项目管理办公室(pmo)是什么?如何启动?

2023-10-10 377 阅读量 4 分钟 小项
项目管理办公室(pmo)是什么?如何启动?

  项目管理办公室(PMO)是一个允许对项目管理进行集中监督的实体。通常PMO也参与或负责项目和投资组合管理。

  项目管理研究所将PMO定义为"可用于使投资组合、方案或与项目有关的治理进程标准化和促进资源、方法、工具和技术共享的组织结构。"

  一、为什么要开一个项目管理办公室?

  开办项目管理办公室有许多好处,包括:

  •   建立项目管理和交付的标准化程序。
  •   建立一个收集和分享经验教训的中央知识数据库。
  •   改进透明度、沟通和报告,并有一个主要联络点。
  •   使业务战略与项目规划和执行相一致。
  •   执行标准做法和程序。
  •   有效管理共享资源。

  二、如何设立项目管理办公室

  启动项目管理办公室可以像任何其他项目一样进行。

  步骤1:创建业务案例

  应该完成一个商业案例来证明提议的项目管理办公室的实施。在项目向前推进之前,确保项目是值得做的,这对组织的支持和计划是很重要的。

  商业案例将概述以下内容:

  1.   项目管理办公室的目标
  2.   项目管理办公室的好处和局限性
  3.   启动PMO的任何风险
  4.   估计的实施成本
  5.   项目的大致时间表或长度
  6.   对业务的潜在影响
  7.   其他有关资料

  业务用例应该包括选择要实现的PMO模型。最常见的三种pmo类型是:

  1.   支持性:支持性项目管理办公室以顾问或顾问的身份运作。它通常是一个知识中心,也是最佳实践、培训和经验教训的来源。
  2.   控制型:控制型PMO既是审核员又是顾问。它进一步确保遵循最佳做法和标准。它经常创建控制和治理标准。
  3.   指令性:指令性项目管理办公室直接负责项目的执行。项目经理直接向项目管理办公室报告,而不是向单独的职能部门或组织小组报告。

  步骤2:指派强有力的领导

  如果项目被批准向前推进,下一步是指派关键团队成员管理和执行计划。这包括项目发起人、项目经理和其他直接参与项目成功的人。

  步骤3:创建章程

  项目经理现在负责起草项目章程为了创造项目管理办公室。

  这将包括:

  •   项目范围
  •   高要求
  •   相关假设
  •   限制因素
  •   主要里程碑

  步骤4:跟踪项目管理生命周期

  一旦章程获得批准,该项目应遵循与任何其他项目相同的生命周期。项目管理生命周期的阶段是:

  1.   开始
  2.   计划
  3.   执行
  4.   监测和控制
  5.   关闭

  标准流程、程序和文档应该像任何其他项目一样创建。例如,您将需要一个基线范围、时间表和预算,以及分配的资源、材料、需求或结果来衡量是否成功。

  三、成功实施的技巧

  为了增加你的新项目管理办公室成功的机会,考虑以下建议:

  1.   获得长期支持:PMO的建立对组织来说意味着重大的、持久的变化。关注变革管理和利益相关者的参与,以确保人们致力于变革的成功,这一点很重要。
  2.   关注早期的胜利:识别、实现和庆祝一些快速的胜利是值得的。这将有助于在实施这些变化时建立承诺并鼓励士气。例如,无论何时达到一个里程碑,都应该得到承认和庆祝。当PMO的标准操作政策建立后,这可以像发送一份时事通讯一样简单。
  3.   在低潮期保持动力:任何重大改变的实施都可能是艰难的。可能会有一些时期,事情似乎发生得很慢,或者根本没有发生。保持积极和专注于让利益相关者参与并致力于最终目标是至关重要的。
  4.   确保您已经定义了成功的度量:正如前面提到的,部分业务用例应该概述PMO的好处。重要的是要有可衡量的收益,可以跟踪和报告。例如,项目管理办公室是否将项目管理报告标准化?如果是这样,应该有一个实现这一目标的日期,并有一个方法来确保它已经完成。
  5.   为PMO提供足够的灵活性以适应和成熟:随着业务的增长和变化,PMO需要适应。例如,项目管理办公室开始时可能是一个支持性项目管理办公室,但过了一段时间就变成了一个指令性项目管理办公室。

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