备一个易于使用的超管后台，提供以下功能，并保护员工邮箱免受商业电子邮件泄露和其他网络攻击。

• 无缝迁移

• 配置和管理多域名

• 创建和管理用户

• 管理公共邮箱/群组邮箱

• 设置邮件策略、反垃圾邮件策略

• 威胁检测与防护

• 邮箱使用情况全局报表

3.应用程序集成 

员工每天可能需要使用多个应用/软件来执行日常任务，来回切换就很麻烦。而企业邮箱又是人们每天必须用的工具，那么将其他常用的工具集成到邮箱里，就非常自然和方便了。比如：

• 集成网盘，写邮件的时候就可以直接调用网盘里的文件做附件。

• 集成CRM，收到客户询盘邮件的时候就可以一键把该发件人添加到CRM的联系人或商机。

• 集成会议工具，收到重要邮件需要马上沟通时，就可以直接从邮箱里创建一个远程会议。

• 集成日历应用程序，就可以直接在邮箱里安排各种日程活动。

• 集成任务管理应用程序，就可以直接在邮箱里管理各种任务，分给自己或同事，并随时追踪进展。

• 集成笔记应用程序，就可以直接在邮箱里快速记录备忘录、重要想法等。

4.协作

同事之间通过来回发送电子邮件进行协作的日子已经一去不复返了。人们更喜欢用聊天工具来实时交流、讨论工作。

因此，企业邮箱最好也能有让团队成员不发邮件就能社交、协作的地方。比如 Zoho Mail的消息流功能，就是企业邮箱里的社交工具，让员工可以就某个邮件展开讨论，互相@，点赞，从而高效落实工作。

5.离线工作 

没网怎么办？就不能看邮件了吗？不，优秀的企业邮箱应该有离线模式，没网也能查看、撰写邮件，联网后发送。

6.多邮箱管理 

如果您同时使用了多个邮箱，比如个人QQ邮箱、Zoho Mail企业邮箱，可能还得登录另一个员工邮箱，那么如何统一管理，不必每天挨个登录呢？有两种方法。

1. 通过使用foxmail、outlook等第三方客户端，添加多个邮箱账号，统一收发多个邮箱的邮件。详见如何在FoxMail里收发邮件

2.通过企业邮箱的“一箱多邮”功能，将其余多个邮箱绑定到一个最常用的邮箱里，实现在一个邮箱里免登录任意切换到其他邮箱。详见如何在Zoho Mail里收发其他邮箱的邮件

这两种方法，其实都是通过POP或者IMAP协议的方式实现的。

还有一种场景，在另一个应用/软件里调用企业邮箱账号进行邮件收发，这种是通过SMTP协议实现的。

所以企业邮箱，应该支持POP、IMAP、SMTP这3种协议。

收件箱管理：邮件分类、归档等 

我们每天都会收到很多新邮件（通知邮件、客户邮件、内部邮件..），不整理就会乱糟糟地堆在收件箱里。

所以企业邮箱应该支持有效清理收件箱的功能，比如：

暂缓处理：阅读某个邮件后，标记为暂缓处理并指定时间，这邮件就会从收件箱里消失，放在“已暂缓”文件夹里，到了指定时间这邮件会重新出现在收件箱里。防止“看过就忘”。

批量清除邮件：此功能可批量删除或存档来自多个发件人的电子邮件，从而实现收件箱的整洁。

邮件归档：对于目前没用但可能以后有用的邮件，点击归档，它就会从收件箱里消失，放在“归档”文件夹里，便于日后检索。

邮件过滤器：您可事先规定一定的规则，让符合条件的邮件由系统执行自动操作。比如来自亚马逊的邮件自动进入“亚马逊询盘”文件夹，或者邮件标题含有某些关键词的邮件，发送自动回复等。

7.电子邮件管理 

每天邮件很多，有些要立即处理，有些可以以后再做。好的企业邮箱就应该让用户能区分不同优先级的邮件。此外还应该提供一些有用的邮件管理小功能：

邮件定时发送：您可写好邮件内容，让系统在指定时间自动发送。这对于那些和客户有时差的邮箱用户很有用。

撤消发送：发完邮件，可点击“撤消”，则邮件不会继续发送，而是保存为草稿，供您编辑后重新发送。

电子邮件召回：发完邮件后悔了？没事，邮件召回功能可以召回已发送的邮件。

电子邮件提醒：对于邮件里的待办事项，不管是您收到的还是发送的邮件，都可以添加提醒，到了指定时间系统会自动提醒你处理。

给邮件打标签：您可给邮件打标签，便于日后识别，比如“紧急又重要”标签，或者“工资条”标签。这样当你点击这个标签的时候，属于这个标签的邮件就都会列出来。

8.手机应用 

企业邮箱应该具备手机app，方便用户不在电脑旁的时候仍然可以收发邮件。手机app功能不能太简陋，像签名啦，邮件共享啦，多账号登录啦，离线使用啦，都应该具备。

二、灵活的定价方式 

成熟的企业邮箱应该定价灵活。比如有些客户不需要大存储，那么就应该给他们提供小存储的价格版本。有的小微企业只有1个员工，那么就不应该只提供5用户起购的版本。而且大部分用户都不会一辈子不换邮箱供应商，所以应该提供按需付费的年付订购模式。此外，它应该具备可扩展性，比如可随时升级、增用户、增存储，以满足企业不同阶段的需求。

三、好的企业邮箱 还应该具备什么？  

好的企业邮箱还应该具备强大的安全性，并严格保护客户的数据，以抵御日益增加的强大网络攻击。在下一篇博客中，我们将详细介绍企业邮箱必须具备的安全功能，以保护组织免受各种安全漏洞的侵害。