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电子邮件免责声明

电子邮件/域免责声明是机构范围内的脚注,添加在从机构发出的所有电子邮件的末尾。

电子邮件免责声明

电子邮件/域免责声明是附加在电子邮件底部的一段文字,用作法律声明与保密声明。它也称为电子邮件页脚、机构签名、电子邮件样板,通常适用于整个机构。

与每个用户单独设置电子邮件签名相比,在 Zoho Mail 中设置免责声明的优势在于:即使从其他 POPIMAP 电子邮件客户端使用 Zoho SMTP 服务器发送电子邮件,也会将保密免责声明添加到电子邮件中。Zoho Mail 支持富文本格式的免责声明。用户可能会忘记添加文本或出现一些拼写错误,或者格式可能不一致。

电子邮件免责声明是特定于域的。如果配置了多个域,您可以为机构中的每个域添加免责声明。 

假设您有两个域:zylker.com 和 zylkertravels.com,并为这两个域配置了电子邮件免责声明。如果用户在两个域中都有电子邮件帐户,则用户在发送电子邮件时选用了哪个域的帐户,其邮件中就会添加哪个域的免责声明。如果电子邮件是从 rebecca@zylker.com 发送的,则 zylker.com 域的免责声明将添加到电子邮件中。

添加电子邮件免责声明的步骤:

  1. 登录 Zoho Mail 控制面板
  2. 转到菜单,然后选择要为其配置域免责声明的域。
  3. 转到设置选项卡,然后找到域免责声明部分。
  4. 单击添加免责声明
  5. 在打开的文本字段中,输入免责声明并根据您的要求设置内容的格式。
  6. 您可以为机构中的多个域设置自定义免责声明。

确保让用户知道将在服务器级别添加这段免责声明文本。因此,如果任何用户在其签名中添加了免责声明文本,则在您强制实施免责声明后,他们需要移除自己签名中的那部分内容。

提示:

您为域名添加免责声明时,可能导致机构内长电子邮件链的电子邮件末尾出现多个免责声明。这种情况是无法避免的,因为添加免责声明后,它将成为电子邮件的一部分,并且无法在回复或转发期间自动移除。回复或再次转发同一封电子邮件时,末尾还会添加另一个免责声明,导致一封电子邮件里出现多个免责声明,占用的空间和大小也成比例增加。因此,请确保您的免责声明简短,并且相对较小。计算电子邮件的大小时,会连同您添加的免责声明文本一起计算。

免责声明文本示例

下面提供了一段免责声明示例,供您参考。

此消息包含机密信息,仅供指定的个人使用。如果您不是指定的收件人,则不应传播、分发或复制此电子邮件。请勿使用或转发本电子邮件中的任何附件。如果您错误地收到此电子邮件,请立即通过电子邮件通知发件人,并从系统中删除此电子邮件。公司 X,国家/地区,城市,街道,#1 室,www.company.com

注意:

  • 系统将在域级别为整个机构添加免责声明。
  • 签名是在用户级别设置的,通常包含用户名、称呼和工作地点等详细信息,仅适用于 Web 界面

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