外贸CRM选型清单：20个问题问完，基本不会买错

外贸CRM选型这件事，最怕的不是“买贵了”，而是买错了、推不动、数据沉不下来：销售抱怨难用，老板看不到关键数字，IT被接口和权限折腾到怀疑人生。下面这份《外贸CRM选型清单》：按场景列需求 → 必选/可选/别买 → 演示必问 → 试用验收 → 合同条款点，并把关键问题“20问”，基本问完就能把坑提前排掉。文章会结合 Zoho CRM 的落地要点（多语言多币种、权限、API/集成、报表、移动端）给到实操视角。

① 按场景列需求：先把“外贸业务链路”画出来

选型第一步不是看功能多不多，而是把你们的外贸链路拆成可落地的“场景”，每个场景写清楚：输入是什么、产出是什么、谁负责、需要什么字段/流程/权限。

场景A：线索与来源（展会/官网/平台/代理）

你需要明确三件事：

线索从哪里来：阿里国际站/谷歌广告/官网表单/展会名片/WhatsApp/LinkedIn/代理商
线索要怎么分：按国家、产品线、客户等级、语种、负责人、轮转规则
线索如何归因：来源、活动、渠道成本、首触/末触（至少要选一种口径）

场景B：客户与联系人（多联系人、多部门、角色复杂）

外贸客户常见“一个公司多个角色”：采购、技术、财务、老板、货代对接人。CRM必须支持：

账户（公司）与联系人多对多关系
同一客户多地址/多税务信息/多付款方式（必要时用自定义模块）
联系人角色标记（决策/影响/执行/对接）

场景C：商机与报价（多币种、多版本、审批）

外贸的“报价”就是生命线。你要问清楚：

商机阶段是否可自定义（询盘/打样/报价/谈判/下单/复购）
报价单是否支持多币种、汇率、税费、贸易条款 Incoterms
报价是否要走审批（比如毛利低于阈值自动触发）

场景D：订单与交付（ERP/出运/回款联动）

很多企业CRM不做“订单执行”，但至少要能：

与 ERP/OMS 同步关键字段（订单号、交期、发货、收款状态）
把“发货/回款节点”回写到客户画像，用于复购和风险预警
做逾期回款、交期风险的提醒/看板

场景E：售后与复购（工单、质检、投诉）

外贸售后不是“可有可无”。你至少要定义：

工单分类（质量/物流/包装/付款/合规）
SLA（响应时限、解决时限）
售后数据如何回流到商机策略（比如某产品线投诉高→限制推广）

② 必选 / 可选 / 别买：把“高频刚需”与“炫技功能”分开

下面这张表用于快速分层。选型时最怕被演示带节奏：看起来很强，但你用不到；真正刚需反而没有。

类别	必选（没有就直接淘汰）	可选（看规模与预算）	别买（高风险或低ROI）
外贸基础能力	多语言、多币种、时区；客户/联系人结构清晰；自定义字段/流程	自动汇率更新；多税制/多实体复杂财务结构	“堆满模块但不能自定义落地”的大而全套件
管理与协作	权限到字段/模块/数据范围；审批流；操作日志	CPQ/复杂定价；代理/分销体系管理	“所有人都能看到所有客户”的弱权限系统
集成与扩展	API稳定、文档清晰；主流应用集成能力	iPaaS（如Zapier/Make等）；自建中台	“只能靠Excel导入导出”的半封闭系统
数据与报表	可配置报表、漏斗、目标；导出与权限控制	BI 深度分析；预测模型	只给固定报表、不能改口径
移动端	移动端跟进、拜访、通知；离线/弱网可用（视场景）	移动端审批/扫码名片	只有“展示版APP”，无法录入关键数据

Zoho CRM落地对应点（贴近外贸团队的“真需求”）

多语言多币种：面向多市场团队协作与报价场景更稳
权限：可按角色、部门、数据范围配置，适合老板/采购/IT“可控可查”
API/集成：适合与邮箱、表单、ERP、呼叫系统、WhatsApp等打通
报表：管理层常看的漏斗、跟进质量、回款/复购分析可配置
移动端：销售外出跟进记录、提醒与审批效率提升明显

③ 演示必问：20个问题问完，基本不会买错

演示不是看“功能秀”，而是把你们的真实数据与规则扔给厂商，让对方当场跑通。下面按老板/采购/IT都关心的维度组织成20问（建议直接复制给厂商）。

1）业务匹配（场景跑通）

你能用我们的真实线索来源（官网表单/展会/平台）演示自动入库与分配吗？
线索到客户/商机的转化规则怎么定义？历史数据如何映射？
商机阶段能否按我们定义？阶段推进是否支持必填校验（比如报价前必须填毛利）？
报价单能否支持多币种+汇率+版本管理？能否保留每次报价的差异与审批记录？
是否能把订单/发货/回款状态（来自ERP或手工）回写到客户视图里形成闭环？

2）权限与合规（老板最在意的“控”）

是否支持按角色/部门/数据范围控制客户可见性（例如：仅本人/团队/区域）？
字段级权限能做到吗（例如毛利字段只有经理可见）？
操作日志能追溯到“谁在什么时候改了什么字段”吗？可导出吗？
离职交接怎么做？客户资产如何一键转移并保留历史跟进？

3）集成与IT成本（IT最在意的“省事”）

是否提供开放API？限流、鉴权、稳定性、版本策略是什么？
是否有现成集成（邮箱、Teams/Slack、表单、电话系统、ERP等）？没有的话开发量如何评估？
数据导入导出是否支持定时、增量、字段映射、失败回滚？
沙箱/测试环境是否提供？上线前如何做配置迁移与回滚？

4）数据与管理（老板看结果，采购看价值）

能否现场做一张我们想要的管理报表：线索→商机漏斗 + 各阶段转化率 + 平均跟进间隔？
能否做“跟进质量”指标：例如N天未跟进、关键字段缺失、停滞商机提醒？
目标管理怎么做：按人/团队/产品线/国家？是否能对比目标与实际？

5）移动端与使用体验（销售是否愿意用）

移动端是否支持快速录入跟进、语音转文字、附件（图片/合同）上传？弱网表现如何？
能否把关键提醒推送到手机：审批、逾期回款、客户久未联系？

6）实施与交付（决定成败的“最后一公里”）

标准实施周期多长？你们的实施交付物是什么（需求确认、配置清单、培训、验收报告）？
上线后谁负责运营（字段新增、流程调整、报表迭代）？是否有管理员培训与最佳实践？

小技巧：要求厂商把第14题的报表当场做出来。能做出来 ≈ 可配置可落地；做不出来 ≈ 未来要靠定制/二开。

④ 试用验收：别“试用=随便玩玩”，要像验收项目一样

试用阶段最容易被忽略，但它决定“买了能不能推开”。建议用“7天试用验收清单”——每一项都要有可量化结果。

试用期间的验收清单（建议打勾制）

导入100条历史客户/联系人/商机：字段映射正确、无乱码、去重策略明确
跑通1条真实流程：线索分配→跟进→报价→审批→赢单
配置权限：销售A看不到销售B客户；经理可看团队；财务可看回款字段
做出3张管理报表：漏斗、跟进质量、回款/逾期（哪怕回款来自手工字段）
移动端完成10次真实记录：跟进、附件、提醒推送、审批
集成验证至少1条：邮箱同步或表单入库或ERP回写（选你们最关键的那条）

验收标准示例（老板/采购/IT一眼看懂）

验收项	标准	责任人
漏斗报表	10分钟内可配置并按团队/国家筛选	销售经理
权限隔离	跨团队客户不可见；日志可追溯	IT/管理员
多币种报价	支持USD/EUR/CNY，汇率可维护，报价版本可追踪	销售运营
集成可行性	API调用成功，字段回写稳定，有错误日志	IT