导出用户账户

导出用户账户/备份邮箱账户

邮件导出

为了遵守备份策略或在员工离开机构之前备份其Zoho Mail 企业邮箱账户,超级管理员或管理员可导出其机构用户的邮箱账户。在某些情况下,如果使用了邮箱账户的存储,则在删除较旧邮件以释放该账户的空间之前,管理员可基于特定时期备份该账户的邮件。 

邮箱账户导出可为整个账户完成,或基于特定时期来完成。为从导出之日起为期 30 天的期限导出的邮件将以 ZIP 格式在控制面板中提供。   

导出整个邮箱账户 - 管理员:

当员工离开机构且管理员必须在删除账户或清除邮件之前备份账户时,通常会导出整个账户。此备份以压缩在 ZIP 文件中的 EML 格式导出和提供邮件。ZIP 文件采用与用户账户完全相同的文件夹结构。 

该导出将仅导出该账户在那个时候可用的邮件。垃圾邮件/已删除邮件将不会包括在备份中。 

确保您在删除账户之前从控制面板下载 ZIP 文件。删除账户之后,该账户的导出 ZIP 文件也将清除并将不可用于下载。 

  1. 在 https://mailadmin.zoho.com.cn 以超级管理员/管理员身份登录到控制面板。 
  2. 在“邮件管理”下选择“导出邮箱账户”
  3. 选择“整个账户”以导出整个账户。 
  4. 开始输入邮箱地址,以搜索并选择您想要安排备份的账户。 
  5. 您还可以选择多个账户,以安排多个账户的备份。 
  6. 点击“开始导出”,以安排所选账户的邮件导出。 
  7. 一旦导出过程已完成,您将看到“状态”中的下载链接。 
  8. 点击下载链接以查看可用于每个账户的 Zip 文件的列表。
  9. 邮件通知还可以发送至管理员和用户,并带有下载可用文件的链接。
  10. 导出的 zip 文件将仅提供 30 天(从导出之日起)。 

特定时期 - 基于日期的导出:

管理员可以根据机构政策的要求为邮箱账户执行特定时期备份。对于任何账户,管理员可以通过从该部分选择账户和日期来创建所选日期之间的备份。 

  1. 在 https://mailadmin.zoho.com.cn 以超级管理员/管理员身份登录到控制面板。 
  2. 在“邮件管理”下选择“导出邮箱账户”
  3. 若要基于特定时期导出邮件,请根据您导出邮件的期间来选择“开始日期”和“结束日期”。 
  4. 开始输入邮箱地址,以搜索并选择您想要安排备份的账户。 
  5. 您还可以选择多个账户,以安排多个账户的备份。 
  6. 点击“开始导出”,以安排所选账户的邮件导出。 
  7. 一旦导出过程已完成,您将看到“状态”中的下载链接。 
  8. 点击下载链接以查看可用于每个账户的 Zip 文件的列表。
  9. 邮件通知还可以发送至管理员和用户,并带有下载可用文件的链接。
  10. 导出的文件将仅提供 30 天(从导出之日起)。 

文件夹特定导出 - 用户备份:

用户可登录他们自己的账户以导出特定文件夹或一组文件夹中的邮件。在其账户中导出邮件的选项可在设置中的导入/导出部分找到。但是,管理员可以使用邮件策略的“访问限制”部分限制邮件的导出。 

通过邮件转发来备份

您可以使用“收件转发”和“发件转发”选项来保存抵达账户的邮件以及从账户发出的邮件的副本。您需要在机构中为了这个目的专门创建两个用户账户。例如:backup.in@yourdomain.com 和 backup.out@yourdomain.com。 

您可以通过在控制面板中配置邮件转发,将所有收到的邮件转发至 backup.in 账户。 

外发转发主要基于外发转发策略。您可以创建外发转发策略,并将 backup.out@yourdomain.com 配置为用于保存发件副本的账户。然后您需要为想要备份其发件的用户应用该策略。请参阅此处,了解有关邮件策略的详细信息。 

当您配置将多个账户转发到一个账户时,请确保‘备份’账户具有足够的存储空间以处理这么多的邮件。 

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