如何编写专业电子邮件[电子邮件格式及示例]

2023-11-07 993 阅读量 13 分钟 叶庄主
如何编写专业电子邮件[电子邮件格式及示例]

         电子邮件作为专业在线沟通的金字招牌,已成为商务往来的官方宠儿。尽管人们在工作中平均花费过半时光处理邮件,却仍有许多“滥竽充数”。这篇文章将助您化身为邮件写作高手,挥毫泼墨,撰写出简洁、优雅、易读的邮件佳作。

我们将涵盖:

  1.     如何有效而简洁地写邮件
  2.     专业讯息的格式及主要部分
  3.     写电子邮件时要避免的错误
  4.     选择专业电邮范例

       你可以将得到如何写专业文章的技巧电子邮件给业务伙伴、客户、同事、投资者和其他利益相关者。

       要想像专业人士一样写邮件,你需要设身处地地为收件人着想,并回答以下问题:

  1.     什么样的问候是最好的?
  2.     什么邮件主题/标题最合适?
  3.     收件人是谁?
  4.     邮件的目的是什么?
  5.     行动的号召是什么?
  6.     它的基调和风格应该是什么?
  7.     主要焦点是什么?
  8.     什么样的邮件结束语是最好的?
  9.     电子邮件的正确格式是什么?

让我们逐一解决它们。

       一.用正确的称呼开始你的专业电子邮件

       总是以问候开头。最常见、最普遍的问候语也恰好是最好的。

       写一封专业邮件的最佳方法:

  •     嗨,(名字),
  •     你好(名字),
  •     亲爱的[名字],
  •     你好,
  •     你好呀,

如果你对一群人讲话,你可以使用:

    嗨(所有人/团队),
    你好(所有人/团队),

真的没有必要把事情复杂化。如果你真的想把事情弄得更复杂一点,在这里找到更多关于电子邮件开场白的信息。

       注意:尽管“嗨,伙计们”是群邮件中非常常见的开头,但这句话可能不是你的最佳选择。为什么?“伙计们”这个词通常与男性联系在一起。当对一群包括其他性别的人打招呼时,它可能会给一些人留下冒犯的印象。

如果你写的是营销邮件,规则就略有不同了。它们不那么正式,也不遵循常规的电子邮件结构。他们的设计和电子邮件模板通常需要比“真正的”电子邮件短得多的副本。当你向客户群发邮件时,你不需要使用称呼。

       二.使用专业电子邮件的主题或标题

       平均来说,人们会收到 每天126封电子邮件 ,当你的电子邮件送达收件人时,通常不得不与他们的收件箱中的许多其他邮件竞争。你的邮件主题必须说服他们打开邮件。

       主题行要简短,但要具有描述性和信息量。他们应该少于15个字。试着写一些能说明邮件内容的内容。这样客户更容易打开你的邮件。

好的主题:

    双十一活动研讨会
    人力资源部会议的意见征集
    星期一将有一位新同事加入我们

糟糕的主题:

    我有个问题
    怎么样?
    重要的!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!111111111111

       在主题中滥用表情符号,往往招人反感。正式的电子邮件通常素面朝天,不设视觉元素或额外的图标。此外,避免在主题栏中堆砌问候语——它们实属画蛇添足。然而,巧妙地在邮件主题中嵌入收件人的名字,却能助你一臂之力,吸引他们的目光。

       三.确定谁是你的受众

       这并非关乎用户的某些独特特质或人口统计因素,而是在于你与收信人的关系。他们是你的顾客、上司还是同事?最好保持中立的立场,始终礼貌尊重。了解一个人的程度至关重要,最安全的方法就是不越雷池一步。观察对方的行为,然后让你的交流更加轻松自如。

要做的事情:

想象一下,如果你遇到一个人,你会对他说什么——你的写作应该保持同样的语气。

如果你的邮件是回复,你可以试着模仿原始邮件的语气和风格(如果合适的话)。

确保使用正确的敬语和代词。

要避免的事情:

笑话或讽刺可能会被误解,所以无论你写信给谁,最好都不要用。

任何你的收件人可能会觉得冒犯或傲慢的东西。

       在一对一的沟通中,遵循电子邮件礼仪至关重要。若你与收信人有实际业务往来,务必谨慎行事。然而若你所撰写的是营销邮件,面向更广泛的受众,不妨大胆尝试。营销沟通往往更具冒险精神,人们不会将其视为针对个人的冒犯。

       四. 弄清楚你写邮件的目的

       如果你想写有效的电子邮件,你应该确定到底想要的效果是什么。你写专业的电子邮件是为了完成一些事情。如果你的邮件没有你想要达到的具体目标,那么你根本就不应该写。

       一旦你想到了一个相关的目的,就写邮件。这是正确的。不要把目的和目标堆积起来。切勿将目的与目标堆积如山,邮件应有一个明确的目的,而非琐碎小事。如果你需要处理几件不相关的事情,可以多写几封邮件。

       下面是一封目的明确的电子邮件:

    你好,张三,
    我很高兴你决定帮助我们。
    我附上了一些图片和问题的文件。请留下你的评论,并让我知道您何时准备一起解决它们。
    谢谢你的帮助。
    李四

       不要写你的假期计划,个人生活,也不要说太多的客套话。你的邮件有越多不同的角度和干扰,它们的可读性就越弱。如果你用大量的信息轰炸收件人,他们肯定只记得最不重要的部分。这是通信物理的第三定律。

       五. 添加一个行动号召

       至此,你应该知道每封邮件都应该有一个明确的目的。每封专业邮件中最重要的部分是号召行动。

       浏览收件箱时,你会发现一个有趣的现象:大部分营销邮件都有一个名为CTA的按钮,上面写着“阅读更多”、“立即订购”等字样。

       显然,这些按钮通常不会出现在个人或工作通信中。但下次你写一封专业邮件时,试着想想这个想象中的按钮会说什么。你应该试着写电子邮件,明确地告诉收件人该怎么做。

       最好在邮件的开头和结尾两次陈述你的行动呼吁。

       有时你的收件人可能仍然会错过你的号召。如果你的邮件没有得到回应,试着写一封后续的邮件。

       六. 选择合适的语气和风格

       通过“严肃”,你传达出你所谈论的事情是“严肃”的。一个略带正式、冷峻的杀手给人留下的印象比一个快乐的人更好,不是吗?就像如果你是一名律师,用“Best regards”来结束你的邮件似乎比“XOXO”更合适。

       友爱是有时间和地点的,当你看到它的时候你就会意识到。在商业世界中,正式是标准,它有助于避免尴尬的情况。默认情况下,你应该尽量让你的电子邮件职业化:

  •     积极乐观,但不要过于兴奋
  •     尊重权威,不强加权威
  •     友好但不咄咄逼人或需要帮助
  •     语法正确

       在这个繁华的世界中,人们常常误认为,身着华贵西装便是专业人士。同样地,在电子邮件中保持“商务”的语气也是一种方式。然而,这只是众多因素中的一个。

       在电子邮件中,我们应避免专横的态度。当需要他人协助时,应以提问的方式表达。即使事情紧急,也无需使用过多的感叹号来强调。

       让我们来看一个我们遇到一个新队友的场景。我们想写一封专业的电子邮件。

       以下是一些好的例子:

很高兴认识你!我希望我们有很多合作的机会。

嗨!我很高兴我们团队有你。

还有一些应该避免的事情:

OMG ! !我们能一起工作真是太棒了******。我们会成为最好的朋友!(太霸道,太粗鲁)

我听说过很多关于你的好话——让我们看看是不是真的(太有挑战性/表现出缺乏信任)

记得校对

在你点击“发送”按钮之前,仔细检查是否有任何可能被误解或被认为粗鲁的片段。拼写错误也是一样。如果你连校对邮件的事都懒得做,那就是一种缺乏尊重的表现。你的邮件应该没有错误。

       七. 让你的邮件正文集中而简洁

       在称呼之后,你可以解释你写这封邮件的原因。它通常提供适当的上下文。背景故事不需要很详细。

       下面是一封完美的专业电子邮件的例子,它短小精悍:

    嗨,张三,
    昨天,我在看我们的季度报告时发现了一些不正常的地方。
    10月下半月的数据似乎不见了。但总收入似乎仍然是正确的。
    我们应该再算一次。我们可以在下午2点约个电话吗?
    祝好
    李四
    高级会计师|财务部

比较:

    嗨,张三,
    我们可以在下午2点约个电话吗?
    李四

       现在,张三想:李四到底是谁?我想我一直把他和王五搞混了。天啊,我希望这和那个混乱的季度报告无关。我最好给小美发邮件问问。

       这封邮件的第二个版本非常神秘。现在张三会问一些关于电话的问题。这将变成另一场职场电子邮件交流。最好是具体一点,同时提供所有必要的信息。

       正如你所看到的,第一个例子的结构非常清晰,没有不必要的部分。

  •     问候语:传统的
  •     引言:解释是什么原因或者是什么给了你写邮件的动机
  •     正文:描述情况或问题
  •     结论:接下来会发生什么或者对接受者的期望是什么
  •     结束语:传统
  •     签名:发件人的详细信息和联系方式

       在某些情况下,你可以开门见山,把介绍和要点结合起来。一封专业邮件的第一句话既可以说明你为什么要写,也可以说明你的建议。

    你好,张三先生。
    我读了一篇关于人工智能聊天机器人的文章,我认为我们应该在我们的在线商店中添加一个。它可以节省我们一些宝贵的时间。我们每天都在回答同样的客户问题。
    你能看看这个聊天机器人平台的列表,帮助我们选择最好的一个吗?
    期待您的回信。
    李四
    客户支持专员|售后服务部

       把你的邮件分成几个部分是非常重要的。人们的阅读行为是基于f形模式的。如果有几个较短的部分,而不是一个大的部分,他们更容易浏览和理解意思。

       即使你的邮件只有几句话,最好还是把它分成几句。当你描述多个问题时,你还应该加上数字。

       八. 使用签名并添加签名

       结束一封专业邮件的方式要比开始一封邮件的方式多得多。

       有些流行的落款在通信世界之外是看不到的。“Yours sincerely”(英国语)和“sincerely Yours”(美国语)是比较正式的结语。

       你可以很有创意地写任何东西,只要你觉得它像是一个结束语。然而,你应该考虑坚持经典。其中一些邮箱签名在提高用户粘性方面有着良好的记录

      1、 如何结束一封专业邮件

       最流行的专业电子邮件结束语是:

  •     谢谢
  •     问候
  •     干杯(英国/澳大利亚,稍不正式)
  •     致以最亲切的问候
  •     提前感谢
  •     谢谢你!
  •     最好的
  •     亲切的问候

       Bloomerang的一项研究表明,“谢谢”结尾是最好的。在请求帮忙的邮件中,使用“提前感谢”一词的回复率高出38%。

       这个技巧颇具操纵之嫌,带有被动攻击的成分。许多收信人对此感到颇为恼火。“提前谢谢你”的表达方式,或许被误解为一种伪装的要求,而非真诚的感激之情。

       不过,说“谢谢”是赢得别人好感的好方法。你不必把它限制在你的签名行。比较一下这两个来自一项著名研究的电子邮件例子:

       示例1

    亲爱的[名字],
    我只是想让你知道我收到了你对我求职信的反馈。
    我想知道你是否可以帮我准备第二封求职信,并给我一些反馈。附上求职信。你能在接下来的3天里给我发一些评论吗?

       示例2

    亲爱的[名字],
    我只是想让你知道我收到了你对我求职信的反馈。非常感谢!我真的很感激。
    我想知道你是否可以帮我准备第二封求职信,并给我一些反馈。附上求职信。你能在接下来的3天里给我发一些评论吗?

       你能猜出哪个版本的邮件收到了更多的回复吗?

       是的。

       第一封邮件的回复率是32%,第二封邮件的回复率是66%。说“谢谢”可以使你的专业邮件更有效。

      2、签名

       让你邮件的收件人知道你是谁,你代表的是什么业务,这是很重要的。在准备签名时,请记住包括基本的联系方式,例如:

    全名
    职称
    公司名称
    网站网址
    电子邮件地址

       其他信息可能包括您的电话号码或公司地址。在某些类型的商务交流中,微信账户或社交媒体按钮也很有意义。

       九、坚持适当的专业电子邮件格式

  阅读和发送电子邮件,如今已成为工作的必需品,尤其在远程办公盛行的时代。然而撰写一封出色的电子邮件仍让人如履薄冰。如果你把它分解成几个可管理的元素和任务,一切都会变得更容易。写电子邮件也不例外。

  让我们快速看一下电子邮件的结构。电子邮件的主要元素有:​​​​​​​

  •     主题
  •     称呼(问候)
  •     介绍
  •     主体结论
  •     结束行(结束)
  •     签名

  每个组件都需要一些关注。但一旦你开始把电子邮件当成作文,它们的质量就会提高。

  十、专业电子邮件示例

  感谢邮件、升职请求、道歉信、对同事的告别等等。有数百种不同的职业场合需要发送电子邮件。让我们看一些示例邮件。

  示例1:

  下面是一封写给同事的专业邮件的例子。

    你好,张浩
    我收到了你对我们即将开展的营销活动的反馈。谢谢你!
    你的见解很有价值,我很感激你的努力。如果我们能和其他人一起讨论这个问题就太好了。
    你是否愿意参加我们下次的会议,并与团队分享你的一些想法吗?
    请让我知道你周四下午3点是否方便。
    最好的问候,
    宋晨
    首席营销官
    卓豪中国公司

 

  示例2:

  电子邮件可以有多个收件人。下面是一封给一群同事的电子邮件的例子。

    大家好,
    如果你还不知道,我很高兴地宣布,我们赢得了2023年夸夸奖!然而,这意味着我们必须推迟我们的营销研讨会。颁奖典礼将于下周三在聚义堂举行。2月15日到17日,张三和我都没空。我们可以把时间改到19号星期五或22号星期一。请让我们知道你是否想参加研讨会,并选择更适合你的日期。
    最好的祝福
    马六
    高级设计师
    卓豪中国公司

 

  示例3

  再看一个例子。这一次,它是一个电子邮件发送给客户谁愿意成为一个附属合作伙伴。

    你好,
    感谢您联系卓豪。
    我叫张三,我在卓豪负责合作项目。我很高兴听到你喜欢卓豪,你为你的客户提供我们的服务真是太棒了!
    你可以在卓豪官网找到大部分关于联盟计划的信息:www.zoho.com.cn
    祝好!
    张三
    伙伴关系经理
    卓豪中国公司

       十一、在专业邮件中要避免什么

根据Adobe的研究,人们每天花5个多小时处理电子邮件。然而在这种情况下,熟不能生巧。

电子邮件用户总是会犯很多常见的错误。

为什么?

主要是因为个人写作模式和职业写作模式之间的干扰。给朋友写信时,你会感到安全。但一旦你需要给不认识的人发邮件,这就成了一种折磨。

常见的职业邮件错误包括:​​​​​​​

  •     使用诸如“致相关人员”之类的问候语
  •     错误的文本格式
  •     语法和拼写错误
  •     邮件写得太长
  •     太正式或太不正式的
  •     忘记称呼
  •     回复所有收件人
  •     使用缩写或表情符号

所有这些都可以很容易地避免。

写好职业电子邮件的秘诀并不是过度。你不需要写一篇详尽的文章。或模仿19世纪贵族的音调写作。或附加可爱的猫图片。只需简短、自然、简明扼要,且没有错别字即可。

建议:有时候人们喜欢在文本编辑器中编写电子邮件,然后将其复制粘贴到他们的电子邮件工具中。如果你是其中之一,记得使用Ctrl+Shift+V。否则您可能会不小心复制不了格式,导致邮件外观不雅。如果你真的想让你的电子邮件看起来更有吸引力,那就使用真正的电子邮件设计编辑器吧。

       十二、如何写专业的电子邮件:关键要点

       像专业人士那样写电子邮件会让你的沟通更有效。这将节省你的时间,并有助于建立更好的业务关系。你可以通过遵循几个简单的规则来实现它。

       写电子邮件时你应该记住的关键事情:​​​​​​​

  •     写一些有意义的主题,即使有人在几个月后才查看他们的收件箱
  •     包括问候(你好X,)和结尾(最好的祝福)
  •     解释是什么促使你在开头的句子中写作
  •     在邮件开头或结尾的“重点”位置陈述邮件的目的
  •     要懂得感恩和尊重——种瓜得瓜,种豆得豆
  •     想想你的目标受众以及你和他们的关系
  •     把注意力集中在最重要的问题上,开门见山,不要跑题
  •     在邮件的结尾行或结尾行附近加入行动呼吁
  •     校对你的邮件,看看是否没有语法或拼写错误

好像有很多事情要记住?如果你给客户写电子邮件,你可以使用Zoho Mail企业邮箱,针对每个受众群体建一个邮件模板。

 

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