每个专业人士都需要了解的 15 条基本电子邮件礼仪规则

2022-03-16 647 阅读量 7 分钟 Yunfei
15 条基本电子邮件礼仪规则

    美国员工平均每个工作周花费大约四分之一的时间来筛选我们每天发送和接收的数十封电子邮件。2019年,全球活跃电子邮件用户数量跃升至39亿。在我们当前的新常态下,一些供应链被打破,数百万人在家工作,导致电子邮件使用率更高,因为办公室的常规追赶现在必须以数字方式进行。然而,尽管被困在我们的回复按钮上,我们中的许多人仍然不知道如何以及何时适当地使用电子邮件。
    事实上,由于我们每天阅读和编写的电子邮件和文本数量之多,我们可能更容易犯不必要的甚至与合规相关的错误——而这些错误可能会产生重大的职业后果。
    以下是每个专业人士都需要了解的15条基本电子邮件礼仪规则:

    1.使用直接的邮件主题

    在许多情况下,人们决定完全根据邮件主题打开一封电子邮件。
    强有力的邮件主题是简短的、描述性的,并且尽可能以行动为导向。例如,“董事会会议移至11月21日星期二”是比“会议日期已更改”更强的主题。
    拥有一个强有力的主题的重要性怎么强调都不过分,尤其是当电子邮件被用于直接营销目的时。始终选择一个主题,让接收者知道您正在解决他们的业务问题或其他问题。

    2.使用专业的电子邮件地址

    显然,删除您的电子邮件是您最不想要的。确保不会发生这种情况的最佳方法之一是避免使用非品牌或不具描述性的地址。
    如果您代表公司,则应始终使用公司为您提供的电子邮件地址。这是外展营销最重要的技巧之一,因为它立即让您看起来更可信,并大大提高了电子邮件的送达率。
    但是,如果您使用的是私人电子邮件地址(无论您是自由职业者,还是只是喜欢使用它),您在选择句柄时应该非常小心。
    如果您从事B2B营销,您的企业电子邮件地址应始终传达您的姓名,以便收件人知道它来自哪里以及他们应该回复谁。

    3.“全部回复”按钮应谨慎使用

    没有人喜欢打开或阅读与他们、他们的部门或个人职责无关的电子邮件。
    忽略不相关的电子邮件可能很困难,如果我们试图专注于其他任务,重复的警报可能会令人恼火。
    除非您知道列表中的每个人都确实需要收到回复,否则请避免点击“全部回复”。

    4.添加专业的电子邮件签名

    如果您参与营销活动,专业的电子邮件签名可以带来更高的投资回报率。向您的读者提供有关您或您的公司的更多信息是有意义的。通常,电子邮件签名包括您的全名、职务、公司名称和联系信息。
    您也可以添加一些宣传,但不要过度使用艺术品、链接、标语或引语。保持您的字体、字号和文本颜色与电子邮件的其余部分相同,以设置专业的基调。

    5.使用专业的问候

    在电子邮件礼仪方面,学习如何使用专业的问候非常重要。
    使用“嘿,大家好”或“大家好”等随意的问候时要小心。虽然在许多类型的电子邮件中都适合使用随意、友好的问候语,但请确保您知道您要针对什么样的受众。

    6.注意感叹号不要过多

    如果你有使用感叹号的习惯,在表达你的热情或兴奋时要小心限制它们。
    有些人倾向于过度使用这个标点符号,并最终在几句话的范围内使用几个感叹号。这可能会使作者听起来过于急切甚至不成熟。谨慎使用它们,并且仅在真正合适的时候使用。

    7.使用幽默时要小心

    如果没有相应的面部表情或语调,任何通过电子邮件使用的幽默都很容易在翻译中丢失。事实上,除非您非常了解收件人,否则最好不要在专业的电子邮件交流中使用各种形式的幽默。
    此外,你个人觉得有趣的事情可能对其他人来说并不有趣。在某些情况下,幽默甚至可能显得粗鲁或伤人,所以当有疑问时,最好将其排除在外。

    8.回复您所有的电子邮件

   由于COVID-19大流行,我们今年经历了巨大的变化,导致我们开展业务的方式发生了重大转变。我们的工作场所沟通正在发生巨大变化,我们使用电子邮件的方式就是一个很好的例子。
    很难回复您收到的每封电子邮件,但至少尝试一下是一种很好的电子邮件礼仪。这包括意外发送给您的电子邮件:回复不是强制性的,但始终是良好的电子邮件礼仪。
    即使是简短的内容也足够了:“我知道你真的很忙,但我相信你是误将这封电子邮件发给我的。我想让你知道,这样你就可以把它交给合适的人。”

    9.在按下发送前总是校对

    不要仅仅依赖于您的标准拼写检查器。您的电子邮件收件人可能会注意到错误,虽然每个人偶尔都会出现拼写错误,但重复的错误和拼写错误可能看起来很草率。
    就像自动更正一样,您不能总是信任拼写检查器。这就是为什么Zoho向您展示我们的写作助理Zia,他不仅会检查您的拼写,还会进行上下文更正。

    10.撰写邮件后添加电子邮件地址

    想要避免在完成输入和校对信息之前意外发送电子邮件?首先输入您的电子邮件,然后在您准备发送邮件时添加收件人的电子邮件地址,这是一个很好的安全措施。

    11.仔细检查收件人地址

    当您从“收件人”行的联系人列表中键入姓名时,请尽量准确并特别注意。不幸的是,很容易选择错误的名称,这可能会让您和意外收到电子邮件的人感到尴尬。此外,在电子邮件中明智地使用CC和BCC以避免对话混乱。

    12.始终考虑文化差异如何影响您的沟通

    电子邮件营销是接触广泛人群的最具成本效益的方式之一,而且很容易设置。但是由于文化差异很容易导致沟通不畅,尤其是当您的收件人看不到您的面部表情或肢体语言时。
    如果可能的话,根据您选择的收件人的文化背景定制您的信息是一个好主意。
    请记住,您可能还需要考虑时区差异。

    13.保持你的字体简单和经典

    每种字体都有自己的位置和时间,但在商务沟通方面,最好让您的字体及其相关大小和颜色保持简单和经典。
    最重要的经验法则是您的消息必须易于阅读。通常最好使用11磅或12磅字体大小和易于阅读的无衬线字体,例如Calibri、Helvetica或Arial。它可能看起来很无聊,但就颜色而言,黑色是最安全和最容易阅读的选择。尽量减少文本突出显示和粗体、斜体和下划线的使用。这些效果可以帮助突出重要信息,但如果过于频繁使用,则会显得混乱。

    14.细分你的沟通

    个性化您的通信的最佳方法之一是从一开始就细分您的电子邮件列表。细分功能绝对是您使用的任何电子邮件营销工具都应具备的功能。
    细分您的电子邮件列表使您可以更轻松地根据您的客户群定位您的活动,这反过来又使您可以使您的消息更适合您的收件人。

    15.考虑你的语气

    最后,就像幽默可能会被误解一样,如果没有从听到您的声音中获得的观点,您的写作语气可能很容易被误解。因此,当您只是想直截了当时,很容易让人觉得很突然。
    在发送之前大声朗读您的电子邮件。如果它对你来说是负面的或粗鲁的,那么读者肯定会这样认为。如果您想要积极的结果,请记住您的基本礼仪:说“请”和“谢谢”,并尽量不要使用过于消极或戏剧性的词语。

    Zoho Mail用于团队协作

    虽然许多企业依赖多种不同形式的沟通来有效协作,但电子邮件仍然是最有效和最受欢迎的沟通方式之一。面对COVID-19大流行,商业界最近主要转向远程工作,这只会增加商业界对电子邮件共享、组织和存储信息的依赖。像Zoho Mail这样的创新电子邮件平台提供了比以往更多的特性和功能来帮助您的团队更好地协作,但电子邮件礼仪的基本要素保持不变:礼貌、准确和专业。
    我们希望这些提示对您有所帮助!如果您有兴趣了解有关ZohoMail可以为您的业务做些什么的更多信息,请查看Mail提供的强大协作功能,并立即注册您的15天免费试用!

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