展会上用 Zoho CRM 手机端直接扫描名片或二维码，系统自动识别姓名、公司、电话等并填入对应字段，默认带上展会名称和来源标签，一键保存为线索。展后对未扫名片用 Excel 批量导入 + 字段映射统一入库，结合自动分配规则和首触任务，让每张名片都快速变成可跟进的销售线索。

展会结束后，桌上堆满名片、手机里一堆临时备注、群里散落着同事发来的拍照截图——你大概也经历过：

  • 线索看起来很多，但迟迟没人录入系统
  • Excel 表草草一做，字段不统一，想分析也分析不出来
  • 销售说“忙不过来”，首轮跟进往往拖到一周以后
  • 到下次展会时，上一批名片基本已经“失联”

这篇文章，站在 展会负责人/销售负责人 的视角，结合 Zoho CRM 的实战用法，拆解一个关键问题：

如何把展会名片，快速变成可跟进、可分配、可复盘的高质量线索？

我们会围绕以下几个环节展开：

  1. 展会线索有什么特别之处？
  2. 现场/会后要采集哪些字段？
  3. 名片/二维码如何快速进入 Zoho CRM？（扫描 + 批量导入）
  4. 怎么自动分配给销售并跑标准跟进 SOP？
  5. 展后用什么报表做复盘？

同时，会重点落地 Zoho CRM 的几个能力：批量导入、字段映射、标签、自动分配、报表，以及非常实用的 “扫描名片或二维码” 功能。

一、展会线索的特点：时间敏感 + 信息粗糙

先看本质问题：展会线索与日常线上线索不一样。

1. 时间价值极高：谁先跟进，谁占优势

  • 展会结束后的 3–7 天 是跟进黄金期
  • 客户往往在对比多家供应商：同时加了好几家微信、带走好几份资料
  • 谁先打电话/发微信跟上，谁更容易进入下一轮

因此，展会线索管理的第一原则：

导入要快、分配要快、首触要快。

2. 信息往往不完整，靠后续“补齐”

现场交换名片时，多数情况是：

  • 名片只有公司、姓名、职务、手机、邮箱
  • 很多关键信息（预算、采购周期、决策角色）只在聊天中提到，并不会写在名片上
  • 现场同事通常只记得“这个客户还挺有意向”，但细节没记录

这意味着：

Zoho CRM 里第一次录入的线索，一定是不完整的，需要在后续沟通中补齐。

3. 批量性强，非常适合标准化和自动化

  • 一场展会少则几十条，常见几百条，多则上千条线索
  • 靠手工录入 + 手工分配，必然忙不过来
  • 展会线索天然适合用 “扫码/导入 + 自动分配 + 报表” 的方式跑流程

小结：
展会线索管理的目标，不只是“录进去”，而是通过 Zoho CRM 打通：

采集 → 扫描/导入 → 自动分配 → 标准跟进 → 报表复盘 的闭环。

二、展会上该采集哪些字段？先设计结构，再谈录入 

很多团队的习惯是：先收名片，回来再想怎么录。
更高效的做法是：展会前先设计好 Zoho CRM 的字段结构，再反推现场采集。

1. 基础必填字段：保证能联系得上

这一层保证线索可被识别、可联系：

  • 公司名称
  • 联系人姓名
  • 职务
  • 手机号 / 电话
  • 邮箱
  • 国家 / 城市（特别是有海外客群时）

在 Zoho CRM 中，这部分对应“线索（Leads）”模块的基础字段。建议：

  • 至少保证一个可触达方式：电话或邮箱
  • 可以将“姓氏（Last Name）”“电话”之一设为必填字段
  • 中文姓名可以直接放在姓氏（Last Name）字段中

2. 业务判定字段：帮销售快速判断优先级

这类字段主要用于判断线索价值和跟进策略：

  • 行业（用下拉：制造/教育/互联网/服务业…）
  • 公司规模（员工数或营收区间）
  • 意向产品/解决方案
  • 采购周期（3 个月内 / 6 个月内 / 一年内 / 暂无计划）
  • 预算区间
  • 决策角色（决策人 / 影响者 / 使用者）

这些信息名片上没有，需要现场简单提问或会后电话补齐。

3. 展会专属字段：为复盘打地基

这部分是展会线索管理的关键，后面报表会大量用到：

  • 展会名称（如：2025-华南工博会）
  • 展会日期（开始/结束，可选）
  • 展位号
  • 线索来源渠道（展台咨询 / 演讲扫码 / 抽奖活动 / 老客户带来）
  • 客户热度/意向等级（A/B/C 或 热 / 温 / 冷）

在 Zoho CRM 中的落地建议：

  • 在“线索”模块增加自定义字段：
    • 展会名称（下拉或文本）
    • 展位号
    • 细分线索来源（如“展会-2025-华南工博会-演讲”）
  • 命名统一，方便按展会维度做报表与对比

三、从名片到 Zoho CRM：扫描 + 导入 + 清洗的实战流程 

这一部分是提效核心：如何用最少人力，在最短时间内，让名片、二维码上的信息进入 Zoho CRM，并完成初步清洗。

1. 两条路径：现场扫码直入 + 展后批量导入

现实中，常见两条录入路径：

路线操作方式适用场景
路线 A：现场扫码直入现场用 Zoho CRM 手机端“扫描名片或二维码”，直接生成线索/联系人客流适中、每次沟通时间稍长，重视高意向客户的展会
路线 B：展后批量导入展后统一整理名片到 Excel，再通过 Zoho CRM 批量导入 + 字段映射客流量非常大、现场来不及一一录入的展会

推荐策略：两条路径结合使用：

  • 高意向客户：现场立即用 Zoho CRM 手机端扫描名片/二维码 → 直接进 CRM → 自动分配 → 24 小时内首触
  • 普通名片：先收集，展后由内勤集中整理 Excel → 批量导入 → 统一清洗

这样既保证重点客户不被淹没，又不会给现场人员加太多负担。

2. 使用 Zoho CRM 扫描名片或二维码：现场“零录入”建线索 📱

Zoho CRM 提供了非常实用的功能：

扫描名片或二维码，自动填入相应字段，快速将名片信息保存为手机中的联系人或 Zoho CRM 中的线索/联系人。

实战流程如下：

  1. 销售或工作人员在手机上打开 Zoho CRM 应用
  2. 选择“扫描名片”或“扫描二维码”
  3. 对准对方名片或二维码拍照/识别
  4. 系统自动识别名片上的：
    • 姓名
    • 公司
    • 职务
    • 手机/电话
    • 邮箱
  5. 自动填入到预设好的字段中，如：姓名、公司、职务、电话、邮箱字段
  6. 现场人员只需花 10–20 秒检查识别是否准确，并补充几个关键业务字段（如：意向产品、展会名称、线索等级），点击保存为：
    • 手机联系人，或
    • Zoho CRM 中的“线索（Lead）”/“联系人（Contact）”

为结合展会场景，可以在 Zoho CRM 中做一些默认设置：

  • 将新建线索的“线索来源”默认设置为：展会
  • 将“展会名称”字段临时默认为当前展会，例如：2025-华南工博会
  • 自动加上标签：Expo-2025-华南工博会

这样，每次扫描名片生成的线索，都会自动带有当前展会的标记，便于后续统计和筛选。

一句话：
有了扫描能力，展会上不再是“先收名片，回头统一录”，而是“现场聊完，现场建线索”。

3. 展后批量导入：让所有散装信息有序入库 📥

对没有现场扫描的名片，可以采用“Excel 模板 + 批量导入”的方式补齐。

3.1 先把散装名片变成结构化表格

无论你是：

  • 展后统一扫名片
  • 手工录入到 Excel
  • 或用其他采集工具导出数据

建议都统一到一个与 Zoho CRM 字段对齐的 Excel 模板。示例：

字段名称（Excel）说明在 Zoho CRM 对应字段
Company公司名称公司
Last Name联系人姓名（中文全名）姓氏（必填）
First Name联系人名字（如需区分）名
Title职务职务
Mobile手机手机
Phone座机电话
Email邮箱邮件
Industry行业行业
Employee Range公司规模员工数（自定义字段）
Interest_Product意向产品/方案意向产品（自定义字段）
Buying_Timeframe采购周期采购周期（自定义字段）
Budget_Range预算预算（自定义字段）
Role_in_Decision决策角色决策角色（自定义字段）
Expo_Name展会名称展会名称（自定义字段）
Expo_Booth展位号展位号（自定义字段）
Lead_Source_Detail线索来源细分线索来源（下拉/自定义字段）
Rating线索等级（A/B/C）线索评分/意向等级（下拉）
Remark备注备注

3.2 利用 Zoho CRM 的“批量导入 + 字段映射”

操作路径示意：

  1. 进入 Zoho CRM 的 “线索（Leads）”模块
  2. 点击右上角 “导入” → 选择“从文件导入”
  3. 上传整理好的 Excel/CSV 文件
  4. 在“字段映射”界面，逐一确认：Excel 列 → CRM 字段

落地要点：

  • 提前在 Zoho CRM 中创建好自定义字段：展会名称、展位号、意向产品等
  • 对每一个 Excel 列进行字段映射，不需要的列设置为“不导入”
  • 线索来源、展会名称用统一的文字，保证统计口径一致

3.3 标签 + 去重 + 视图：完成初步清洗

1）统一打标签

导入完成后，为本次展会的线索统一加标签：

  • 例如：Expo-2025-华南工博会

便于销售按展会维度筛选，统一跟进。

2）用视图筛出“缺关键信息”的线索

在 Zoho CRM 中创建视图，如：

  • 电话为空 OR 邮箱为空
  • 展会名称为空
  • 线索等级为空

将这些线索集中在一个视图中，由内勤或销售在后续沟通中补齐。

3）重复记录规则：避免多次参展客户被重复建立

在导入前，可在 Zoho CRM 设置：

  • 按邮箱/手机检测重复
  • 若重复：选择“更新现有记录”而非新建
  • 避免老客户被当成新线索，减少重复跟进

四、自动分配与 SOP：确保每条线索都有人接住 

录入只是第一步，更关键的是：谁来跟？怎么跟？跟到什么程度？

1. 自动分配：扫描/导入后的线索自动找对人

在 Zoho CRM 中，可以利用 线索分配规则 / 工作流（Workflow），将“新建线索”自动分配给对应销售。

常见分配策略：

  1. 按区域分配

    • 条件：城市/省份/国家字段
    • 例如：华东 → A 组，华南 → B 组，海外 → C 组

  2. 按展会分配

    • 条件：展会名称 = 某个展会
    • 动作：分配给固定展会项目组/大区团队

  3. 轮询分配（Round Robin）

    • 所有展会线索统一进入一个池
    • 系统轮流分给多个销售，保持公平

在实战中，你可以设置：

  • 触发条件：
    • 当线索被创建，且【线索来源 = 展会】或【展会名称 = 当前展会】
    • 不论是通过 扫描名片/二维码 还是批量导入创建
  • 自动动作：
    • 分配负责人（可按区域/展会/轮询规则）
    • 给负责人发送通知（邮件/APP 推送）
    • 自动创建【首触任务】，要求 24 小时内联系

还可以采用一个简单策略：

谁在现场扫描名片，这条线索就默认归谁

非常适合“现场沟通的人继续跟”的销售习惯。

2. 标准化跟进 SOP：让销售“有章可循”

仅有自动分配不足以提升转化率，还需要一套清晰的跟进 SOP。可以结合字段、任务和工作流在 Zoho CRM 中落地。

示例：展会线索 3 步 SOP

  1. 首触（24 小时内）

    • 行为：电话/微信联系，确认对方是否记得展会场景，补齐关键信息：
      • 需求方向
      • 采购周期
      • 决策角色
    • CRM 操作：
      • 更新“意向等级”“采购周期”等字段
      • 在活动/备注中记录沟通要点
      • 创建下一次跟进任务（如 2–3 天后）

  2. 需求确认（7 天内）

    • 行为：发送资料/报价，安排 Demo 或上门拜访
    • CRM 操作：
      • 将线索状态更新为“已联系”或“方案中”
      • 如合适，创建商机（机会），记录预计金额和预计成交时间

  3. 阶段性关闭（1 个月内）

    • 对暂时没需求或周期很长的客户：
      • 将状态更新为“长期跟进”或“失单-暂无需求”
    • 为后续邮件营销、二次触达做沉淀

在 Zoho CRM 中，可以：

  • 设计统一的“线索状态”选项：
    • 未联系 / 已联系 / 方案中 / 谈判中 / 失单 / 长期跟进
  • 配置工作流：
    • 新建展会线索时，自动生成首触任务，截止时间为 1 天后
    • 当“意向等级 = A”时，自动通知上级或转交资深销售
  • 使用邮件模板：
    • 展后感谢邮件
    • 行业解决方案介绍
    • Demo 邀约邮件

五、展后复盘：用报表判断“这次展会值不值” 

展会花了多少钱、值不值，不能凭感觉，要看数据。Zoho CRM 的报表和仪表盘可以很好地支撑这部分。

1. 必看的展会复盘维度

围绕某一场展会，至少要看这几类指标：

复盘维度关键指标示例
线索获取线索总数、按日期的线索数、按来源（展台/演讲/抽奖）
线索质量A/B/C 级线索数量与占比、目标行业线索占比
跟进效率24/48 小时内首触完成率、未跟进线索数、平均跟进次数
转化效果线索转客户数、机会数、签单数、签单金额、各阶段转化率
成本与 ROI展会总投入、单条线索成本（CPL）、单个客户成本（CAC）

可在 Zoho CRM 中创建报表和仪表盘：

  • 线索报表：按展会名称过滤
  • 商机/成交报表：同样按展会名称过滤
  • 在仪表盘上配置漏斗图、柱状图、饼图展示关键数据

2. 多展会对比：展会预算该投哪里？

如果同一年参加了多场展会，建议：

  • 所有展会线索统一用 “展会名称”字段 + 标签 进行标记
  • 例如：
    • 展会名称：2025-华南工博会、2025-上海工博会
    • 标签：Expo-2025-华南工博会、Expo-2025-上海工博会

然后在报表中按展会名称分组对比：

  • 每场展会的线索总量、A 级线索数量
  • 每场展会最终带来的签单金额、转化率
  • 哪些展会 ROI 更高，值得继续投入；哪些可以考虑减少预算甚至不再参展

3. 复盘输出：给下一次展会的三个结论

通过 Zoho CRM 的展会报表，展会负责人通常可以沉淀出三种改进方向：

  1. 展位运营策略优化

    • 哪种活动带来的优质线索更多（产品演示、主题演讲、抽奖互动等）
    • 哪个时间段线索高峰，下一次是否需要增加人手

  2. 目标客户画像优化

    • 哪些行业、规模、角色的线索转化率更高
    • 下一次展会重点吸引哪一类客户，减少“无效扫码”

  3. 销售跟进策略优化

    • 哪种首触速度和跟进节奏转化效果更好
    • 哪些销售在展会线索转化上表现突出，可总结其话术和节奏在团队中复制

六、一个高效展会线索闭环的全貌 

把上面的步骤串起来，一个成熟的展会线索管理流程，在 Zoho CRM 里大致长这样：

  1. 展前

    • 在 Zoho CRM 中设计好线索字段（行业、预算、展会名称等）
    • 配置名片/二维码扫描的字段映射和默认值（线索来源、展会名称、标签）
    • 预设自动分配规则与基础报表框架

  2. 展中

    • 对 高意向客户：现场用 Zoho CRM 手机端扫描名片或二维码 → 自动生成线索/联系人 → 自动打展会标签、进入对应分配规则
    • 对其他访客：收集名片，简单标注优先级（A/B/C）

  3. 展后 1–3 天

    • 整理剩余名片 → 导入 Excel 模板 → 使用 Zoho CRM 批量导入 + 字段映射
    • 对所有线索统一打标签、检查去重
    • 自动分配给销售，系统同时生成首触任务
    • 进行一轮“粗清洗”：补齐缺失关键字段

  4. 展后 1 个月内

    • 销售按 SOP 完成首轮跟进和需求确认
    • 将有效线索转为客户/商机，按阶段持续推进
    • 对暂时无需求的线索，标记为“长期跟进/失单”，纳入后续营销触达

  5. 展会周期性复盘

    • 使用报表和仪表盘，按展会名称维度查看线索、商机与成交数据
    • 对比多场展会表现，优化预算投放和展位策略

一句话总结：
通过 扫描名片或二维码 + 批量导入 + 字段映射 + 标签 + 自动分配 + 报表，
Zoho CRM 能帮你把每一张展会名片，变成 可跟进、可分配、可复盘的业务资产，而不是“展会结束就结束”的一次性成本。

常见问题 FAQ 

Q1：展会名片信息很乱、不全，还适合导入 CRM 吗？

非常适合，甚至更应该导入。建议：

  • 先用 最基础字段 导入（公司、姓名、电话、展会名称）
  • 在 Zoho CRM 中通过视图筛出信息不全的线索
  • 安排销售在首轮电话中补齐：需求、预算、决策角色等
  • 将补齐信息实时更新到 CRM，成为长期可用的数据资产

不导入的结果往往是：这批线索永远躺在抽屉或照片里，价值趋近于 0。

Q2：现场太忙，名片来不及一张张扫描怎么办？

可以采用 “分层处理” 的策略：

  • 对 A 级 / 明确有需求的客户：
    • 现场立刻用 Zoho CRM 手机端扫描名片或二维码 → 直接生成线索并自动分配
  • 对普通访客：
    • 先收名片，简单做 A/B/C 标记
    • 展后由内勤统一整理到 Excel，使用 Zoho CRM 批量导入

好处是：
既保证了高价值线索 “现场即入库、快速跟进”，又不让现场同事因扫描操作分心。

Q3：展会线索导入后，销售一直不更新状态，怎么办？

可以从“系统规则 + 管理机制”两方面入手：

  1. 系统规则（Zoho CRM 落地）：

    • 设置工作流：线索分配后 48 小时内无任何跟进记录，自动提醒销售和主管
    • 将“线索状态”设为必填，在转为客户/商机前必须选择明确状态
    • 使用报表统计各销售对展会线索的跟进率、首触时效，在例会上透明展示

  2. 管理与激励：

    • 对展会线索的签单额单独统计并进行激励
    • 公开奖励“展会线索跟进优秀”的销售，让数据好的同事被看到

当管理层愿意用 Zoho CRM 的数据做决策，销售就有动力在系统中保持线索“活着”，而不是只在个人手机里“默默跟进”。