文件

我可以在哪里保存供员工查看的重要文件？

在任何机构中，都有一些应提供给员工细读的文件（例如，公司手册或人力资源政策）。这些文件可存储在“文件”页签下。共有两个类别 - 公司文件和人力资源文件。 

• 从主页上转至文件 > 文件 > 添加
• 选择您想要添加的文件。您可从桌面或云端上传文件

• 为文件取名
• 选择地点或选择“全部”
• 如有需要，输入描述
• 在“类别”下面，选择类别或添加新类别
• 如果您想通过邮件通知员工有关此文件的情况，请选中相应复选框

• 单击提交

如何根据用途为文件分类？

您可将文件分类在不同类别下。按照以下步骤添加新类别：

在“公司文件”或“人力资源文件”下面上传文件时，会列出您在这里创建的类别。您可选择所需的类别。

此外，还可按照以下步骤来添加类别：

• 从主页上转至文件 > 设置 > 添加类别

• 为类别取名

类别会立即添加。

公司文件和人力资源文件之间有什么区别？

公司文件是基于地点在整个机构中共享的公共文件。人力资源文件是供特定员工或特定角色查看，或供人力资源团队作为员工的机密文件进行维护（员工不能访问这些文件）的那些文件。 

我需要为员工上传邀请信。我该如何去做？

如果您将文件添加为人力资源文件，您可为特定员工设置查看文件的权限。

• 从主页上转至文件 > 文件 > 人力资源文件 > 添加
• 从您的桌面或云端上传邀请信

• 在“文件名”中输入“邀请信” 
• 从下拉列表中选择员工姓名
• 如有需要，输入描述
• 在“类别”下面选择类别
• 如果您想发送通知，请选中“通过邮件通知”框

• 单击提交

我想要编辑已上传文件的详细信息。当我编辑文件是否会向员工发送通知？

是。每次进行编辑时，都会相应地通过邮件发送通知。

是否可以为员工添加机密文件而不将此文件分享给任何人？

有些人力资源文件仅打算给人力资源部查看，员工不能查看。这些文件可按以下步骤保存。

• 从主页上转至文件 > 文件 > 人力资源文件 > 添加
• 上传文件
• 在“文件权限视图”下面，选择“基于员工”
• 选择您想要为其保存文件的员工
• 选中“保密”框

• 选择类别，然后单击提交

只有管理员才可访问该文件。

是否可以只让报告经理查看为某个员工上传的文件？

是。这是可能的。

• 从主页上转至文件 > 文件 > 人力资源文件 > 添加
• 选择需要上传的文件

• 选择“基于员工”，然后从下拉列表中选择员工姓名
• 选中“保密”框

选中此框后，您可防止员工查看上传的文件。

• 选中“共享给上级经理”框以让报告经理能够查看文件
• 如有需要，输入描述
• 选择类别
• 如果您想向报告经理发送通知，请选中“通过邮件通知”

• 单击提交

如何单独查看特定位置的公司文件？

请按照以下步骤进行操作。

• 从主页上转至文件柜 > 文件 > 公司文件
• 单击过滤器，然后在“工作地点”下面选择所需的地点

• 单击搜索

您将只能看到与该地点有关的公司文件。

是否可以仅查看下属的文件？

是。这是可能的。请按照以下步骤进行操作。

• 从主页上转至“文件 > 文件 > 人力资源文件”

• 单击“全部员工文件”下拉列表并选择“下属文件”

您将看到专门适用于您下属的文件。

如何查看现有文件类别？

• 从主页上转至文件 > 设置

您将能够在这里看到现有类别。您也可以单击“添加类别”来添加新类别

电子签名

电子签名的用途是什么？

电子签名是为了提供一种安全和准确的签名识别方法，以便提供无缝的交易。当涉及到雇佣合同或其他重要协议时，电子签名是必需的。电子签名：

• 准确
• 安全
• 省时
• 易于追踪和管理

使用 Zoho People，您可以：

• 将协议发送给期望的收件人以进行电子签名
• 将与员工相关的文档（例如，试用期转正信、薪金调整信等）发送给单个或一组员工进行电子签名

如何与 Adobe Sign 集成？

请按照以下步骤与 Adobe Sign 集成。

• 从主页上转至设置（齿轮图标）> 集成 > 服务
• 单击 Adobe Sign 下面的“配置”，使用您的 Adobe 凭证并单击“认证”

• 再次输入您的 Adobe 凭证并单击“注册”

您现在已与 Adobe Sign 集成。如需撤销集成，请单击“撤销”

发送电子签名协议的步骤是什么？

按照以下步骤就可以完成。

• 从主页上转至文件 > 文件 > 协议
• 单击“发送协议” 

• 从您的桌面或云端附上所需协议

• 在“收件人”下面，输入收件人的邮箱地址
• 如果您想将同一协议的副本发送给其他人查看，请在“将邮件副本发送至”下面包括此人的邮箱地址
• 为协议取名
• 如果需要，输入消息和最后日期
• 在“类别”下面，选择现有类别或添加新类别
• 如果您想发送提醒，请选中“提醒”框
• 如果您希望在协议上显示电子签名，请选中“我必须签署协议”框

当您选择此项时，可以有两个选择 - 我的签名 - 最先和最后。如果您希望先签名（即在发送给收件人之前），则选择“最先”，如果在接收之后完成电子签名，则选择“最后”。如有需要，选中“预览文档”。

• 在“首选语言”下面，选择协议所用的语言

• 单击发送

协议现在将发送给收件人进行电子签名。

我希望向一组员工发送试用期转正信以进行电子签名。我如何可以做到这一点？

如果是大规模招聘，您会遇到以下这样的情况：您必须一次性为一组员工发送试用期转正信。

此操作应在两个级别完成。

1.在您的员工表单中，您必须先启用电子签名。请按照以下步骤来完成。

• 从主页上转至设置（齿轮图标）> 表单和页签 > 表单
• 转至对应表单 

• 在“表单属性”下面，选中“启用 Adobe Sign”

 提示：单击此处了解如何自定义表单。

2.下一步是为相应员工上传试用期转正信。

• 从主页上转至机构 > 员工
• 单击员工姓名以转至员工表单
• 单击编辑图标并从桌面或云端上传试用期转正信
• 单击提交

员工的试用期转正信即会上传。遵照相同的方法为其他员工上传信件。

3.下一步是将试用期转正信发送给员工进行电子签名。

请按照以下步骤来完成。

• 从主页上转至机构 > 员工
• 选择应向其发送试用期转正信以进行电子签名的员工

• 单击“将协议发送给所选收件人进行电子签名”
• 选择要发送的文件

• 在“收件人”下面，选择应接收协议的邮箱地址

• 为“将邮件副本发送至”、“协议名称”、“消息”、“最后日期”、“类别”等其他字段输入详细信息
• 如果您想发送提醒，请选中“提醒”框
• 如果您希望在协议上显示电子签名，请选中“我必须签署协议”框

当您选择此项时，可以有两个选择 - 我的签名 - 最先和最后。如果您希望先签名（即在发送给收件人之前），则选择“最先”，如果在接收之后完成电子签名，则选择“最后”。

• 如有需要，选中“预览文档”
• 在“首选语言”下面，选择协议所用的语言

• 单击发送

协试用期转正文档现在将发送给收件人进行电子签名。一旦收到已签名的副本，协议将自动上传到记录中。

要查看协议详情：

• 从主页上转至机构 > 员工
• 单击员工姓名左侧的省略号图标

• 选择“协议详情”

您将能够看到协议详情。

我希望向一组候选人发送工作邀请信以进行电子签名。我该如何去做？

您需要先创建一个带有候选人姓名、邮箱地址等详情的表单。创建此表单之后，您可选择候选人的姓名并一次性给他们发送邀请信。

请按照以下步骤创建表单。

• 从主页上转至设置（齿轮图标）> 表单和页签 > 表单
• 单击“添加新表单”
• 取名（例如，候选人列表）并将它放入您所希望的任何页签下面
• 拖拽名称字段（单行）、邮箱地址（邮箱地址字段）和邀请信上传（文件上传字段）

现在您已创建表单，您可从您列出这些表单的页签中的候选人列表表单中单击“添加记录”。完成此操作之后，您可将邀请信发送给所需的候选人。

请按照以下步骤来完成。

• 从主页上转至已列出“候选人列表”表单的页签
• 选择您需要为其发送邀请信的候选人

• 单击“发送协议”
• 附上邀请信
• 在“收件人”下面，选择应接收协议的邮箱地址字段

• 在“协议”下面，选择协议（邀请信）

• 为“将邮件副本发送至”、“协议名称”、“消息”、“最后日期”、“类别”等其他字段输入详细信息
• 如果您想发送提醒，请选中“提醒”框
• 如果您希望在协议上显示电子签名，请选中“我必须签署协议”框

当您选择此项时，可以有两个选择 - 我的签名 - 最先和最后。如果您希望先签名（即在发送给收件人之前），则选择“最先”，如果在接收之后完成电子签名，则选择“最后”。

• 如有需要，选中“预览文档”
• 在“首选语言”下面，选择协议所用的语言
• 单击发送

协议签名之后，它会在记录中自动更新。

如何下载协议的已签名副本？

• 从主页上转至文件 > 文件 > 协议

• 单击您所需协议的下载图标

系统会下载协议。

如何删除协议？

• 从主页上转至文件 > 文件 > 协议

• 单击您想要删除的协议的删除图标

您单击“确认”之后，协议就会删除