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邮件免责声明

邮件免责声明是机构范围内的附注,添加到从机构发出的所有邮件的末尾。

邮件免责声明

邮件免责声明是附加到邮件底部的一段文本,它包括法律告示和保密性声明。它也被称为邮件附注、机构签名、邮件样板文字,是整个机构通用的文字。

与每个用户的个人签名相比,在 Zoho Mail 企业邮箱中设置免责声明的好处是,即使是从其他 POP 或 IMAP 邮件客户端使用 Zoho SMTP 服务器发送邮件时,也会附上该免责声明。Zoho Mail 支持富文本格式的免责声明。用户可能会错过添加文本或可能会有一些拼写错误或格式可能不一致。

在 Zoho Mail 中添加免责声明的步骤

  1. 以管理员身份登录到 http://www.zoho.com.cn/mail
  2. 点击“控制面板 >> 机构设置”
  3. 选择“免责声明”选项卡
  4. 选择您想要为其添加免责申明的域上面的‘添加’
  5. 您可以使用富文本格式化选项输入并格式化免责声明文本
  6. 您可为机构中的多个域设置自定义免责声明

确保让用户知道免责声明文本将在服务器级别添加。因此,如果任何用户在其签名中添加了免责声明文本,则他们在实施免责声明之后需要取消该选项。

示例免责声明文本

下面提供了一个示例免责声明以供您参考。

本邮件包含机密信息,仅发给指定的个人。如果您不是指定的收件人,不得传播、分发或复制本邮件。您不能使用或转发邮件中的任何附件。如果您错误地收到此邮件,请立即通过邮件通知发件人并从您的系统中删除此邮件。国家,城市,街道,房间号 1,公司 X,www.company.com

注意:

当您为域添加免责声明时,对于机构内的长邮件链,邮件末尾可能会显示多个免责声明。这是无法避免的,因为免责声明在添加之后就变成邮件的一部分,在回复或转发时不能自动删除。当同一封邮件被再次回复或转发时,会在末尾添加另一个免责声明,这样使得多个免责声明在邮件中成比例地占用更多空间和大小。因此,请确保您的免责声明简短和简单,并且大小相对较小。邮件大小计算时要包括添加的免责声明文本。

  • 整个机构的免责声明在域级添加。
  • 签名在用户级设置,通常包含用户名称、称谓和工作地点信息,并仅应用于 web 界面

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写信给我们:support@zohocorp.com.cn