如何找到适合的报销管理软件?

2022-10-21 20 阅读量 4 分钟 石头
如何找到适合的报销管理软件?

如今,远程办公、数字化管理已经成为许多企业的日常状态,而数字化管理工具更是这些日常的重要支撑。例如,费用报销管理软件,可以帮助企业大大提升费用管理的效率,降低不必要的损耗和成本。

费用报销管理软件,能够极大的将财务部门从琐碎的票据处理工作中解放出来,使其有充足的时间和精力去关注更为重要的事情,例如公司财务数据、财务制度等等,更好地实现财务部门的管理价值,而不是沦陷在无尽的重复工作中。有调查显示,企业的差旅及相关费用是除了薪资以外的第二大可控成本,因此,在费用报销管理上投入适当的精力,除了节省成本以外,提高运营效率也能成为必然结果。

但是,选择一款合适的费用报销管理软件却并没有那么容易,尤其市面上的同类型产品可谓琳琅满目,甚至可能会踩坑,带来不必要的成本浪费。那么,应该如何选择一款合适的费用报销管理软件呢?

选型费用报销管理软件需要避开的“坑”

在进入到费用报销管理软件正式选型环节之前,首先需要知道一些“坑”,并且一定要避免掉。目前,大多数企业在选型的时候会犯以下几个错误。

1.忽视自身需求

任何一家企业都有自身独特的业务流程和逻辑,但在选择费用报销管理软件时,却常常忽略自身的实际需求。有效分析需求和使用场景,是选型的前提,因此,企业必须首先弄明白采购费用报销管理软件是要满足哪些需求,例如商旅消费、费用报销、采购付款、发票管理等等。

2.忽视使用者的建议

单从名字上看,费用报销管理软件选型似乎是IT部门应该承担的工作,于是乎将选型的重担全部压在IT部门身上,反而忽视了真正使用者的感受和建议。通常来说,财务部门是软件的直接使用者,他们可以针对企业的实际应用场景以及实际使用人(报销人员、财务人员)提供更专业意见,也能为产品有效的进行评估,最终促进费控报销体验的上升,最终全方位助力企业降本提效。

3.忽视软件的整体性

不同的费用报销管理软件,它们所擅长的领域或许会有不同,如果是因为某一项特色功能就选择其为企业的最终方案,却忽视了整体功能,带来的结果往往是浪费,即使能满足某一方面的需求,其他的需求依旧需要采购新的软件来满足。再考虑到软件与现有系统的可集成性,又得形成一笔花销。

4.忽略了数据安全

企业在选择任何一款业务软件时,都应该将数据安全的考量放在重要位置,尤其对于企业的财务数据,更是需要进行高级别安全保障。因此,企业在选择费用报销管理软件时,一定要管住其安全认证、隐私政策等。过分关注产品的价格,一旦其安全和稳定性出现风险,对于企业的损失将不可估量,安全可靠,才能无后顾之忧。

费用报销管理软件如何选型

1.功能考量

如今的费用报销管理系统越来越人性化、智能化,功能也比较齐全,但是在选型过程中一定要找准自身需求,以此为参照点,来考察目标软件的功能是否能满足需求。例如Zoho Expense费用报销管理软件,从报销申请、制作报表,到审批、申请预支款、单据扫描等,功能比较齐全,能满足大部分企业的需要。

2.资源整合与集成能力

目标软件能否与企业现有的系统进行集成或扩展,几乎是无法避开的一个选型重点。虽然企业信息化更加全面,上的系统越来越多,反而信息同步效率降低,甚至形成信息孤岛,这就是软件的集成能力出了问题,无法帮助企业形成信息上的闭环。因此,要选择集成能力强的费用报销管理软件,才能更加高效,更加节省成本,成为企业业务系统的闭环系统。

3.数据安全

正如我们在前文中所提到的,数据安全是企业必须去考量的重要事项,尤其对于SaaS模式的费用报销管理软件来说,选型时一定要注意其安全认证是否齐全、各项政策是否完备、是否有充足的应急安全机制等等。

4.是否能够自定义流程

不同的企业,内部流程也有所不同,企业在选择费用报销管理软件时,要根据公司的费用申请、报销的流程和财务操作程序,尽量选择契合的、可自定义流程的费用报销管理软件,以更好地推动软件的实施。一款真正好的费用报销管理软件,不仅仅能优化财务流程,还能提升员工的体验,同时提升效率,给企业的管理制度和模式带来积极的改变。

总结

总得来说,企业引进费用报销管理软件,目的是为了提高费用报销效率,规范财务管理。因此,企业要立足于自身的管理需求,在进行充分的需求调研、分析后,选择适合的软件产品。

相关话题

企业报销管理 企业费用报销系统 费用报销管理软件 费用报销系统选型
上一页 财务报销管理软件哪个好 财务报销管理软件哪个好 查看文章