电子邮件附件和最佳使用方法

2023-02-02 526 阅读量 6 分钟 叶庄主
电子邮件附件和最佳使用方法

发送用于商业和个人用途的电子邮件是日常生活的一部分。据估计,到 2022 年,每天发送的电子邮件将近 3332 亿封。其中很多电子邮件还可能包含一些文件附件。无论这些附件是在家庭成员之间共享的图片还是出于商业目的所需的重要文件,在发送、接收和处理带附件的电子邮件时,我们都必须遵循一个标准,这一点很重要。

电子邮件附件是一种安全风险   

在电子邮件附件方面,我们都应该遵循行为准则或标准的原因有很多。然而,最重要的原因之一是网络犯罪分子喜欢使用电子邮件附件在毫无戒心的用户设备上安装恶意软件。随着电子邮件用户数量的不断增加,钓鱼邮件的数量预计只会在 2023 年增加。

网络钓鱼电子邮件通常是经过深思熟虑的电子邮件,旨在让用户打开附件。例如,它可能是伪装成公司内部电子邮件的电子邮件,其中包含伪装成发票的 PDF 文件。或者它可能是一封来自亚马逊客户服务部的虚假电子邮件,告诉您查看文件以确认您的帐户可能存在欺诈性购买行为。

无论哪种方式,一旦您打开该附件,您就可能向网络罪犯授予访问权限,以安装恶意软件,如恶意软件、病毒、间谍软件或勒索软件。一旦该软件安装在您的设备上,网络犯罪分子就可以窃取敏感信息,控制您的设备,并可能进一步感染您网络中的其他设备。

让我们看看关于电子邮件附件我们都应该遵循的一些最佳实践。从我们如何命名我们的附件到在打开它们之前扫描所有文件,通过遵循特定的行为准则,我们可以更好地保护我们的设备并帮助防止工作和家庭中的网络攻击。

命名附件的最佳做法   

这听起来可能很简单,但电子邮件附件的最佳实践始于我们如何命名我们的文件。正确命名我们的文件可以帮助用户确定附件是否相关,并确定它是否是假的或恶意的。

以下是个人在命名他们打算作为附件发送的任何文件时应遵循的一些最常见的最佳做法:

  • 不要使用空格。请改用下划线或连字符。某些 Web 应用程序可能会将空格转换为“%20”,这会导致索引和识别文件内容时出现问题。

  • 应避免使用标点符号、符号和任何特殊字符。这包括句点、逗号、括号、和号和星号。操作系统使用其中许多符号来执行特定任务。

  • 拥有独特而一致的文件命名习惯。

  • 文件名不得超过 35 个字符。

  • 文件名应始终包含正确标识文件类型的文件格式扩展名。例如,.jpg、.gif、.pdf、.wav 等。

  • 始终使用句点将文件名与文件格式扩展名分开。

这些只是发送附件时应使用的文件命名约定的一些示例。遵循这些准则有助于确保正确接收您的电子邮件及其附件,并帮助收件人更好地筛选收件箱并仅识别与其预期需求相关的电子邮件。

包含错误拼写和语法、紧急请求、通用签名行、对个人信息的意外请求以及可见文件名不匹配的附件的电子邮件可以在打开之前轻松丢弃。

如何确保您的电子邮件不会因为附件而成为垃圾邮件   

随着人们在识别潜在网络钓鱼电子邮件和恶意附件方面接受的教育越来越多,他们在筛选电子邮件方面变得更加勤奋。人工智能和机器学习也正在使用最终用户正在实施的同样努力来自动检测潜在威胁并将其过滤到垃圾邮件文件夹中。这就是为什么即使像命名约定这样基本的东西也很重要,尤其是当涉及到 AI 筛选电子邮件和电子邮件附件时。

那么,确保您的合法电子邮件不被过滤到垃圾邮件文件夹中的最有效方法有哪些?您可以执行以下三件简单的事情来确保您的电子邮件到达目标收件人:

  1. 避免垃圾邮件红旗:通过避免一些基本的红旗,您可以确保正确接收您的电子邮件。避免在主题行中使用全部大写或过多的感叹号。此外,避免在电子邮件中放置过多的图像或链接,并且只附上收件人需要的文件。

  2. 检查您的电子邮件的拼写和语法:太多的拼写或语法错误会触发垃圾邮件过滤器。确保校对电子邮件或使用编辑软件。

  3. 让联系人将您添加到他们的地址簿:如果您经常向特定人员发送电子邮件,您可以要求他们将您添加到他们的地址簿。通过将您的电子邮件地址添加到他们的地址簿中,您可以确保您的电子邮件不会被自动过滤到垃圾邮件文件夹中。

除了要避免的这三个主要的常见垃圾邮件过滤器触发器之外,您可能还需要考虑使用垃圾邮件检查器软件,该软件可以扫描您的电子邮件并识别电子邮件内容中可能触发垃圾邮件过滤器的任何潜在问题。

为什么收件人应该扫描附件   

大多数电子邮件用户,无论是通过组织还是作为个人,都会发现他们的电子邮件帐户托管在加密的基于云的电子邮件服务器上,这些服务器包含内置的防病毒和安全工具。从电子邮件托管到网络安全 SaaS 的所有内容的云迁移是当前的趋势, 预计到 2023 年云支出将达到 6000 亿美元,基于云的服务只会继续增长。

许多这些基于云的电子邮件托管服务已经扫描了通过其服务器传输的所有附件。但是,这并不意味着您不应该使用设备上安装的自己的防病毒软件进行额外的扫描。有时,恶意电子邮件可能会从裂缝中溜走,即使是世界上最安全的基于云的电子邮件托管提供商也是如此。

除了使用防病毒软件扫描电子邮件附件外,您还应该在单击附件之前将鼠标悬停在附件上,以确保内容与说明相符。例如,名为 Invoice_For_Services.pdf 的文件可能隐藏了一个 .exe 文件,该文件在打开时会安装病毒。

附件大小限制    

最后,确保正确安全地接收电子邮件和文件附件的另一种方法是确保附件不超过电子邮件托管服务提供商设置的最大限制。以下是一些最受欢迎的在线电子邮件托管服务提供商施加的附件大小限制列表:

  • Gmail:25MB。任何更大的文件和 Gmail 都会自动在电子邮件中创建一个 Google 云端硬盘链接。

  • Outlook:20MB

  • Zoho Mail:三种不同的套餐,附件大小限制不同。Lite 250 MB、Workplace Basic 500MB、Mail Premium 和 Workplace Professional 1 GB。

  • 雅虎邮箱:25 MB

  • Hotmail:10MB

  • 质子邮件:25MB

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作者简介:

Gary Stevens 是 Hosting Canada 的首席技术官,该网站提供有关托管服务的专家评论,并帮助读者建立在线业务和博客。此外,Gary 还是一名全职区块链极客、前端开发人员、以太坊基金会的志愿者以及活跃的 Github 贡献者。

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