关于我们 Zoho动态 媒体报道 联系我们

【小技巧】在线文档协作、共享工具Zoho Docs

文档管理存在于公司运营及项目管理的整个生命周期之中。高质量、高效率地收集、归纳、分享、管理和保护文档,对于提高项目管理水平和工作效率有极其重要的意义。

虽然人人有一颗高效工作的心,但不同的方法导致的结果也会不尽相同。酒香也怕巷子深,今日给大家介绍一款低调却很实用的文档管理的好软件——Zoho Docs。

Zoho Docs,一款迄今为止最酷的云端文档管理软件,它集数据存储、管理、协作办公等功能于一身,无缝对接企业邮箱、CRM客户管理系统,完成企业管理闭环。

1. 直接在线编辑文档

像使用word、excel、ppt一样在线编辑,可独立工作。上传至Zoho Docs的文档、电子表格、幻灯片,可以直接打开并编辑,也可新建各种文档,随时随地都能处理你的文件。

文档在线编辑

 文字处理器:为您的内容创建文档文件

 电子表格应用:创建电子表格,组织并分析您的数据

 演示文档应用:创建演示文档,可视化显示您的信息

2.多渠道自由分享文件

Zoho Docs可以轻松共享文件和文件夹,并且基于访问权限的控制可以保证文件的安全。有多种共享选项,如:只共享给公司内用户,也可通过添加密码保护安全共享文件夹给公司外人员。可打破因地理位置而限制的协同合作,也可免除发大附件之苦。

 以链接方式共享:通过链接方式轻松快速共享文件

 基于角色的访问:通过分配访问角色来控制对文档内容的访问

 邮件发送文件:直接从Zoho Docs内部将文件作为邮件发送

文件共享

3.在线协作,更快完成工作

Zoho Docs敏捷智能的协作工具和工作区可以让您和您的伙伴以团队的方式更好地工作。您可以邀请其他团队成员实时编辑、浏览和评论文档以及分配任务给他们。

任务管理:简化需要完成的工作

在线聊天和审核:获得对于文档的实时反馈

签入/签出:避免覆盖

文件协作

共同编辑

文件文档评论

4.在线文件存储、稳定安全

现代企业办公地点日益分散,大量文件需要团队共享,对文件进行集中存储与管理已渐成必须。Zoho Docs 支持以多种文件类型(图片、PDF、视频、音频、压缩文件等)存储大量文件,方便查找与共享。

文件在线存储

您可以根据各种方式上传Zoho Docs的文件,如批量上传、邮件附件一键上传等。也可以按时间顺序查看最新更新的内容,或通过搜索功能查找目标文档,杜绝在危急关头找不到最新更新的文档内容而发愁。

批量上传文件

您可以通过设置机构、密码保护、管理员报表、用户活动日志、文档在机构内外共享情况,全面了解企业文档情况。

文件共享

5. Zoho Docs移动APP

通过Zoho Docs的移动客户端应用访问您的所有文档。在您的移动设备上浏览、组织和共享您的文档,因此您总是能访问到最新的文件。目前有iPhone 和Android版应用,可以在您的应用上浏览和共享文档。

文档访问权限设置

Zoho Docs还有其他很多用心的小功能,诸如管理员页面、标记管理等等,如此一款集成本划算、减少IT负担、增强业务连续性、提高生产率、完全控制等产品优势于一身的在线软件,想不心动都难呢。