在电子邮件中使用 CC 和 BCC 的 3 个技巧

2022-03-16 369 阅读量 4 分钟 Yunfei
在电子邮件中使用 CC 和 BCC 的 3 个技巧

    确保2022年的电子邮件合规性可能是一个棘手的过程,就像在传输过程中实现电子邮件安全一样,除非您使用像Zoho Mail这样的系统。十年前,当电子邮件基本上是唯一可用的电子通信形式时,CC和BCC字段等工具可以用来传播基本信息。今天,最好的电子邮件系统(如Zoho Mail)将为您提供更有效的方式让您的团队保持最新状态。
    在本文中,我们将简要概述这些字段之间的差异,以及一组有关如何有效使用它们的指南:何时、何地以及如何使用CC和BCC字段。

    1.电子邮件中的抄送与密件抄送——它们是什么?

    为了有效地使用CC和BCC字段,有必要记住这些字段如何工作的基础知识。尽管电子邮件系统使用的术语现在令人困惑地过时了(CC代表“CarbonCopy”,BCC代表“BlindCarbonCopy”),但这两个字段的工作方式都相当简单。
    如果您在抄送字段中输入电子邮件地址,该帐户将收到您的电子邮件副本。他们还将在地址字段和抄送字段中看到所有其他收件人,并且能够看到他们在抄送字段中。BCC的工作方式略有不同。BCC字段中的收件人仍会收到电子邮件的副本,但其他人看不到他们。他们也不会收到对该电子邮件线程的回复,除非他们的地址在密件抄送字段中重新输入或移至抄送字段。

    2.电子邮件中的抄送和密送–最佳实践

    CC和BCC字段的工作方式很简单,但不幸的是,很多人在使用它们时已经养成了不良习惯。那么让我们来看看有效使用它们的基本规则。
    不要将CC用于FYI电子邮件
    也许人们在使用CC字段时所犯的错误之一就是使用它与其他同事共享重要信息。有几种方法可以避免这种情况。当然,您始终可以使用TO字段直接与同事联系,并简要说明您向他们发送此信息的原因。或者,将您想要共享的信息放入专为一般消费而设计的消息中(通过Streams帖子或通过与同事共享电子邮件对话),您可以在其中提供必要的上下文以帮助人们理解它。
    使用电子邮件CC扩大对话
    使用“抄送”字段的最佳方式是将电子邮件对话扩展到可以对其做出真正贡献的同事。但是,如果您不是电子邮件线程的发起人,则应在添加新收件人之前征得许可,因为如果您不这样做,电子邮件交换中的人数很快就会变得难以管理。在不事先询问的情况下添加新收件人也可能导致意外泄露私人或专有信息。
    虽然看起来与CC领域的整个团队发送电子邮件似乎是最好的方法,但事实并非如此。更好的方法是指定一名团队成员可以将重要信息收集到单个电子邮件更新中。
    警惕电子邮件中的密件抄送
    在使用BCC字段时,有一个简单的规则需要遵循:谨慎使用。您应始终确保以保护收件人隐私的方式使用电子邮件系统,而密件抄送是这方面的有用工具。
    使用密件抄送字段时需要注意的另一个问题是意外违反了适用于您所在地区的隐私法。现在大多数数据隐私法——从欧洲的GDPR到加利福尼亚的CCPA或加拿大的PIPEDA或HIPAA——都包含关于如何存储和共享电子邮件地址等个人联系信息的明确规定。使用密件抄送字段可被解释为未经主要收件人同意共享此信息,并可能导致您在具有严格审查法律的国家/地区被罚款。
    尊重使用电子邮件
    最后,适用于更广泛地使用电子邮件的规则,而不仅仅是CC和BCC字段:尊重。首先,这意味着除非必要,否则不要发送电子邮件,并且在不会造成不必要压力的情况下发送电子邮件。如果您可以与同事快速聊天而不是写电子邮件,那就这样做吧。如果您的聪明想法可以等到早上,请不要将其放入电子邮件中“作为提醒”,只需安排稍后发送电子邮件即可。

    3.写更好的电子邮件

    最终,以上所有技巧都可以归结为一个简单的原则:花必要的时间编写高质量的电子邮件,您的团队沟通就会得到改善。

    Zoho Mail还有更多功能可帮助您充分利用电子邮件系统。请继续关注我们,了解最新的功能更新、提示、技巧等。

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