让费用报销流程自动化的5个理由

2020-08-26 15 阅读量 4 分钟 石头
让费用报销流程自动化的5个理由

全球商务旅行协会(GBTA)曾进行过一项调查,企业每处理一笔费用报销而产生的平均成本为58美元。假设你的公司有10个人出差,除了这10笔费用以外,公司还会产生580美元的处理费用的成本,日积月累下来,这部分成本规模也不容小觑。

        这也就是为什么要投资实施一款费用报销自动化管理软件——既能节省成本,还能让一些流程化、机械化的工作自动执行,从而提高效率。自动化意味着不再需要纸张或电子表格,减少了管理工作,并加快了处理速度。此外,费用管理系统可以提高公司费用报销的合规率,并消除欺诈性报销。

消除文书工作和错误

        无论是刚结束一趟差旅的员工,还是审批人员和财务人员,大量的收据、纸质报销申请单或者电子表格都会让他们头疼。因为员工必须保存好他们的发票以记录他们的费用,而财务团队则需要进行大量的文书工作以验证和批准费用报表。在这个过程中非常容易出错,从而带来诸多不必要的麻烦。

        自动化的费用报销管理系统可以消除文书和纸质工作。例如,员工可以通过拍照扫描发票上传到系统中,一旦他们将所有发票进行汇总并提交了费用报表,财务团队即可在系统中获取报表,然后进入审批环节。这样的自动化流程不仅仅能节省时间,同时还能极大减少错误的发生,即使发生了错误,也能快速对错误追根溯源。

提高合规性

        如果没有合适的系统,那么执行差旅费用政策和保持合规性将非常艰巨。当大量费用开始涌入时,财务团队很难跟踪并确保每项费用的合规性。他们将不得不根据差旅费用政策手动验证每笔费用。人工费用处理也可能意味着超出政策范围的费用会流失,导致财务团队最终会向员工赔偿违反政策的费用。

        而你完全可以根据公司的差旅政策自定义费用管理系统。该系统被编程为自动检测并标记违反差旅政策的费用。当出现违反政策的情况出现,将会第一时间通知审批人,这可以进一步简化财务团队的工作,因为他们可以实时检查费用的合规性,而只需点击鼠标就能进行批准或者拒绝。

防止费用欺诈

        纯手工提交费用报表和单据,为费用欺诈提供了便利。例如两次提交同一张收据并四舍五入里程费用。控制这些做法非常困难,因为人工费用处理使识别可疑索赔并与相关员工进行跟进以解决问题变得很费力。

        结束费用欺诈的一种简单方法是自动化费用管理流程。自动化可以挑选重复的条目,其中相同的费用要提交两次,然后将通知发送给提交者(及其审批者)以合并或删除费用。此外,使用自定义的工作流程,还可以通过启用双重审核流程来最大程度地提高透明度。因此,在直接审批者的审核之后,至少要进行一次额外的审核,才能补偿费用。

加快审批和报销

        传统的费用报销审批流程效率低下,经理和财务需要花费时间去手动查看每个费用报表,并将报表一层一层的向上传递和审批,导致报销时间长。假设一群员工刚从商务旅行中回来。到一天结束时,财务团队的办公桌可能已经被一叠叠单据和报表占领。他们必须对照政策进行核对,以检查每张收据中每笔费用是否合规。如果因为别的工作耽误或者漏掉某一张单据,就该轮到等待报销款的员工头疼了。

        自动化费用报销流程的作用在于,最大化减少人工干预。因此,一旦审批通过了费用报表,该任务就会自动传递给下一级审批,并将通知他们完成审批流程。收集所有审批结果后,财务经理只需单击几下鼠标即可查看并发送费用。

提升透明度

        手动费用管理限制了费用的实时可见性。为了跟踪公司资金的使用时间和地点,财务团队将需要至少一周的时间来查看记录并做出报告。手动管理费用会影响数据准确性,并限制你对公司现金流的了解程度。实时分析和查看数据将有助于做出快速、明智的决策。

        大多数费用管理系统都提供有关费用、差旅、违反政策、报销等等的详尽报告。只需单击几下,便可以使用“违反政策”报告来查看公司中违反政策的主要人员,或者使用“按类别支出”报告来查看员工的支出方式。除了快速做出决定外,这些报告还能使财务和差旅团队共同努力,找到性价比最高的出行和住宿方式,并与航空公司或者酒店商讨更好的交易和折扣,从而达到节省成本的目的。

        总的来说,传统人工的报销方式对于差旅员工和财务人员来说是令人痛苦的,而且看上去无关痛痒的流程背后也隐藏了巨大成本。借助费用管理系统,员工可以随时随地获取收据并生成费用报表。他们还可以随时了解审批过程的状态。差旅和财务团队可以保持政策合规性,限制他们的人工干预,并减少处理报告和偿还员工费用的时间。

        理想的费用管理系统可以帮助你节省时间和金钱,同时保持员工的生产力和满意度。欢迎尝试使用Zoho Expense,来提升费用报销管理的效率!

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