“收件箱0”真的是“收件箱0”吗?

博客43 Folders的创始人兼作者 Merlin Mann是第一个介绍收件箱清零方法的人。根据 Mann 的说法，该方法与打开电子邮件时看到收件箱 0无关。相反，它指的是“员工的大脑在收件箱中停留的时间”。这是关于实现无压力的头脑，不会一直考虑整理或回复收件箱中的电子邮件。

采取婴儿步骤

普通人每天会收到大约一百封电子邮件。一次回答所有问题可能既乏味又令人沮丧。由于据说人类的注意力只持续 40 分钟就需要休息 10 分钟，因此您甚至可能最终发送不相关的回复。与其一口气筛选所有电子邮件，不如放慢速度，分段查看收件箱。

不受欢迎的促销电子邮件

您是否厌倦了收到这样的电子邮件：“每次购买均享受 50% 的固定折扣！现在以半价购买您最喜欢的商品！适用条款和条件。” 这些不必要的电子邮件会分散您的工作注意力，您最终可能会浪费时间和精力来通读它们。取消订阅不需要的时事通讯和营销电子邮件可以帮助您减少日常电子邮件的混乱情况。

保持文件夹简单干净

整理电子邮件可以更轻松地发现重要细节。查看您的电子邮件并根据它们的相似性将它们分类到文件夹中，例如已发送、重要、垃圾邮件、收件箱等，这样可以更轻松地查找特定电子邮件。

标签、标记、过滤器和标志

在邮件界面中使用 labels、tags、filters和flags等活泼的功能可以轻松地自动对已分类的电子邮件进行分类。

标签：这些有助于使您的收件箱井井有条并提供更大的灵活性。您可以将多个标签应用于一封电子邮件。

标签：标签提供有关电子邮件的详细信息，并使查找具有相同标签的相关项目变得容易。

过滤器：此功能有助于组织收到的电子邮件并防止垃圾邮件和计算机病毒。

标志：这些有助于跟踪对您发送的消息的响应。您还可以确保跟进收到的消息。在任何一种情况下，您都可以在此功能中包含提醒警报。

每天在特定时间查看电子邮件

每次收到一封电子邮件都要检查一下，这很忙、很烦人，而且会让人分心。设置特定的时间来检查您的电子邮件可以帮助您更长时间地专注于您的工作，而不是被收到的电子邮件分心。一天检查邮箱的次数不要超过六次。

删除、执行、委托、推迟

Merlin Mann 还提出了处理电子邮件的电子邮件管理的 4D 原则。4D 方法的目标是通过保持收件箱井井有条和整洁来提高电子邮件效率。

删除：您可能有不重要的电子邮件。所有这些不需要的电子邮件都存储在垃圾邮件文件夹中。在删除之前报告进入收件箱的垃圾邮件将停止重复垃圾邮件。

做：如果你认为你可以在两分钟内回复一封电子邮件，那就马上做吧。如果你认为你不能，那么电子邮件可以等待。回复邮件时，给予适当的结束回复，避免不必要的来回邮件。

代表：如果您认为他们可以更好地回复特定电子邮件或者这不是您需要处理的项目，您可以将电子邮件分配给您的一个或多个团队成员。您还可以拥有一个您的队友可以访问的协作收件箱。

延迟：某些电子邮件可能太重要而无法删除，或者您可能需要稍后参考它们。其他电子邮件可能要求太高，目前无法解决。您可以将这些电子邮件搁置一旁，方法是暂停它们并设置提醒以稍后回复它们。

俄亥俄州方法：只处理一次

我们的手指可能会感到刺痛，无法立即打开并阅读电子邮件，但我们可能无法回复。这导致双重工作。俄亥俄州方法建议我们只有在知道可以在阅读后回复时才打开电子邮件。

避免电子邮件海啸

每当您去度假或请假时，请留下外出消息。这有助于防止电子邮件淹没您的收件箱。您甚至可以考虑使用免费聊天应用程序进行定期、非正式的闲聊。这将帮助您避免收件箱中有太多电子邮件。

模板响应、静音或忽略功能和通知

为重复出现的和特定的电子邮件创建模板回复。使用您的电子邮件应用程序的静音或忽略功能悄悄地摆脱您认为无用的长线程。关闭通知——电子邮件和其他——这样你就不会经常被不重要的事情分心。

不要每天都沉迷于 Mann 的收件箱归零。这可能不切实际，因为阅读和回复电子邮件并不是您一天要做的唯一事情。您可以尝试一周以上。主要目标是通过对电子邮件进行不同的优先级排序来阻止电子邮件引起的压力。