务必收藏!3种工作中常用的邮件问候语

2024-02-22 30 阅读量 5 分钟 溯海

发给老板、同事或跨部门同事的第一行邮件就会为你的整封邮件定下基调。开场白揭示了你写电子邮件时的许多情绪状态:它们可能传达出自信,增强团队成员之间的信任度。或者起到反作用:语气上的不足可能会影响士气并造成混乱。

因此,让我们为您快速介绍——工作电子邮件的开场白应该如何写,并提供一些标准示例。在此过程中,我们还将提供一些改进你的电子邮件写作并设定你想要传达的语气的小技巧。

开始使用更好的电子邮件帐户 

首先,我们建议您升级当前使用的邮箱账户,选择一个功能强大、界面友好、能够设置邮件提醒和延时提醒的邮箱账户,这样您就可以在需要的时候集中处理邮件。

使用质量更高的邮箱账户也有利于帮助对未来的会议和协作进行跟进。因为新的邮件跟踪功能可以让您了解您发送的每封电子邮件的传递状态。如果您注意到队友一直打开您的消息,却没有回复,这也可能表明您使用的电子邮件问候语没有达到您想要的效果。

您应该使用的电子邮件问候语示例

您可以不用严格按照我们的建议来进行写作,这样反而会弄巧成拙。只要明确常用的考量标准即可,综合多种因素选择适合您的开场白。在撰写邮件开头时应该考虑以下几点:

  • 您与收件人的关系是否接近?你们认识多久了?

  • 您的电子邮件所在的特定上下文。这是一封公开的电子邮件吗?最后一次回复是什么时候?事情紧急吗?

  • 点击“发送”后您对结果的期望。您期望得到肯定还是否定的答复?你的目标是获取更多信息吗?你打算在接受者身上引起什么感觉?

一般来说,每种情况都有特定类型的电子邮件问候语。首先,考虑一下上下文,然后在以下电子邮件问候语示例中选择:

冷邮件问候语:

将这些问候语用于发送给不太熟悉的人。如果是联系客户管理系统中的潜在客户,或者针对广泛受众的营销宣传资料,那么相对严肃的电子邮件问候语是有用的。最好让你的邮件问候听起来足够冷静,以免过于亲近,被分类至垃圾文件夹。

如果你正在联系未知的收件人,一些问候语可能会起作用,包括简单的“先生/女士”。如果您已经与其认识,那么称呼可以更加亲密一些。

一般来说,发送冷邮件和完善冷邮件问候语时,请遵循以下原则:做好功课,确保你已经做了足够的研究来写作个性化的邮件。例如,假如您要给一位读过并喜欢的文章的作者发电子邮件,可以在问候语中赞美他们,以此鼓励他们继续阅读。

非正式的电子邮件问候 

您可能在过去的 24 小时内就已经发送了几条非正式的电子邮件问候语。这些问候语是你发送给老板、朋友和家人的问候语,也可能是您在传统正式环境中发送的问候语。例如,我们刚刚讨论过的冷邮件,在传统正式的环境中变得越来越常见,因此在使用非正式问候语撰写电子邮件时要谨慎一些。

可以使用的选项有很多,其中一些最常用的非正式问候语包括:

尊敬的<名字>

  • 你好

  • “怎么样,<名字>?”

  • “我希望你这一周过得很愉快”

  • “我希望了解您对<主题>的看法”

  • “好久不见了!”

等等。非正式的电子邮件问候让你有机会测试一些电子邮件写作的最佳实践,比如写简洁的主题,从一开始就说明你的信息的目的。只要保持积极和自信,你就会朝着提高阅读率和获得更多回复的方向前进。

后续电子邮件问候 

接下来让我们讨论跟进邮件的问候语。顾名思义,跟进邮件的问候语应优先快速切入上一次联系的重点,并避免造成任何混淆。

然而,跟进邮件通常需要高效处理,这不仅仅涉及撰写合适的信息。特别是当你需要处理大量需要编辑、查找并反馈或修改的 PDF 文件时,你很容易迷失方向,让你的联系人等待回复。

在这种情况下,拥有一个高效的文件管理系统不仅仅是一个附加功能,而是必需的。虽然你们的对话可能涉及多个主题,例如项目期限或预算限制,但一个类似于多合一协作解决方案的那种无缝处理综合报告、修订提案或技术文档的方式,可以大大简化跟进流程,保持对话富有成效和正轨。

至于具体示例,则没有需要遵循的严格规则来撰写牢固的跟进问候语。像 "我想跟进一下..." 或 "您可以提供更新吗..." 这样的简单问候语,可以适用于需要听起来专业但又不占用您大量时间的电子邮件。

 为了从收件人那里获得积极的回应并清晰、一致地传达您的沟通意图,您应该始终迭代您的电子邮件写作流程并利用学到的经验。熟悉电子邮件礼仪也会对撰写完美的电子邮件有所帮助。

以下是我们总结的一些关于写好电子邮件问候语的小贴士:

  • 和写邮件一样地回复邮件:使用像 "感谢您的更新" 这样的简单问候语来鼓励及时回复。

  • 考虑一天中的时间,并包含 "早上好/下午好"、"晚上好" 或 "G'day"(如果你是在澳大利亚)。

  • 记住,如果您要发送电子邮件给多个人,您可以自由选择问候语。如果可能,在您的问候语中包含每个人的名字,这样每个人都更有可能打开并阅读您的消息。

  • 不要害怕使用幽默的问候语或利用幽默来打破僵局。归根结底,屏幕后每个人都是人,他们可能会欣赏一点轻松的语气。

总结

现在您已经熟悉了常见于冷邮件、非正式邮件和跟进邮件的问候语,可以与您的团队分享您的收获,并探讨如何在整个部门范围内改进电子邮件问候语。

无论您是给共享隔间的工作人员发送电子邮件,还是与全新的潜在客户联系,拥有精心筛选和经过深思熟虑的问候语库都可以帮助您避免误解、建立清晰的意图,并在您发送的每封电子邮件开头设定积极和自信的基调。

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