新用户必看：注册CRM后，建议先做这10个设置

注册CRM系统后先打好“地基”：模块/布局整理、关键字段与必填规则、商机阶段（流程）、线索分配规则、角色权限与共享、邮件与日历集成、任务/提醒自动化、去重与命名规范、小批量数据导入、核心报表与仪表板。先标准化再自动化，后续才好用、好管、可增长。

拿到CRM系统新账号的第一周，往往决定了后面三个月你用得顺不顺：数据会不会乱、销售会不会嫌麻烦、报表能不能看、自动化会不会“误伤”。与其一上来就急着导客户、建漏斗，不如先把10 个“地基级设置”打好——它们会让你的 CRM 从“通讯录”升级成真正可增长的销售系统。下面按“新用户上手路径”把最值得先做的 10 项设置讲清楚（每一项都附带为什么要做、怎么做、做完的效果）。

1）先定目标：你的 CRM 到底要管什么？

开始点任何按钮之前，先用 15 分钟统一口径：你希望 CRM 帮你解决什么问题。

你需要先写下的 3 件事

核心流程：从线索到成交的关键阶段有哪些？（例如：线索→联系→需求→方案→谈判→赢单）
核心对象：你主要管理谁？（线索/联系人/公司/商机/订单/续费）
核心指标：管理层最关心哪 3 个数？（例如：线索响应时效、商机转化率、预计回款）

为什么这一步重要： 这会决定后续模块、字段、权限、报表怎么搭。如果目标不明确，后面每个设置都可能变成“拍脑袋”。

2）检查模块与布局：先把“房间结构”搭正确

Zoho CRM 默认模块很全，但不一定适合你的业务。新用户建议从“少而精”开始。

建议操作

保留你马上会用到的模块：线索（Leads）、客户（Accounts）、联系人（Contacts）、商机（Deals）、活动（Activities）。
暂时隐藏不需要的模块，避免团队眼花缭乱。
根据不同业务线创建不同布局（Layout），例如：
- ToB 销售布局（公司规模、行业、决策链）
- ToC 销售布局（来源、兴趣点、城市）

重点提醒： 一开始就“开全模块”会导致数据四处散，后期很难统一口径。

3）设置字段与必填规则：让团队“填对数据”而不是“填更多数据”

字段设计是 CRM 成败的分水岭。字段太少，分析不了；字段太多，销售不填。

字段设置的黄金原则

只保留能驱动动作和决策的数据（能用于分配、跟进、评分、报表）。
必填项控制在关键节点（例如：商机阶段从“方案”进入“谈判”时才要求填写“预计金额”）。
下拉选项统一（避免“教育/教育行业/教培/教育培训”这种分裂）。

下面这张表是新用户最常见的“必设字段”示例（可按你的行业替换）：

模块	建议新增字段	类型	用途（为什么要设）
线索 Leads	线索来源、需求类型、意向等级	下拉	便于分配与分析投放效果
客户 Accounts	行业、公司规模、地区	下拉/数值	便于分层经营与报表统计
商机 Deals	预计金额、预计成交日期、丢单原因	金额/日期/下拉	预测与复盘必须数据
活动 Activities	跟进结果、下一步计划	多行文本/下拉	把跟进“闭环”下来

重点部分： 字段不是越多越好，关键是让数据可用、可统计、可行动。

4）把销售流程写进系统：商机阶段（Pipeline）先定下来

大多数团队“CRM 用不起来”的原因之一是：商机阶段没有标准，所有人都用自己的叫法。

建议你先做的设置

明确定义 6–8 个阶段（不要太多）。
每个阶段写一句“进入标准”（什么情况下算进入这一阶段）。
给关键阶段设置“阶段必填项”（例如进入谈判必须有金额、预计日期）。

效果： 你会立刻得到可用的漏斗数据，而不是“看起来很忙”的活动堆叠。

5）设置线索分配规则：别让线索躺在池里变冷

新用户强烈建议优先配置线索自动分配，否则线索很容易因为“没人认领”而流失。

常用的分配策略

按地区/行业/产品线分配到对应销售
**按轮询（Round Robin）**保证公平
设定“未处理提醒”（例如 2 小时未联系自动提醒主管）

重点部分： 线索不是“导入即完成”，而是分配 + 响应 + 跟进的开始。

6）建立权限与角色：先管好“谁能看、谁能改”

没有权限体系的 CRM，后期一定会出现：

销售互相“看客户、抢客户”
数据被误删误改
管理层看不到真实情况

新用户推荐的最小权限模型

角色：销售 / 销售主管 / 市场 / 管理员
数据共享：销售默认只看自己客户，主管看团队，市场看线索但不改商机核心字段
关键字段（金额、阶段、客户归属）设置修改权限或审批

效果： 数据更可信，团队更安心，扯皮更少。

7）邮件与日历集成：让 CRM 成为“跟进发生的地方”

如果跟进仍然发生在邮箱、微信、备忘录里，CRM 永远只是“事后补录”。

建议优先完成

邮箱集成：让邮件自动关联到线索/客户/商机
日历同步：会议、电话自动进入活动记录
统一签名与模板（市场和销售都能用）

重点部分： 让沟通记录自动沉淀，才能减少“我忘了写 CRM”的阻力。

8）搭建自动化：先从“提醒与任务”这种低风险自动化开始

新用户别急着做复杂工作流。先做能立刻提升跟进效率、且不容易出错的自动化。

三个最推荐的自动化

新线索创建 → 自动建任务（例如 30 分钟内首触达）
商机阶段变更 → 自动提醒下一步动作（例如进入方案阶段自动创建“发方案”任务）
长时间未跟进 → 自动提醒或升级（例如 7 天无活动提醒主管）

效果： CRM 会主动推动销售动作，而不是被动记录。

9）准备一套“可用的报表与仪表板”：先让管理层看到价值

CRM 推行的最大阻力往往不是销售，而是“大家觉得看不到用处”。所以你需要尽快做出 3–5 张能说明问题的图表。

新用户建议的仪表板清单

线索来源分布 + 转化率
销售漏斗（阶段数量/金额）
跟进活跃度（每人每周电话/会议/邮件）
丢单原因 Top 5
预测回款（按预计成交日期）

重点部分： 报表不要“炫技”，要能支持决策：哪里来的线索最好？卡在哪个阶段？谁需要辅导？

10）数据规范与导入：别把历史脏数据一次性倒进来

导入是新用户最容易翻车的环节。一次性导入 5 年数据看起来很勤奋，结果是字段对不上、重复一堆、没人愿意整理。

检查项	标准	常见问题
必填字段	来源/负责人/阶段等齐全	导入后大量空值无法统计
去重规则	邮箱/手机号唯一优先	同一客户多条记录
字段映射	Excel 列名与 CRM 字段一一对应	导入错位导致数据不可用
权限校验	导入人是否有批量导入与修改权限	导入失败或数据被错误覆盖