清理电子邮件收件箱的 6 个技巧

2023-04-10 711 阅读量 5 分钟 叶庄主
清理电子邮件收件箱的 6 个技巧

我们的世界比以往任何时候都更加数字化,这意味着数字通信和收到的电子邮件处于历史最高水平。您收到的电子邮件越多,您的电子邮件存储空间被占用的空间就越大,而且通常是那些本来对您来说并不重要的邮件。

如果您已经读到这里,您很可能是众多忙碌的专业人士中的一员,他们的收件箱杂乱无章,但不知道如何实现“收件箱归零”。幸运的是,您可以使用独特而强大的软件套件以及一些有用的策略来清理收件箱并防止进一步超载。为此,让我们在下面介绍其中一些策略,并讨论如何长期保持收件箱整洁。

清理你的电子邮件

让您的收件箱井井有条:为什么重要

在我们讨论如何整理收件箱并防止它变得太乱之前,让我们快速了解一下为什么保持收件箱井井有条如此重要。

有一个富有成效的一天和有一个让你想拔头发的一天之间的成败因素可能是一个有组织的收件箱。不得不面对杂乱无章的收件箱,这让您更难快速找到对您来说很重要的邮件。为避免这种情况,请充分利用您的电子邮件线程。您浏览凌乱的收件箱的时间越长,您可能错过的截止日期就越多。

但是,如果您使用的是井井有条的收件箱,那么跟上您的工作量并提高效率和生产力就会变得容易得多。维护一个有条理的收件箱只需要每天花费几分钟的时间。毕竟,当您即将发送当天最重要的电子邮件时,您最不想遇到的就是可怕的“您的存储空间几乎已满”消息。  

设置每周提醒

如果您的收件箱看起来和其他人的收件箱没什么两样,那么它很可能塞满了您根本不需要阅读的未读邮件。让所有这些旧电子邮件占用您的存储空间是没有意义的,尤其是当您的收件箱中可能有您需要阅读的电子邮件时。

这是每周提醒派上用场的地方。设置电子邮件提醒可以帮助您安排每周删除旧电子邮件的时间。您还可以删除几周(甚至几个月)前的电子邮件,这对保持收件箱中没有不需要的邮件大有帮助。如果您需要保留更多电子邮件,您还可以从帐户中获得更多空间。

记得退订

人们注册广告或时事通讯是很常见的,虽然在某一时刻可能看起来很有趣,但很快就会成为导致收件箱混乱的烦恼。

如今,广告和时事通讯总是为读者提供取消订阅的机会,如果您发现收件箱中的大部分混乱都是由于您早就应该取消订阅的事情造成的,您应该利用这个机会。

如果您仍然收到您喜欢浏览的时事通讯,但不想再占用您的电子邮件存储空间,那么设置一个定期清空的时事通讯文件夹可能是个好主意

使用标签来标记电子邮件

任何有价值的电子邮件组织系统都应该定义用标签标记电子邮件的方法。如果您需要及时了解需要立即关注的消息,使用标签来标记必读电子邮件是必不可少的——它还可以更轻松地查看哪些电子邮件可以等待。

使用电子邮件标签最初可能看起来工作量很大,但留出一些时间来建立一个有效、简化的电子邮件标签系统将为您节省大量时间。

如果您花时间定义和传播可在您的企业中使用的电子邮件标签系统,那么您也可能值得花时间通过设置电子邮件过滤器来提高日常工作生活的其他方面的效率.

阻止垃圾邮件而不是删除它

既然您已经深陷电子邮件清理过程中,您可能偶然发现了一些仍然滞留在收件箱中的垃圾邮件。您必须抵制删除它们的冲动——将它们标记为垃圾邮件并将它们发送到您的垃圾邮件文件夹。这样做会调整您的垃圾邮件过滤器,以自动将以前的垃圾邮件发送者的未来邮件发送到您的垃圾邮件文件夹。这样,您就不必亲自查看它们或手动将它们拖到您的垃圾邮件文件夹中。如果您确实发现来自单个发件人的多封垃圾邮件,可以阻止来自他们的传入邮件。

更频繁地使用文件夹

最后但同样重要的是,尽最大努力用文件夹组织您的电子邮件收件箱。对于许多忙碌的专业人士来说,实现梦寐以求的“零收件箱”状态是一个遥远的幻想——许多人甚至不记得他们最后一次到达收件箱末尾且未读邮件为零是什么时候。如果这听起来像您,那么您的生活中可能需要一些文件夹。

值得庆幸的是,创建自定义文件夹和子文件夹以改进您对电子邮件进行分类的方式是完全可能的。您可以设置自定义文件夹,这些文件夹是与您的电子邮件收件箱平行的根文件夹,您甚至可以设置分层组织的文件夹。

将电子邮件整理到不同的文件夹后,您需要花点时间删除不再相关的邮件。完成后,您就可以使用更干净、更有条理的收件箱了。

结论

清理您的电子邮件收件箱似乎既乏味又费时;诚然,如果您没有适当的动力驱动您,那么这两种情况都可能发生。

花一点时间设置每周提醒,记得取消订阅您不再阅读的时事通讯,使用标签来标记电子邮件,以及更频繁地使用文件夹,这些都可以大大有助于保持收件箱的定期清洁和井井有条。我们希望上述策略对您开始春季大扫除有所帮助。快乐收件箱为零!


关于作者:

Gary Stevens 是 Hosting Canada 的首席技术官,该网站提供有关托管服务的专家评论,并帮助读者建立在线业务和博客。

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